PRINCE2 Foundation samenvatting

Een project is een tijdelijke organisatie die in het leven is geroepen met als doel de oplevering van
één of meer producten op grond van een overeengekomen business case.

Vijf kenmerken van projecten:
– Verandering;
– Tijdelijk;
– Multidisciplinair;
– Uniek;
– Onzekerheid.

Projectmanagement is het plannen, delegeren, bewaken en beheersen van alle aspecten van het
project en het motiveren van betrokkenen om de projectdoelstellingen te realiseren binnen de
verlangde prestatiedoelen voor:
– Tijd;
– Kosten;
– Kwaliteit;
– Scope;
– Benefits;
– Risico's.

Portfolio is de totale investering van een organisatie (of gedeelte daarvan) in de veranderingen die
nodig zijn om de strategische doelstellingen ervan te bereiken.

Programma is een tijdelijke flexibele organisatiestructuur opgezet om de implementatie van een
verzameling met elkaar samenhangende projecten en activiteiten te coördineren, te sturen en te
controleren, om te zorgen voor de realisatie van de eindresultaten en benefits die zijn gerelateerd
aan de strategische doelstellingen van de organisatie.

Projecten in en commerciële omgeving hebben vaak meerdere:
– Business cases;
– Management systemen;
– Governance regels;
– Organisatiestructuren;
– Opleveraanpakken (bijv. waterval of agile);
– Bedrijfsculturen (bijv. gedragingen, culturen en risicobereidheid).

Een Prince2 project is een project dat kan aantonen gebruik te hebben gemaakt van of voldoet
aan:
– Prince2 principes;
– Minimale vereisten in Prince2 thema's;
– Het doel en de doelstellingen van Prince2 processen;
– Aanbevolen Prince2 of gelijkwaardige technieken.

7 principes:
1. Voortdurende zakelijke rechtvaardiging;
2. Leren van ervaringen;
3. Gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden;
4. Managen per fase;

, 5. Manage by exception;
Alleen escalatie wanneer er buiten de toleranties op het gebied van tijd, kosten en scope
moet worden getreden wordt de SG geïnformeerd. De SG hoort niks over het project TENZIJ
er een uitzondering is, dus: wanneer er buiten de toleranties dient te worden getreden.
6. Productgerichte aanpak;
7. Op maat maken voor projectomgeving.
– Aanpassen van methode of proces zodat het past bij de situatie waarin het gebruikt
gaat worden;
– Geldt voor:
– Processen;
– Thema's;
– Rollen;
– Managementproducten;
– Terminologie.
– Aanpassingen t.g.v. 'op maat maken' vastgelegd in PID;
– Verantwoordelijkheden:
– Projectmanager verantwoordelijk
– Stuurgroep goedkeuring
– Projectborging, -support, centre-of-excellence advies
– Teammanagers advies op WP-niveau
Ingericht o.b.v. gelimiteerde delegatie van autoriteit.

7 thema's:
1. Business case (waarom);
2. Organisatie (wie);
3. Kwaliteit (wat);
4. Risico (wat als);
5. Wijziging (wat is de impact);
6. Voortgang (waar staan we nu en waar gaan we naartoe);
7. Plannen (hoe, hoeveel, wanneer) (als in meervoud van een plan, niet het werkwoord).

7 processen:
1. Sturen van een project (= stuurgroep);
2. Opstarten van een project (= pre-projectfase);
3. Initiëren van een project (= initiatiefase);
4. Faseovergangen managen;
5. Beheersen van een fase;
6. Managen productoplevering;
7. Afsluiten van een project.

6 projectvariabelen:
1. Tijd;
2. Geld;
3. Kwaliteit;
4. Scope;
5. Benefits;
6. Risico's.

, 4 geïntegreerde elementen van PRINCE2:
1. Principes;
2. Thema's;
3. Processen;
4. Projectomgeving.

Tijdgedreven rapportages:
– Checkpointrapporten;
Wordt gebruikt door de teammanager om te rapporteren aan de projectmanager.
Informatie over de voorgang van het gedane werk in verhouding tot wat was afgesproken
stat hier ook in. De projectmanager en teammanager besluiten samen hoe vaak deze
rapporten moeten worden opgeleverd. Het is één van de hoofddocumenten dat de
projectmanager gebruikt om het project te monitoren en controleren.
– Hoofdpuntenrapport.
Een rapport dat wordt gemaakt door de projectmanager om te rapporteren over de status
en voortgang van het project. Dit wordt aan de stuurgroep voorgelegd. De frequentie van
de oplevering van deze rapporten staat benoemd in de communicatiemanagemetnaanpak.
Het rapport weergeeft de fase waarin het project zich bevindt en of het nog binnen de
vastgestelde toleranties zit.
Gebeurtenisgedreven rapportages:
– Fase-eindrapport;
– Projecteindrapport;
– Afwijkingsrapport;
– Issuerapport;
– Productstatusoverzicht;
– Leerpuntenrapport.

Projectverloop:
1. Mandaat (= besluit om haalbaarheid project te onderzoeken);
2. Pre-projectfase (= opstarten van een project);
– Benoemen OG, PM en SG;
– Business case in hoofdlijnen;
– Projectaanpak bepalen;
– Eerdere ervaringen verzamelen.
3. Projectvoorstel goedkeuren;
4. Initiatiefase;
– Business case in details;
– Management aanpak;
– Op maat maken;
– Benefitsmanagementaanpak;
– Projectplanning + beheersing.
5. Project Initiatie Document (PID) + faseplan goedkeuren;
6. Uitvoeringsfase(n);
– Bij elke faseovergang een faseplan;
– Binnen toleranties = rapporteren;
– Buiten toleranties = escaleren;
– Managen productoplevering.