PROJECTMANAGEMENT ESSENTIALS
PROJECTORIENTATIE
- Projectoriëntatie is geen deel/fase van projectmanagement
1. 3 BASIS WERKVORMEN: WAT WANNEER GEBRUIKEN?
- Een opdracht realiseren doe je aan de hand van een werkvorm
- Werkvorm = verschillende soorten activiteiten/ opdrachten die je zou kunnen krijgen, de manier waarop je
dat type van opdrachten gaat uitvoeren is heel verschillend, naargelang van het resultaat
Voorbeeld: verschillende manieren om op reis te gaan
Manier 1: last minute
- Zowel zomer als winterkledij bij
- Geen idee waar je naartoe zou gaan
- Weinig voorbereiding -> geen plannen, niks op voorhand geboekt -> je laat
het op je afkomen
- Werkvorm: improvisatie
Manier 2: vakantiehuisje hebben
- Regelmatig naar toe gaat
- Weinig tijd nodig om de reis te plannen -> basisaccommodatie aanwezig, weet wat je kan in de buurt kan
doen enzo
- Werkvorm: routine
Manier 3: vakantiebestemming waar je al geweest bent
- Iets uitdagende
- Wereldreis, doortocht door verschillende landen
- Meer werk -> vlucht(en) boeken, accomocatie(s) vastleggen, planning wanneer wat
- Werkvorm: planmatig werken
3 basiswerkvormen
1. Improvisatie
→ weinig zicht Toenemende voorspelbaarheid
2. Planmatig werken
3. Routine
→ Meeste zicht op eindproduct
WANNEER ROUTINE MATIG WERKEN?
Eerste werkwijze is routine matig.
- We hebben het vaker al gedaan
- Het eindproduct is al bekend
- Je weet hoe je het moet maken of bereiken
- De procedure is al ontwikkeld
- Je bent ervaren in het toepassen hiervan
- De methoden zijn efficiënt en effectief
, - Leveren van standaard producten of
- Voorbeeld uit events: Tomorrowland -> bepaalde vaste werking opgezet
Voordelen Nadelen
Efficient (-> je weet welk resultaat je wilt bereiken en Niet flexibel (-> moeilijk om werkwijze te veranderen)
heb je werkwijze erop afgestemd)
Kwaliteit blijft gelijk, of neemt toe Geen mogelijkheid om te spelen op veranderde vraag
Gelijke prestaties over langere periodes Verveling, weinig uitdaging
WANNEER IMPROVISEREND WERKEN?
- Gebruiken we wanneer we dingen voor het eerst doen + creativiteit is vereist
- Creatieve werkzaamheden
- Vooraf al goed weten waar we aan toekomen
- Taken die onvoorbereid zijn die meteen moeten worden uitgevoerd
- Eenvoudige taken
- Voorbeeld in events: als wat conceptueel is, vooral eerste fase (=conceptuele fase)
Nadenken hoe een nieuw product er zal uitzien
Voordelen Nadelen
Flexibel Weinig beheersing
Inspelen op veranderingen Veel onzekerheid
Snel inspelen op de vraag (-> geen voorbereiding dus Weinig stabiliteit
gaat snel)
Geen voorschriften (alles kan, alles mag) Geen richtlijnen
Opnieuw het wiel vinden
Geen geschikte werkwijze voor opdrachten waarvan we
weten wat het eindresultaat moet zijn. eindresultaat
wordt pas bekend naar mate de werkzaamheden
vorderen
Kenmerken van werkvormen
Improvisatie Routine
Onzeker Veel beheersing
Chaotisch (weinig afspraken) Herhalend
Einde onbekend Stabiel, zeker
Creatief Systematisch (vaste richtlijnen)
Uniek Efficiënt, weinig vrijheid
Vernieuwend Bakje in, bakje uit
Flexibel, veel vrijheid
WANNEER PLANMATIG WERKEN?
- Complexe eenmalige opdrachten -> geen eenvoudige dingen of die we al meermaals hebben gedaan
- Eindresultaat heeft niet veel spelling
- Omvangrijke opdrachten met veel betrokken partijen (die invloed kunnen hebben)
- Voorbeeld in events: meestal, zijn meestal 1-malige events
, Voordelen Nadelen
Effectief Kostbare aanloopfase (neemt veel tijd in beslag,
voordat je begint dat aan de opdracht)
Resultaatgericht (gaat af op zijn doel) Één keer gestart = weinig flexibiliteit
Grote betrokkenheid van de medewerkers Zwake taak projectleider
Goede beheersing, geen verrassingen Spanningen binnen de organisatie door tegengestelde
belangen
Enkel voor complexe opdrachten
4 onderdelen
- Plan (alle activiteiten plannen)
- Do (uitvoeren volgens hoe we die activiteiten hebben ingepland)
- Check (nakijken of ze het juiste resultaat opleveren, doen wat ze moeten
doen)
- Act (bijsturen)
Zoek van elke werkvorm 2 toepassingen binnen evenementiele context
- Verwerking van de inkomende facturen (= routine)
- Organisatie van de POS-actie (= planmatig)
- Onderhoud van het kantoor
- Product sampling
- Uitwerken nieuw concept (= improvisatie)
- Presentator kreeg glas wijn over zijn pak (= improvisatie)
KORTE SAMENVATTING
Routine matig Planmatig Improviserend
Regelmatige presentatie Eenmalige presentatie (te voorzien) Eenmalige prestatie (plots)
→ Efficiëntie → Effectiviteit → Snelheid, flexibiliteit
→ Starheid → Lange voorbereiding → Snelle start
Duidelijk einde Einde redelijk bekend Einde onbekend
Maakt deel uit van bestaande Bestaande organisatie vervangen Bestaande organisatie negeren,
organisatie door tijdelijke structuur nieuwe groeit wel geleidelijk aan
(vanzelf)
Vaste procedure Systematische (gerichte afspraken) Chaotisch (weinig afspraken)
Activiteiten evenredig spreiden in Activiteiten verdelen in fasen Wirwar van activiteiten
de tijd
→ gelijkmatige inzet van middelen → middelen moeilijk gelijktijdig in → gebruik van middelen moeilijk
mogelijk te zetten beheersbaar
Wanneer een bepaalde resultaat gerealiseerd
moet worden, dat men de eerste keer gaat
improviseren maar doorheen de tijd blijkt dat
het eindresultaat regelmatig gaat moeten
bekoren. Daar komt dan een project van voor de
dingen die eerst geïmproviseerd waren om te
komen tot een bepaalde standaard/ procedure.
Gestandaardiseerde werkwijze opnieuw te gaan
aanwenden.
, Werkvormen hangen af van
- De tijd
- Afhankelijk resulaat
- …
Coolblue/ Bol.com/ ikea -> worden op routmatige wijze gefabriceerd
Huis bouwen/verbouwen -> planmatige wijze -> welke stijl, hoeveel kamer, enzo
SCHEMA
Verschillende planmatige werkwijzen
- Scrum
- Prince2
- IPMA (= International Project Management Association) -> werkwijze neergeschreven in het ICB (=
international component base)
- Enz.
PROJECTORIENTATIE
- Projectoriëntatie is geen deel/fase van projectmanagement
1. 3 BASIS WERKVORMEN: WAT WANNEER GEBRUIKEN?
- Een opdracht realiseren doe je aan de hand van een werkvorm
- Werkvorm = verschillende soorten activiteiten/ opdrachten die je zou kunnen krijgen, de manier waarop je
dat type van opdrachten gaat uitvoeren is heel verschillend, naargelang van het resultaat
Voorbeeld: verschillende manieren om op reis te gaan
Manier 1: last minute
- Zowel zomer als winterkledij bij
- Geen idee waar je naartoe zou gaan
- Weinig voorbereiding -> geen plannen, niks op voorhand geboekt -> je laat
het op je afkomen
- Werkvorm: improvisatie
Manier 2: vakantiehuisje hebben
- Regelmatig naar toe gaat
- Weinig tijd nodig om de reis te plannen -> basisaccommodatie aanwezig, weet wat je kan in de buurt kan
doen enzo
- Werkvorm: routine
Manier 3: vakantiebestemming waar je al geweest bent
- Iets uitdagende
- Wereldreis, doortocht door verschillende landen
- Meer werk -> vlucht(en) boeken, accomocatie(s) vastleggen, planning wanneer wat
- Werkvorm: planmatig werken
3 basiswerkvormen
1. Improvisatie
→ weinig zicht Toenemende voorspelbaarheid
2. Planmatig werken
3. Routine
→ Meeste zicht op eindproduct
WANNEER ROUTINE MATIG WERKEN?
Eerste werkwijze is routine matig.
- We hebben het vaker al gedaan
- Het eindproduct is al bekend
- Je weet hoe je het moet maken of bereiken
- De procedure is al ontwikkeld
- Je bent ervaren in het toepassen hiervan
- De methoden zijn efficiënt en effectief
, - Leveren van standaard producten of
- Voorbeeld uit events: Tomorrowland -> bepaalde vaste werking opgezet
Voordelen Nadelen
Efficient (-> je weet welk resultaat je wilt bereiken en Niet flexibel (-> moeilijk om werkwijze te veranderen)
heb je werkwijze erop afgestemd)
Kwaliteit blijft gelijk, of neemt toe Geen mogelijkheid om te spelen op veranderde vraag
Gelijke prestaties over langere periodes Verveling, weinig uitdaging
WANNEER IMPROVISEREND WERKEN?
- Gebruiken we wanneer we dingen voor het eerst doen + creativiteit is vereist
- Creatieve werkzaamheden
- Vooraf al goed weten waar we aan toekomen
- Taken die onvoorbereid zijn die meteen moeten worden uitgevoerd
- Eenvoudige taken
- Voorbeeld in events: als wat conceptueel is, vooral eerste fase (=conceptuele fase)
Nadenken hoe een nieuw product er zal uitzien
Voordelen Nadelen
Flexibel Weinig beheersing
Inspelen op veranderingen Veel onzekerheid
Snel inspelen op de vraag (-> geen voorbereiding dus Weinig stabiliteit
gaat snel)
Geen voorschriften (alles kan, alles mag) Geen richtlijnen
Opnieuw het wiel vinden
Geen geschikte werkwijze voor opdrachten waarvan we
weten wat het eindresultaat moet zijn. eindresultaat
wordt pas bekend naar mate de werkzaamheden
vorderen
Kenmerken van werkvormen
Improvisatie Routine
Onzeker Veel beheersing
Chaotisch (weinig afspraken) Herhalend
Einde onbekend Stabiel, zeker
Creatief Systematisch (vaste richtlijnen)
Uniek Efficiënt, weinig vrijheid
Vernieuwend Bakje in, bakje uit
Flexibel, veel vrijheid
WANNEER PLANMATIG WERKEN?
- Complexe eenmalige opdrachten -> geen eenvoudige dingen of die we al meermaals hebben gedaan
- Eindresultaat heeft niet veel spelling
- Omvangrijke opdrachten met veel betrokken partijen (die invloed kunnen hebben)
- Voorbeeld in events: meestal, zijn meestal 1-malige events
, Voordelen Nadelen
Effectief Kostbare aanloopfase (neemt veel tijd in beslag,
voordat je begint dat aan de opdracht)
Resultaatgericht (gaat af op zijn doel) Één keer gestart = weinig flexibiliteit
Grote betrokkenheid van de medewerkers Zwake taak projectleider
Goede beheersing, geen verrassingen Spanningen binnen de organisatie door tegengestelde
belangen
Enkel voor complexe opdrachten
4 onderdelen
- Plan (alle activiteiten plannen)
- Do (uitvoeren volgens hoe we die activiteiten hebben ingepland)
- Check (nakijken of ze het juiste resultaat opleveren, doen wat ze moeten
doen)
- Act (bijsturen)
Zoek van elke werkvorm 2 toepassingen binnen evenementiele context
- Verwerking van de inkomende facturen (= routine)
- Organisatie van de POS-actie (= planmatig)
- Onderhoud van het kantoor
- Product sampling
- Uitwerken nieuw concept (= improvisatie)
- Presentator kreeg glas wijn over zijn pak (= improvisatie)
KORTE SAMENVATTING
Routine matig Planmatig Improviserend
Regelmatige presentatie Eenmalige presentatie (te voorzien) Eenmalige prestatie (plots)
→ Efficiëntie → Effectiviteit → Snelheid, flexibiliteit
→ Starheid → Lange voorbereiding → Snelle start
Duidelijk einde Einde redelijk bekend Einde onbekend
Maakt deel uit van bestaande Bestaande organisatie vervangen Bestaande organisatie negeren,
organisatie door tijdelijke structuur nieuwe groeit wel geleidelijk aan
(vanzelf)
Vaste procedure Systematische (gerichte afspraken) Chaotisch (weinig afspraken)
Activiteiten evenredig spreiden in Activiteiten verdelen in fasen Wirwar van activiteiten
de tijd
→ gelijkmatige inzet van middelen → middelen moeilijk gelijktijdig in → gebruik van middelen moeilijk
mogelijk te zetten beheersbaar
Wanneer een bepaalde resultaat gerealiseerd
moet worden, dat men de eerste keer gaat
improviseren maar doorheen de tijd blijkt dat
het eindresultaat regelmatig gaat moeten
bekoren. Daar komt dan een project van voor de
dingen die eerst geïmproviseerd waren om te
komen tot een bepaalde standaard/ procedure.
Gestandaardiseerde werkwijze opnieuw te gaan
aanwenden.
, Werkvormen hangen af van
- De tijd
- Afhankelijk resulaat
- …
Coolblue/ Bol.com/ ikea -> worden op routmatige wijze gefabriceerd
Huis bouwen/verbouwen -> planmatige wijze -> welke stijl, hoeveel kamer, enzo
SCHEMA
Verschillende planmatige werkwijzen
- Scrum
- Prince2
- IPMA (= International Project Management Association) -> werkwijze neergeschreven in het ICB (=
international component base)
- Enz.
