Samenvatting - Inleiding Event Management

Les 1
Introductie
Een event is :
- Een georganiseerde gebeurtenis of live beleving met een begin en een einde
- Dat gericht is op een specifieke doelgroep
- Om een vooraf bepaald doel te realiseren
- Door de perceptie of het gedrag van de deelnemers te veranderen
Event categorieën :
- Public events
- Corporate events (focus)
- Private events
Doel op zich : eerst inhoud, dan publiek
Middel : eerst doelgroep, dan inhoud
Public event :
- Eerst inhoud, dan pas publiek (consumenten)
- Veel promotie nodig!
- Van alle tijden – gladiatorenshows in Colosseum
- Voorbeelden: sportwedstrijden, boekenbeurs, carnaval, festivals, muziekevents, stakingen,
protestacties, markten, cultuur, muziekoptredens, …
- Vb burning man, odegand, klimaatmarsen
Private event :
- Doel: familie en vrienden deelgenoot maken van een uniek moment
- Publiek: gekend en selectief
- Voorbeelden: verjaardag, huwelijk, jubileum, vrijgezellenfeest, …
- Vak Wedding industry komt eraan!
- Wordt ook door event agencies georganiseerd maar dan enkel als het om grotere budgetten
gaat … vb. huwelijk organiseren voor zoon Sven Gatz
Corporate event
- Doelgroep gekend (besloten)
- Voorbeelden:
 Openbedrijvendag
 VIP Event (Hospitality)
 Stima Marketing congres
 Productlancering
 Horeca Expo
 BEA Awards
 Lustrumfeest Artevelde
 Workshop reeks rond blended learning voor Artevelde docenten
 Conferentie
 Vakbeurs/trade show
 Teambuilding
- Bedrijfsdoelstelling: moet vooraf duidelijk gedefinieerd worden
- Tip: blijf doorvragen tot het duidelijk is! Pas als doelgroep en doelstelling(en) duidelijk zijn,
kan je van start gaan met de uitwerking (inhoud). Waarom?

,SMART
• Is het SPECIFIEK en concreet genoeg zodat er geen misvattingen zijn?
• Is het verhoopte resultaat ook te METEN?
• Is het AANVAARDBAAR voor diegenen doe het moeten uitvoeren/toestaan?
• Is het haalbaar, REALISTISCH? (>< onmogelijke targets)
• Is er een TIJDLIMIET/deadline gezet op de actie?
Soorten doelen :
- Stimuleren verkoop (direct of indirect)
- Team motiveren (om op LT ambitieuze targets te halen)
- Medewerkers (dealers) bedanken en belonen
- Impopulaire beslissingen acceptabel maken
- Interne of externe relaties versterken => loyaliteit, goodwill
- Informatie delen, kennis overdragen
- Imago van je merk/stad/land verbeteren
- Ontspanning
- Inspireren
- …


Les 3

Stappenplan

PROJECTFLOW VAN EEN EVENT – stappenplan

1. Doelstelling
2. Briefing
3. Brainstorming
4. Concept
5. (totaal)voorstel
6. Budget
7. Presentatie
8. Opvolging na presentatie
9. Bevestiging
10. Voorbereiding
11. Communicatie
12. Draaiboek, scenario, timing
13. Opbouw
14. Coördinatie
15. Afbouw
16. Evaluatie
17. Facturatie
18. Follow-up na event


STAP 1 : doelstelling
Zie vorige les

,Iedere bedrijfskost moet grondig verantwoord worden ! (<> vroeger)

Strategische & operationele doelstelling(en)

ROI – return on investment

>de investeringen die je terug zou moeten verdienen

ROO – return on objectives

>alles wat je bedacht hebt en wat er staat op je event heeft nadien nog een weerslag op je
bezoekers, mensen zijn ontspannen, valt niet in euro’s uit te drukken



STAP 2 : briefing
“Een beknopte opdrachtomschrijving op papier of een mondelinge toelichting waarmee de opdrachtgever de opdracht aan
het team overdraagt.”

Onderdelen :

 Info over het bedrijf :
- Missie & visie, bedrijfsactiviteiten
- Aantal werknemers
- Marketing & communicatiestrategie
- Corporate identity: basiswaarden, stijl, huisstijl,…
 Info over het event :
- Doel (smart)
- Doelgroep: aantal, profiel
- Datum, duur, tijdstip
- Regio, locatie
- Referentiekader: vorige edities
- Programma / catering vereisten
- Evt: rol OG in voorbereidingen
- Evt: retroplanning overlopen
 Budget


Twee soorten briefings :

1) Agency briefing (opdrachtgever > event agency)
 1 briefing voor compleet event
 Vraag om conceptvoorstel (van A tot Z)
2) Supplier briefing (event agency > supplier)
 1 briefing per event element
 Concept is bekend
 Heeft 4de onderdeel :
Verwachtingen over gewenste sfeer, kwaliteit en stijl



STAP 3 : brainstorm

Opbouw van een brainstorm :
1. Probleemdefinitie = afbakening van waarover men zal brainstormen

, 2. Ideeën genereren (= eigenlijke brainstorm)
3. Ideeën selecteren
4. Presentatie van ideeën



STAP 4 : concept

Een concept uitwerken dat een antwoord biedt op :
- De doelstellingen & doelgroep van het event
- De verwachtingen van de opdrachtgever



STAP 5 : voorstel

Het concept laten nazinderen tot in alle verschillende event onderdelen :
- Communicatie pre/during/post event
- Inrichting & decoratie
- Catering
- Animatie
- Klank & licht
- People
- Give-away
- Parking & onthaal



STAP 6 : budget
 Concurrentieel én met marge (hoger kan niet meer achteraf)
 Prijzen kennen: ervaring én prijzen opvragen (nieuwe leveranciers)
 Niet vergeten:
Agency fee niet vergeten !
(10% onvoorziene kosten)
BTW

STAP 7 : presentatie – pitch
Mad men: Don Draper – advertising guru – “Make it simple but significant!”

- Stel jezelf voor
- Herhaal de briefing
- Concept
- Conceptinvulling
- Communicatie
- Locatie
- Inrichting & techniek
- Catering
- Budget



STAP 8 : opvolging na presentatie
 Alle gepresenteerde materiaal digitaal doorsturen met offerte.
 Na pitch afspreken hoe de opvolging gebeurt, ene klant doet er langer over dan de andere
 Bellen!
 Go or no go: altijd feedback vragen