Inhoud
HOOFDSTUK 1 Introductie bedrijfsprocessen en organisaties ................................................................ 2
1.1 Organisaties en bedrijfsprocessen ........................................................................................... 2
1.2 Ontwikkelingen in organisaties ................................................................................................ 3
1.3 Typologie van organisaties ....................................................................................................... 4
1.4 Het PBI-model .......................................................................................................................... 5
HOOFDSTUK 2 BEDRIJFSPROCESSEN ....................................................................................................... 6
2.2 Functionele bedrijfsprocessen ....................................................................................................... 6
2.3 Typologie van bedrijfsprocessen .................................................................................................... 7
2.4 Besturing van bedrijfsprocessen .................................................................................................... 8
HOOFDSTUK 3 BEHEERSING VAN PROCESSEN......................................................................................... 9
3.1 Administratieve organisatie ........................................................................................................... 9
3.2 Interne controle ..................................................................................................................... 12
3.3 Beheersing van processen, management control ................................................................. 13
3.4 Methoden en technieken van administratieve organisatie ................................................... 14
HOOFDSTUK 4 PRINCIPES VAN ADMINSTRATIEVE ORGANISATIE ......................................................... 16
4.1 Bouwstenen van de administratieve organisatie .................................................................. 16
4.2 Randvoorwaarden .................................................................................................................. 17
4.3 Informatie............................................................................................................................... 19
4.4 Processen ............................................................................................................................... 19
4.5 Verbanden .............................................................................................................................. 20
4.6 Typologie ................................................................................................................................ 20
4.7 Risico’s .................................................................................................................................... 21
HOOFDSTUK 5 HANDEL OP REKENING: DE PRIMAIRE PROCESSEN (1) .................................................. 22
5.1 Inkoopproces ................................................................................................................................ 22
5.2 Voorraadproces ............................................................................................................................ 25
5.3 Verkoopproces ............................................................................................................................. 26
HOOFDSTUK 6 HANDEL OP REKENING: DE ONDERSTEUNENDE PROCESSEN (2) .................................. 29
6.1 Personeelsproces ......................................................................................................................... 29
6.2 Financieel-administratief proces.................................................................................................. 32
,HOOFDSTUK 1 Introductie bedrijfsprocessen en organisaties
1.1 Organisaties en bedrijfsprocessen
Een bedrijfsproces bestaat altijd uit een aantal activiteiten. In het verkoopproces van Bolte zijn dat
allemaal activiteiten die na elk aar worden uitgevoerd. Dat vind je terug in het schema doordat ze
onder elkaar staan. Het voordeel van het op deze wijze beschrijven is dat de verschillende
activiteiten afzonderlijk zijn te herkennen en de samenhang tussen de activiteiten is terug te vinden.
Door een beschrijving te maken van de verschillende activiteiten in een proces kun je ook goed
nadenken over de hulpmiddelen die in een proces gebruikt moeten of kunnen worden. Als we dan de
stap maken naar administratieve organisatie, kun je met een goede beschrijving en analyse van een
bedrijfsproces ook inschatten op welke plaatsen je als winkel risico loopt. Vervolgens kun je da
maatregelen nemen om deze risico’s geheel of in ieder geval zo veel mogelijk af te dekken.
Een organogram is een weergave van verantwoordelijkheden in een organisatie. Het wordt ook wel
een hiërarchisch organisatieschema genoemd, omdat je kunt terugvinden wie leidinggeeft aan wie
(de hiërarchie van de organisatie).
Vanuit de administratieve organisatie en de beheersing van risico’s is het ook belangrijk dat de
verschillende rollen in een bedrijf worden onderscheiden met verschillende verantwoordelijkheden.
Dan bouw je als het ware checks en balances (controles) in je organisatie in. Neem als voorbeeld de
verkoop van goederen door de verkoopteams. De administratie registreert de verkopen en
administreert de betalingsontvangsten. De afdeling Inkoop en logistiek constateert de fysieke
verandering van de voorraad via het voorraadbeheer en bestellingen. Als er iets fout gaat zal een van
deze partijen hiermee geconfronteerd worden, waardoor fouten zichtbaar worden.
Een primair proces van een organisatie beschrijft altijd de kernactiviteiten van een organisatie. In
dit geval een goederenproces in een winkel, maar het kan ook een goederenbeweging in een
productiebedrijf zijn. Het is tegenwoordig gebruikelijk om bij andere organisaties hun
kernactiviteiten te beschrijven met een basisstructuur, ook al betreft het geen goederenbeweging
maar een dienst. Zo kun je het primaire proces van een opleiding bepalen door de activiteiten in het
onderwijsproces achter elkaar te beschrijven.
, 1.2 Ontwikkelingen in organisaties
Organisaties functioneren in een markt. In deze markten doen zich allerlei ontwikkelingen voor die
invloed hebben op de interne organisatie van bedrijven. Organisaties moeten inspelen op deze
ontwikkelingen, ook wel omgevingsfactoren genoemd, om hun marktpositie te handhaven of te
versterken.
Er is een aantal ontwikkelingen waar bijna elke organisatie mee te maken heeft omdat deze hun
markt beïnvloeden. Het gaat om de volgende ontwikkelingen:
1. Globaliseren
Afstanden in de wereld ‘worden steeds kleiner’ en bedrijven en organisaties opereren dus ook steeds
meer wereldwijd. Globaliseren leidt ertoe dat er voldaan moet worden aan allerlei regels en wetten
van diverse landen. Landen waar de productie plaatsvindt, landen waar het transport doorheen gaat
en landen waar de consumentenmarkt is. De globalisering werkt ook concurrentie verhogend,
waardoor bedrijfsprocessen en hun prestaties steeds effectiever en efficiënter moeten plaatsvinden.
De open markt zorgt voor efficiënte prijsvorming en om nog winst te maken moeten bedrijven steeds
meer hun interne kosten beheersen. Dit verklaar de voortdurende aandacht voor kosten, ook als
bedrijven al goede prestaties neerzetten. Een van de belangrijkste middelen die ze daarvoor hebben
is de inrichting van de bedrijfsprocessen. Door handig en efficiënt hun bedrijfsprocessen in te richten
(waar de administratieve organisatorische aspecten slim in verweven zitten) kunnen ze
concurrentievoordeel verkrijgen.
2. IT-ontwikkelingen
In de loop van de jaren negentig hebben de eerste bedrijven gezien dat het world wide web ook een
verkoopkanaal kan zijn, naast een netwerk dat gegevens uitwisselt. Daarbij hebben we gezien dat het
eerst nog vooral ging m de presentatie van producten en dat daarna pas het online winkelen
ontstond. Nu is bijna alles via internet te koop.
Naast onlinewinkels zijn er steeds meer bedrijven die het internet gebruiken ter ondersteuning van
hun interne bedrijfsprocessen (vooral via beveiligde browsertechnologie). Het is daardoor mogelijk
de ondersteuning van de bedrijfsprocessen te laten verlopen op plaats- en tijdsonafhankelijke basis.
Medewerker kunnen dan vanuit verschillende werkplekken gebruik maken van hun programma’s en
data. De mogelijkheden die dit geeft voor de inrichting van de bedrijfsprocessen en de
werkprocessen van de medewerkers, zijn nog lang niet uitgeput. Vandaar dat veel bedrijven
voortdurend bezig zijn hun bedrijfsprocessen te innoveren door gebruik van de internettechnologie.
3. Samenwerking in de keten
Vooral in de handels- en productiebedrijven zien we steeds vaker strategische allianties ontstaan.
Een keten van bedrijven is een reeks bedrijven die achtereenvolgens een bijdrage leveren aan één
consumentenproduct.
Het voordeel van samenwerking in de keten is dat de kwaliteitsbewaking van de producten op elkaar
kan worden afgestemd, met minder kosten als gevolg. Zeker bij houdbare producten is dit een
belangrijke reden voor de samenwerking. We noemen een keten van bedrijven ook wel een
bedrijfskolom.
Er zijn verschillende redenen voor bedrijven om in de keten naar samenwerking te zoeken, zoals:
- Inkoopvoordelen
- Snelheid van levering aan klanten
- Kwaliteitsverbeteringen
- Gezamenlijke innovaties
- Kostenreductie
- Voorraadreductie
- Verbreding van markten
HOOFDSTUK 1 Introductie bedrijfsprocessen en organisaties ................................................................ 2
1.1 Organisaties en bedrijfsprocessen ........................................................................................... 2
1.2 Ontwikkelingen in organisaties ................................................................................................ 3
1.3 Typologie van organisaties ....................................................................................................... 4
1.4 Het PBI-model .......................................................................................................................... 5
HOOFDSTUK 2 BEDRIJFSPROCESSEN ....................................................................................................... 6
2.2 Functionele bedrijfsprocessen ....................................................................................................... 6
2.3 Typologie van bedrijfsprocessen .................................................................................................... 7
2.4 Besturing van bedrijfsprocessen .................................................................................................... 8
HOOFDSTUK 3 BEHEERSING VAN PROCESSEN......................................................................................... 9
3.1 Administratieve organisatie ........................................................................................................... 9
3.2 Interne controle ..................................................................................................................... 12
3.3 Beheersing van processen, management control ................................................................. 13
3.4 Methoden en technieken van administratieve organisatie ................................................... 14
HOOFDSTUK 4 PRINCIPES VAN ADMINSTRATIEVE ORGANISATIE ......................................................... 16
4.1 Bouwstenen van de administratieve organisatie .................................................................. 16
4.2 Randvoorwaarden .................................................................................................................. 17
4.3 Informatie............................................................................................................................... 19
4.4 Processen ............................................................................................................................... 19
4.5 Verbanden .............................................................................................................................. 20
4.6 Typologie ................................................................................................................................ 20
4.7 Risico’s .................................................................................................................................... 21
HOOFDSTUK 5 HANDEL OP REKENING: DE PRIMAIRE PROCESSEN (1) .................................................. 22
5.1 Inkoopproces ................................................................................................................................ 22
5.2 Voorraadproces ............................................................................................................................ 25
5.3 Verkoopproces ............................................................................................................................. 26
HOOFDSTUK 6 HANDEL OP REKENING: DE ONDERSTEUNENDE PROCESSEN (2) .................................. 29
6.1 Personeelsproces ......................................................................................................................... 29
6.2 Financieel-administratief proces.................................................................................................. 32
,HOOFDSTUK 1 Introductie bedrijfsprocessen en organisaties
1.1 Organisaties en bedrijfsprocessen
Een bedrijfsproces bestaat altijd uit een aantal activiteiten. In het verkoopproces van Bolte zijn dat
allemaal activiteiten die na elk aar worden uitgevoerd. Dat vind je terug in het schema doordat ze
onder elkaar staan. Het voordeel van het op deze wijze beschrijven is dat de verschillende
activiteiten afzonderlijk zijn te herkennen en de samenhang tussen de activiteiten is terug te vinden.
Door een beschrijving te maken van de verschillende activiteiten in een proces kun je ook goed
nadenken over de hulpmiddelen die in een proces gebruikt moeten of kunnen worden. Als we dan de
stap maken naar administratieve organisatie, kun je met een goede beschrijving en analyse van een
bedrijfsproces ook inschatten op welke plaatsen je als winkel risico loopt. Vervolgens kun je da
maatregelen nemen om deze risico’s geheel of in ieder geval zo veel mogelijk af te dekken.
Een organogram is een weergave van verantwoordelijkheden in een organisatie. Het wordt ook wel
een hiërarchisch organisatieschema genoemd, omdat je kunt terugvinden wie leidinggeeft aan wie
(de hiërarchie van de organisatie).
Vanuit de administratieve organisatie en de beheersing van risico’s is het ook belangrijk dat de
verschillende rollen in een bedrijf worden onderscheiden met verschillende verantwoordelijkheden.
Dan bouw je als het ware checks en balances (controles) in je organisatie in. Neem als voorbeeld de
verkoop van goederen door de verkoopteams. De administratie registreert de verkopen en
administreert de betalingsontvangsten. De afdeling Inkoop en logistiek constateert de fysieke
verandering van de voorraad via het voorraadbeheer en bestellingen. Als er iets fout gaat zal een van
deze partijen hiermee geconfronteerd worden, waardoor fouten zichtbaar worden.
Een primair proces van een organisatie beschrijft altijd de kernactiviteiten van een organisatie. In
dit geval een goederenproces in een winkel, maar het kan ook een goederenbeweging in een
productiebedrijf zijn. Het is tegenwoordig gebruikelijk om bij andere organisaties hun
kernactiviteiten te beschrijven met een basisstructuur, ook al betreft het geen goederenbeweging
maar een dienst. Zo kun je het primaire proces van een opleiding bepalen door de activiteiten in het
onderwijsproces achter elkaar te beschrijven.
, 1.2 Ontwikkelingen in organisaties
Organisaties functioneren in een markt. In deze markten doen zich allerlei ontwikkelingen voor die
invloed hebben op de interne organisatie van bedrijven. Organisaties moeten inspelen op deze
ontwikkelingen, ook wel omgevingsfactoren genoemd, om hun marktpositie te handhaven of te
versterken.
Er is een aantal ontwikkelingen waar bijna elke organisatie mee te maken heeft omdat deze hun
markt beïnvloeden. Het gaat om de volgende ontwikkelingen:
1. Globaliseren
Afstanden in de wereld ‘worden steeds kleiner’ en bedrijven en organisaties opereren dus ook steeds
meer wereldwijd. Globaliseren leidt ertoe dat er voldaan moet worden aan allerlei regels en wetten
van diverse landen. Landen waar de productie plaatsvindt, landen waar het transport doorheen gaat
en landen waar de consumentenmarkt is. De globalisering werkt ook concurrentie verhogend,
waardoor bedrijfsprocessen en hun prestaties steeds effectiever en efficiënter moeten plaatsvinden.
De open markt zorgt voor efficiënte prijsvorming en om nog winst te maken moeten bedrijven steeds
meer hun interne kosten beheersen. Dit verklaar de voortdurende aandacht voor kosten, ook als
bedrijven al goede prestaties neerzetten. Een van de belangrijkste middelen die ze daarvoor hebben
is de inrichting van de bedrijfsprocessen. Door handig en efficiënt hun bedrijfsprocessen in te richten
(waar de administratieve organisatorische aspecten slim in verweven zitten) kunnen ze
concurrentievoordeel verkrijgen.
2. IT-ontwikkelingen
In de loop van de jaren negentig hebben de eerste bedrijven gezien dat het world wide web ook een
verkoopkanaal kan zijn, naast een netwerk dat gegevens uitwisselt. Daarbij hebben we gezien dat het
eerst nog vooral ging m de presentatie van producten en dat daarna pas het online winkelen
ontstond. Nu is bijna alles via internet te koop.
Naast onlinewinkels zijn er steeds meer bedrijven die het internet gebruiken ter ondersteuning van
hun interne bedrijfsprocessen (vooral via beveiligde browsertechnologie). Het is daardoor mogelijk
de ondersteuning van de bedrijfsprocessen te laten verlopen op plaats- en tijdsonafhankelijke basis.
Medewerker kunnen dan vanuit verschillende werkplekken gebruik maken van hun programma’s en
data. De mogelijkheden die dit geeft voor de inrichting van de bedrijfsprocessen en de
werkprocessen van de medewerkers, zijn nog lang niet uitgeput. Vandaar dat veel bedrijven
voortdurend bezig zijn hun bedrijfsprocessen te innoveren door gebruik van de internettechnologie.
3. Samenwerking in de keten
Vooral in de handels- en productiebedrijven zien we steeds vaker strategische allianties ontstaan.
Een keten van bedrijven is een reeks bedrijven die achtereenvolgens een bijdrage leveren aan één
consumentenproduct.
Het voordeel van samenwerking in de keten is dat de kwaliteitsbewaking van de producten op elkaar
kan worden afgestemd, met minder kosten als gevolg. Zeker bij houdbare producten is dit een
belangrijke reden voor de samenwerking. We noemen een keten van bedrijven ook wel een
bedrijfskolom.
Er zijn verschillende redenen voor bedrijven om in de keten naar samenwerking te zoeken, zoals:
- Inkoopvoordelen
- Snelheid van levering aan klanten
- Kwaliteitsverbeteringen
- Gezamenlijke innovaties
- Kostenreductie
- Voorraadreductie
- Verbreding van markten
