INLEIDING
EVENTMANAGEMENT
2022 - 2023
, entertainment ................................................................................................................................. 24
catering ............................................................................................................................................ 26
decoratie, tenten & event technieken ............................................................................................ 29
eventlocaties ................................................................................................................................... 29
tijdelijke locaties: tenten ................................................................................................................ 29
decoratie ......................................................................................................................................... 31
eventtechniek ................................................................................................................................. 32
event communicatie ......................................................................................................................... 39
basis content ................................................................................................................................... 39
corporate event.............................................................................................................................. 39
publiek event................................................................................................................................... 39
dragers ............................................................................................................................................. 39
basisregels communicatieplan ..................................................................................................... 39
content planning ............................................................................................................................ 40
doelgroep ........................................................................................................................................ 42
10 event marketing guidelines ...................................................................................................... 42
finance ................................................................................................................................................ 43
budget ............................................................................................................................................. 43
btw .................................................................................................................................................... 46
inkomsten ......................................................................................................................................... 48
gastles: brugge plus .......................................................................................................................... 51
evenementen ................................................................................................................................. 51
projecten ......................................................................................................................................... 53
personeel ......................................................................................................................................... 54
gastles: campo solar (festival) ......................................................................................................... 55
team ................................................................................................................................................. 55
wat is campo solar? ....................................................................................................................... 55
toekomstplannen ............................................................................................................................ 55
gastles: beauville ............................................................................................................................... 55
begrippenlijst...................................................................................................................................... 56
2
, o stima marketing congres
o productlancering
o horeca expo
o bea awards
o lustrumfeest artevelde
o workshop reeks rond blended learning voor artevelde docenten
• bedrijfsdoelstelling: moet vooraf duidelijk gedefinieerd worden
PRIVÉ EVENTS
• doel: familie en vrienden deelgenoot maken van een uniek moment
• publiek: gekend en selectief
• wordt ook door event agencies georganiseerd maar dan enkel als het om grote
budgetten gaat
• bv: verjaardag, huwelijk, jubileum, vrijgezellenfeest, …
SOORTEN DOELEN
• stimuleren verkoop (direct of indirect)
• team motiveren (om op lt ambitieuze targets te halen)
• medewerkers (dealers) bedanken en belonen
• impopulaire beslissingen acceptabel maken
• interne of externe relaties versterken => loyaliteit, goodwill
• informatie delen, kennis overdragen
• imago van je merk/stad/land verbeteren
• ontspanning
• inspireren
• …....
SMART
• is het specifiek en concreet genoeg zodat er geen misvattingen zijn?
• is het verhoopte resultaat ook te meten?
• is het aanvaardbaar voor diegenen doe het moeten uitvoeren/toestaan?
• is het haalbaar, realistisch? (>< onmogelijke targets)
• is er een tijdsspanne/deadline gezet op de actie?
4
, STAP 3: BRAINSTORMING
OPBOUW VAN EEN BRAINSTORM
1. probleemdefinitie = afbakening van waarover men zal brainstormen
2. ideeën genereren (= eigenlijke brainstorm)
3. ideeën selecteren
4. presentatie van ideeën
STAP 4: CONCEPT
een concept uitwerken dat een antwoord biedt op:
• de doelstellingen & doelgroep van het event
• de verwachtingen van de OG
STAP 5: (TOTAAL)VOORSTEL
het concept laten nazinderen tot in alle verschillende event onderdelen:
• communicatie pre/during/post event
• inrichting & decoratie
• catering
• animatie
• klank & licht
• people
• give-away
• parking & onthaal
STAP 6: BUDGET
• concurrentieel én met marge (hoger kan niet meer achteraf)
• prijzen kennen: ervaring én prijzen opvragen (nieuwe leveranciers)
• niet vergeten:
o agency fee
o (10% onvoorziene kosten)
o BTW
STAP 7: PRESENTATIE
• stel jezelf voor
• herhaal de briefing
• concept
• conceptinvulling
• communicatie
• locatie
• inrichting & techniek
• catering
• budget
6
EVENTMANAGEMENT
2022 - 2023
, entertainment ................................................................................................................................. 24
catering ............................................................................................................................................ 26
decoratie, tenten & event technieken ............................................................................................ 29
eventlocaties ................................................................................................................................... 29
tijdelijke locaties: tenten ................................................................................................................ 29
decoratie ......................................................................................................................................... 31
eventtechniek ................................................................................................................................. 32
event communicatie ......................................................................................................................... 39
basis content ................................................................................................................................... 39
corporate event.............................................................................................................................. 39
publiek event................................................................................................................................... 39
dragers ............................................................................................................................................. 39
basisregels communicatieplan ..................................................................................................... 39
content planning ............................................................................................................................ 40
doelgroep ........................................................................................................................................ 42
10 event marketing guidelines ...................................................................................................... 42
finance ................................................................................................................................................ 43
budget ............................................................................................................................................. 43
btw .................................................................................................................................................... 46
inkomsten ......................................................................................................................................... 48
gastles: brugge plus .......................................................................................................................... 51
evenementen ................................................................................................................................. 51
projecten ......................................................................................................................................... 53
personeel ......................................................................................................................................... 54
gastles: campo solar (festival) ......................................................................................................... 55
team ................................................................................................................................................. 55
wat is campo solar? ....................................................................................................................... 55
toekomstplannen ............................................................................................................................ 55
gastles: beauville ............................................................................................................................... 55
begrippenlijst...................................................................................................................................... 56
2
, o stima marketing congres
o productlancering
o horeca expo
o bea awards
o lustrumfeest artevelde
o workshop reeks rond blended learning voor artevelde docenten
• bedrijfsdoelstelling: moet vooraf duidelijk gedefinieerd worden
PRIVÉ EVENTS
• doel: familie en vrienden deelgenoot maken van een uniek moment
• publiek: gekend en selectief
• wordt ook door event agencies georganiseerd maar dan enkel als het om grote
budgetten gaat
• bv: verjaardag, huwelijk, jubileum, vrijgezellenfeest, …
SOORTEN DOELEN
• stimuleren verkoop (direct of indirect)
• team motiveren (om op lt ambitieuze targets te halen)
• medewerkers (dealers) bedanken en belonen
• impopulaire beslissingen acceptabel maken
• interne of externe relaties versterken => loyaliteit, goodwill
• informatie delen, kennis overdragen
• imago van je merk/stad/land verbeteren
• ontspanning
• inspireren
• …....
SMART
• is het specifiek en concreet genoeg zodat er geen misvattingen zijn?
• is het verhoopte resultaat ook te meten?
• is het aanvaardbaar voor diegenen doe het moeten uitvoeren/toestaan?
• is het haalbaar, realistisch? (>< onmogelijke targets)
• is er een tijdsspanne/deadline gezet op de actie?
4
, STAP 3: BRAINSTORMING
OPBOUW VAN EEN BRAINSTORM
1. probleemdefinitie = afbakening van waarover men zal brainstormen
2. ideeën genereren (= eigenlijke brainstorm)
3. ideeën selecteren
4. presentatie van ideeën
STAP 4: CONCEPT
een concept uitwerken dat een antwoord biedt op:
• de doelstellingen & doelgroep van het event
• de verwachtingen van de OG
STAP 5: (TOTAAL)VOORSTEL
het concept laten nazinderen tot in alle verschillende event onderdelen:
• communicatie pre/during/post event
• inrichting & decoratie
• catering
• animatie
• klank & licht
• people
• give-away
• parking & onthaal
STAP 6: BUDGET
• concurrentieel én met marge (hoger kan niet meer achteraf)
• prijzen kennen: ervaring én prijzen opvragen (nieuwe leveranciers)
• niet vergeten:
o agency fee
o (10% onvoorziene kosten)
o BTW
STAP 7: PRESENTATIE
• stel jezelf voor
• herhaal de briefing
• concept
• conceptinvulling
• communicatie
• locatie
• inrichting & techniek
• catering
• budget
6
