Hoofdstuk 1 paragraaf 1 (de inkoopfunctie)
Inkoopfunctie = het geheel van alle activiteiten die in organisaties worden vervuld om producten
(goederen en diensten) van externe bronnen te betrekken.
3 aspecten hiervan:
technisch aspect
commercieel aspect
logistiek aspect
Inkoopaandeel = de kosten van ingekochte goederen en diensten t.o.v. de kostprijs van eindproduct.
Iedere euro die op inkoop kan worden bespaard, vormt een directe bijdrage aan de winst.
Inkoopfunctie kan worden geplaatst in 4 fasen model (inkoophoogleraar David Burt):
Fase 1. Administratieve functie -> inkopers plaatsen en handelen order af in opdracht van gebruikers.
Fase 2. Mechanische functie -> inkopers oriënteren zich op de markt en zijn op zoek naar lage
prijzen, de inkoper wordt gezien al “verdediger” van het bedrijf tegen dure en onnodige producten.
Fase 3. Proactieve functie -> inkopers nemen initiatieven en hebben langetermijnvisie.
Fase 4. Professionele strategische functie -> inkopers hebben strategische en operationele
inkoopplannen, hechte relaties met leveranciers, objectieve doelstellingen.
Verreweg de meeste organisaties bevinden zich nog in fase 1 of 2
Het management kan 4 verschillende visies hebben op de inkoopfunctie (Van Weele):
1) Bestel oriëntatie -> inkopers verantwoordelijk voor afhandelen van orders.
2) Commerciële oriëntatie -> inkopers moeten aandacht besteden aan lage inkoopprijzen, kortingen,
prijsonderhandelingen etc.
3) Logistieke oriëntatie -> inkopers verantwoordelijk voor veiligstellen van de korte- en lange termijn
inkoopbehoeften.
4) Strategische oriëntatie -> inkoop draagt bij aan de versterking van concurrentiepositie op
eindmarkten.
,Paragraaf 2 (hoe wordt ingekocht?)
Inkoopproces onderscheidt 6 fasen (Van Weele):
1. Specificeren
2. Selecteren (incl. offreren)
3. Contracteren (incl. onderhandelen)
4. Bestellen
5. Bewaken
6. Nazorg
Fase 1 -> specificeren: bepaling van de eisen waaraan het product moet voldoen.
Er zijn 7 groepen eisen: (!!!)
1) Functionele eisen - de exacte functies of gebruiksdoelen
2) Technische eisen - bijv. kenmerken van materialen, afmetingen, gewichten etc.
3) Logistieke eisen - beschikbaarheid, levertijden, service, verpakkingen, transport etc.
4) Kwaliteitseisen - certificaten, inspecties, normen, rapportages etc.
5) Commerciële eisen – aansprakelijkheid, contractvorm, garantie, betalingswijze etc.
6) Milieuaspecten – effecten van product of dienst op het milieu
7) Sociale aspecten – respecteren van mensen- en arbeidsrechten
Fase 2 -> selecteren en offreren: men vraagt offertes aan en gaat onderhandelen met leveranciers.
De leveranciers waarbij een offerte is aangevraagd worden gekozen op basis van marktonderzoek of
uit het feit dat er eerder zaken met hen heeft gedaan.
Sommige bedrijven werken ook met een approved-vendor-list. Uit deze lijst worden een klein aantal
leveranciers gekozen waarbij een offerte wordt aangevraagd, deze eerste selectie wordt
prekwalificatie genoemd, de gekozen leveranciers komen op de shortlist te staan.
Approved-vendor-list = voorkeurslijst van goedgekeurde leveranciers.
Prekwalificatie = de eerst selectie leveranciers gekozen uit de approved-vendor-list.
Shortlist = een lijst met de leveranciers van de prekwalificatie.
Fase 3 -> contracteren en onderhandelen: met de geselecteerde leverancier(s) verder
onderhandelen over de uiteindelijke overeenkomst, de prijs en andere condities in het contract.
Op grond van de onderhandelingen maakt men ten slotte een definitieve leverancierskeuze. De
definitieve keuze nemen inkopers alleen of in goed samenspel met andere afdelingen. Het contract
legt de wilsovereenstemming zo goed mogelijk vast.
Fase 4 -> bestellen: opdracht tot levering, order kan alleen worden geplaatst door 1 of meer
functionarissen die daartoe bevoegd zijn.
Maverick buying = medewerkers of afdelingen kopen in, buiten de bestaande contracten om.
Participatiegraad (p-graad) = het percentage dat onder contract wordt ingekocht.
, Fase 5 -> bewaken: toezien op het nakomen van de gemaakte afspraken.
Orderbewaking kan op verschillen manieren worden ingericht:
- Routine Status Check; aantal dagen voor plaatsvinden levering reminder sturen naar leverancier.
- Advance Status Check; een tijdspad afspreken met leverancier(s) en controleren.
- Exceptation Status check; er wordt pas ingegrepen als er geklaagd wordt vanuit de organisatie.
Chasseren = het benaderen van leveranciers voordat de levertijd versteken is.
Fase 6 -> nazorg:
Bij problemen, wordt de inkoper ingeschakeld. Eventuele problemen worden geanalyseerd zodat
herhaling in de toekomst voorkomen kan worden.
De prestaties van leveranciers worden bijgehouden en teruggekoppeld, zowel intern als extern.
Tegenvallende en corrigerende prestaties worden met leverancier besproken.
Vendorrating = leveranciersbeoordelingsmethode waarbij men op objectieve, kwantitatieve wijze
scores bepaalt voor aspecten van leveranciers als; prijs, kwaliteit en leveringsbetrouwbaarheid.
(Robinson c.s.) Er zijn 3 verschillende koopsituaties te onderscheiden, namelijk:
1. De new-task-situatie -> aankoop van totaal nieuw product dat men nog niet eerder ingekocht
heeft. Hierbij moeten er veel afspraken gemaakt worden, veel risico’s aan verbonden.
2. De gewijzigde herhalingsaankoop (modified rebuy) -> aanschaf nieuw product bij bestaande
leverancier of een bestaand product bij nieuwe leverancier.
3. De rechtstreekse herhalingsaankoop (straight rebuy) -> aankoop van bestaand product bij
leveranciers waarmee men al eerder zaken heeft gedaan. Contract met leverancier ligt ook
vast en wordt om te zoveel tijd aangepast. Komt het meest voor, minste risico’s.
Tijdens het inkoopproces kan er een onderscheid gemaakt worden in een tactische en operationele
inkoop.
Tactische inkoop (initiële inkoop): houdt zich bezig met alle activiteiten die zorgen voor de
totstandkoming van een contract.
Operationele inkoop: houdt zich bezig met alle fasen vanaf het opstellen van het contract tot het
leveren van de producten.
Inkoopfunctie = het geheel van alle activiteiten die in organisaties worden vervuld om producten
(goederen en diensten) van externe bronnen te betrekken.
3 aspecten hiervan:
technisch aspect
commercieel aspect
logistiek aspect
Inkoopaandeel = de kosten van ingekochte goederen en diensten t.o.v. de kostprijs van eindproduct.
Iedere euro die op inkoop kan worden bespaard, vormt een directe bijdrage aan de winst.
Inkoopfunctie kan worden geplaatst in 4 fasen model (inkoophoogleraar David Burt):
Fase 1. Administratieve functie -> inkopers plaatsen en handelen order af in opdracht van gebruikers.
Fase 2. Mechanische functie -> inkopers oriënteren zich op de markt en zijn op zoek naar lage
prijzen, de inkoper wordt gezien al “verdediger” van het bedrijf tegen dure en onnodige producten.
Fase 3. Proactieve functie -> inkopers nemen initiatieven en hebben langetermijnvisie.
Fase 4. Professionele strategische functie -> inkopers hebben strategische en operationele
inkoopplannen, hechte relaties met leveranciers, objectieve doelstellingen.
Verreweg de meeste organisaties bevinden zich nog in fase 1 of 2
Het management kan 4 verschillende visies hebben op de inkoopfunctie (Van Weele):
1) Bestel oriëntatie -> inkopers verantwoordelijk voor afhandelen van orders.
2) Commerciële oriëntatie -> inkopers moeten aandacht besteden aan lage inkoopprijzen, kortingen,
prijsonderhandelingen etc.
3) Logistieke oriëntatie -> inkopers verantwoordelijk voor veiligstellen van de korte- en lange termijn
inkoopbehoeften.
4) Strategische oriëntatie -> inkoop draagt bij aan de versterking van concurrentiepositie op
eindmarkten.
,Paragraaf 2 (hoe wordt ingekocht?)
Inkoopproces onderscheidt 6 fasen (Van Weele):
1. Specificeren
2. Selecteren (incl. offreren)
3. Contracteren (incl. onderhandelen)
4. Bestellen
5. Bewaken
6. Nazorg
Fase 1 -> specificeren: bepaling van de eisen waaraan het product moet voldoen.
Er zijn 7 groepen eisen: (!!!)
1) Functionele eisen - de exacte functies of gebruiksdoelen
2) Technische eisen - bijv. kenmerken van materialen, afmetingen, gewichten etc.
3) Logistieke eisen - beschikbaarheid, levertijden, service, verpakkingen, transport etc.
4) Kwaliteitseisen - certificaten, inspecties, normen, rapportages etc.
5) Commerciële eisen – aansprakelijkheid, contractvorm, garantie, betalingswijze etc.
6) Milieuaspecten – effecten van product of dienst op het milieu
7) Sociale aspecten – respecteren van mensen- en arbeidsrechten
Fase 2 -> selecteren en offreren: men vraagt offertes aan en gaat onderhandelen met leveranciers.
De leveranciers waarbij een offerte is aangevraagd worden gekozen op basis van marktonderzoek of
uit het feit dat er eerder zaken met hen heeft gedaan.
Sommige bedrijven werken ook met een approved-vendor-list. Uit deze lijst worden een klein aantal
leveranciers gekozen waarbij een offerte wordt aangevraagd, deze eerste selectie wordt
prekwalificatie genoemd, de gekozen leveranciers komen op de shortlist te staan.
Approved-vendor-list = voorkeurslijst van goedgekeurde leveranciers.
Prekwalificatie = de eerst selectie leveranciers gekozen uit de approved-vendor-list.
Shortlist = een lijst met de leveranciers van de prekwalificatie.
Fase 3 -> contracteren en onderhandelen: met de geselecteerde leverancier(s) verder
onderhandelen over de uiteindelijke overeenkomst, de prijs en andere condities in het contract.
Op grond van de onderhandelingen maakt men ten slotte een definitieve leverancierskeuze. De
definitieve keuze nemen inkopers alleen of in goed samenspel met andere afdelingen. Het contract
legt de wilsovereenstemming zo goed mogelijk vast.
Fase 4 -> bestellen: opdracht tot levering, order kan alleen worden geplaatst door 1 of meer
functionarissen die daartoe bevoegd zijn.
Maverick buying = medewerkers of afdelingen kopen in, buiten de bestaande contracten om.
Participatiegraad (p-graad) = het percentage dat onder contract wordt ingekocht.
, Fase 5 -> bewaken: toezien op het nakomen van de gemaakte afspraken.
Orderbewaking kan op verschillen manieren worden ingericht:
- Routine Status Check; aantal dagen voor plaatsvinden levering reminder sturen naar leverancier.
- Advance Status Check; een tijdspad afspreken met leverancier(s) en controleren.
- Exceptation Status check; er wordt pas ingegrepen als er geklaagd wordt vanuit de organisatie.
Chasseren = het benaderen van leveranciers voordat de levertijd versteken is.
Fase 6 -> nazorg:
Bij problemen, wordt de inkoper ingeschakeld. Eventuele problemen worden geanalyseerd zodat
herhaling in de toekomst voorkomen kan worden.
De prestaties van leveranciers worden bijgehouden en teruggekoppeld, zowel intern als extern.
Tegenvallende en corrigerende prestaties worden met leverancier besproken.
Vendorrating = leveranciersbeoordelingsmethode waarbij men op objectieve, kwantitatieve wijze
scores bepaalt voor aspecten van leveranciers als; prijs, kwaliteit en leveringsbetrouwbaarheid.
(Robinson c.s.) Er zijn 3 verschillende koopsituaties te onderscheiden, namelijk:
1. De new-task-situatie -> aankoop van totaal nieuw product dat men nog niet eerder ingekocht
heeft. Hierbij moeten er veel afspraken gemaakt worden, veel risico’s aan verbonden.
2. De gewijzigde herhalingsaankoop (modified rebuy) -> aanschaf nieuw product bij bestaande
leverancier of een bestaand product bij nieuwe leverancier.
3. De rechtstreekse herhalingsaankoop (straight rebuy) -> aankoop van bestaand product bij
leveranciers waarmee men al eerder zaken heeft gedaan. Contract met leverancier ligt ook
vast en wordt om te zoveel tijd aangepast. Komt het meest voor, minste risico’s.
Tijdens het inkoopproces kan er een onderscheid gemaakt worden in een tactische en operationele
inkoop.
Tactische inkoop (initiële inkoop): houdt zich bezig met alle activiteiten die zorgen voor de
totstandkoming van een contract.
Operationele inkoop: houdt zich bezig met alle fasen vanaf het opstellen van het contract tot het
leveren van de producten.
