Zo organiseer je een event
Roel Grit & Marco Gerritsma
Hoofdstuk 1
Formuleer je idee
1.1 De opdrachtgever
Bij elk event is het van belang om vast te stellen wie de opdrachtgever is. Dit kunnen verschillende personen zijn,
zoals jezelf, een externe of een interne opdrachtgever. Een interne opdrachtgever is werkzaam binnen de
organisatie waar je zelf voor werkt, een externe opdrachtgever komt vanuit een ander bedrijf. In een
intakegesprek bepaal je het doel en de basis van het event.
1.2 Naam van de evenementenorganisatie
Voordat je een event organiseert moet je bedenken hoe je jezelf presenteert naar de buitenwereld. Als voorbeeld
organiseer jij een lustrum voor de tennisvereniging, dan presenteer je jezelf als lustrumcommissie van
tennisvereniging …
1.3 Doelgroepen
Een doelgroep is een groep mensen of bedrijven die je wilt bereiken met je evenement. Dit kan personeel zijn,
maar ook bezoekers, pers, sponsoren, deelnemers etc. Het is belangrijk om deze doelgroep vast te stellen. Dit
kan je bijvoorbeeld doen door te bepalen of het een open of gesloten event is, of er entree betaald wordt en
welke kenmerken de bezoekers hebben.
Er zijn zowel homogene als heterogene doelgroepen. Wanneer de samenstelling van een groep divers is
noemen we dit een heterogene doelgroep. Wanneer een doelgroep bestaat uit mensen met dezelfde achtergrond
etc. noemen we dit een homogene doelgroep.
Bij zakelijke events wordt de volgende indeling van doelgroepen gehanteerd:
- Business-to-business (B2B): het event is gericht op klanten, leveranciers en/of zakenrelaties.
- Business-to-consumer (B2C): het event is gericht op consumenten.
- Business-to-personell (B2P): het event is gericht op de eigen medewerkers van het bedrijf.
1.4 Doelstellingen van het evenement
De volgende stap is bepalen waarom je het event wilt organiseren; welke doelstellingen heb je met de organisatie
van je event? Hierbij kan je jezelf de volgende vragen stellen:
- Hoeveel bezoekers moet het event trekken?
- Hoeveel deelnemers wil je hebben?
- Hoeveel winst moet er behaald worden?
- Moet er kennis worden overgedragen?
- Moet er een gevoel van saamhorigheid gecreëerd worden?
De doelstellingen moeten SMART worden geformuleerd, oftewel Specifiek, Meetbaar, Acceptabel/Aanwijsbaar,
Realistisch, Tijd.
Het effect van het evenement kan je meten door het rendement te berekenen. De Return of Investment staat
voor het financiële rendement van je event en ziet er in een formule als volgt uit:
Gecreëerde waarden − gemaakte kosten
𝑅𝑂𝐼 = 𝑥 100%
Gemaakte kosten
Wanneer het niet lukt om een rendement te bepalen, omdat er bijvoorbeeld een emotionele waarde bereikt moet
worden i.p.v. een financiële, kan je de toegevoegde waarde op een andere manier meten. Dit kan bijvoorbeeld
door de toename van de omzet te meten, de toename van de interesse in een product in kaart te brengen of de
saamhorigheid onder de werknemers te vergelijken.
Roel Grit & Marco Gerritsma
Hoofdstuk 1
Formuleer je idee
1.1 De opdrachtgever
Bij elk event is het van belang om vast te stellen wie de opdrachtgever is. Dit kunnen verschillende personen zijn,
zoals jezelf, een externe of een interne opdrachtgever. Een interne opdrachtgever is werkzaam binnen de
organisatie waar je zelf voor werkt, een externe opdrachtgever komt vanuit een ander bedrijf. In een
intakegesprek bepaal je het doel en de basis van het event.
1.2 Naam van de evenementenorganisatie
Voordat je een event organiseert moet je bedenken hoe je jezelf presenteert naar de buitenwereld. Als voorbeeld
organiseer jij een lustrum voor de tennisvereniging, dan presenteer je jezelf als lustrumcommissie van
tennisvereniging …
1.3 Doelgroepen
Een doelgroep is een groep mensen of bedrijven die je wilt bereiken met je evenement. Dit kan personeel zijn,
maar ook bezoekers, pers, sponsoren, deelnemers etc. Het is belangrijk om deze doelgroep vast te stellen. Dit
kan je bijvoorbeeld doen door te bepalen of het een open of gesloten event is, of er entree betaald wordt en
welke kenmerken de bezoekers hebben.
Er zijn zowel homogene als heterogene doelgroepen. Wanneer de samenstelling van een groep divers is
noemen we dit een heterogene doelgroep. Wanneer een doelgroep bestaat uit mensen met dezelfde achtergrond
etc. noemen we dit een homogene doelgroep.
Bij zakelijke events wordt de volgende indeling van doelgroepen gehanteerd:
- Business-to-business (B2B): het event is gericht op klanten, leveranciers en/of zakenrelaties.
- Business-to-consumer (B2C): het event is gericht op consumenten.
- Business-to-personell (B2P): het event is gericht op de eigen medewerkers van het bedrijf.
1.4 Doelstellingen van het evenement
De volgende stap is bepalen waarom je het event wilt organiseren; welke doelstellingen heb je met de organisatie
van je event? Hierbij kan je jezelf de volgende vragen stellen:
- Hoeveel bezoekers moet het event trekken?
- Hoeveel deelnemers wil je hebben?
- Hoeveel winst moet er behaald worden?
- Moet er kennis worden overgedragen?
- Moet er een gevoel van saamhorigheid gecreëerd worden?
De doelstellingen moeten SMART worden geformuleerd, oftewel Specifiek, Meetbaar, Acceptabel/Aanwijsbaar,
Realistisch, Tijd.
Het effect van het evenement kan je meten door het rendement te berekenen. De Return of Investment staat
voor het financiële rendement van je event en ziet er in een formule als volgt uit:
Gecreëerde waarden − gemaakte kosten
𝑅𝑂𝐼 = 𝑥 100%
Gemaakte kosten
Wanneer het niet lukt om een rendement te bepalen, omdat er bijvoorbeeld een emotionele waarde bereikt moet
worden i.p.v. een financiële, kan je de toegevoegde waarde op een andere manier meten. Dit kan bijvoorbeeld
door de toename van de omzet te meten, de toename van de interesse in een product in kaart te brengen of de
saamhorigheid onder de werknemers te vergelijken.
