Moduleopdracht HBO Projectmanagement en Organisatie NCOI

Moduleopdracht HBO Projectmanagement en Organisatie NCOI. Visie op het Project “Lossen aan Airside Schiphol. Voorwoord Mijn naam is Barry van den Heuvel, ik ben getrouwd met Linda. Wij hebben een zoon van elf en een dochter van acht jaar. Sinds 2007 ben ik werkzaam bij de KLM Catering Services bv, verder genoemd als KCS, momenteel op de afdeling KLM Europe KLC in de functie van Shiftleader. Als Shiftleader van de KCS ben je verantwoordelijk voor het correct en efficiënt uitvoeren van het productieproces in de toegewezen afdeling en van het tijdig/correct overdragen van het product aan de volgende schakel in het proces of aan de klant, e.e.a. conform opdrachtgeving (tijd, kwaliteit, kwantiteit) en volgens de geldende normen en specificaties. In mijn functie geef ik functioneel leiding aan een groep medewerkers tijdens een dienst en hiërarchisch aan een vaste groep medewerkers. Nadat ik in 2012 de opleiding Middle Management en in 2013 HBO logistiek management heb behaald, ben ik de zorg voor mijn kinderen even op de eerste plaats gaan zetten. Deze zijn nu zelfstandiger, een mooie kans om weer te starten met een studie. Mijn doel is om een bachelor diploma te behalen, in welke richting ben ik nog niet geheel over uit. De reden dat ik heb gekozen voor deze module is verdieping van mijn kennis, verbreding van mijn toekomst visie en mijn ambities binnen KCS te verwezenlijken. Ik verwacht na deze opleiding een beter inzicht te hebben in hoe de KCS haar projecten aanpakt en wellicht kan verbeteren. Tevens zal dit, naast mijn al verworven werkervaringen, een goede aanvulling zijn om verder te gaan in mijn loopbaan. De KCS gaat namelijk een spannende tijd tegemoet, over vier jaar zal de “fabriek” moeten verhuizen. Schipholcentrum is namelijk te vol, er wordt een nieuwe pier (A-pier) direct naast het pand van KCS gebouwd. Gezien de beperkte ruimte om het huidige pand heen, wordt er momenteel gekeken naar een geschikte locatie. Om dit te bewerkstelligen zal er een grootschalig project worden gestart met meerdere deelprojecten. Naar aanleiding van deze moduleopdracht ben ik er nu wel achter dat de theorie en de situatie zoals in de praktijk bij KCS, op veel vlakken niet overeenkomen. Terugkijkend hierop is dit een mooi leermoment geweest. In de toekomst zal ik bij een soortgelijk project de bevindingen meenemen. In deze opdracht heb ik getracht zoveel mogelijk vakjargon weg te laten, zodat het prettig leesbaar is, dit blijkt soms echter onvermijdelijk. In de tekst wordt daarom direct uitleg gegeven bij het vakjargon. Mijn dank gaat uit naar dhr. Mertens die ons tijdens de les heeft in laten zien dat projecten in de praktijk vaak toch wel anders lopen dan dat in de theorie beschreven is. Ten slotte gaat mijn dank uit naar de medestudenten, het is leerzaam om over ervaringen vanuit ander werkgebieden te discussiëren. Ik wens u veel leesplezier. Barry van den Heuvel februari 2020 lOMoARcPSD| 3 Samenvatting Voor u ligt de moduleopdracht voor Projectmanagement en Organisatie. De opdracht is aangepakt volgens de opzet zoals NCOI deze heeft gegeven in de exameninformatie; U becommentarieert een door u geselecteerd afgerond project uit uw eigen bedrijf en geef daar waar nodig verbeteringen aan. Het gekozen project is Lossen aan Airside. Dit project heeft de volgende doelstelling: “Het reduceren van het aantal fte’s en het verkorten van doorlooptijd van de retourstromen.” Het verwachte resultaat van doorlooptijdverkorting:  Een afname van het aantal benodigde medewerkers in het retourstromen proces.  Een reductie in het aantal benodigde schaarwagens door het verhogen van de inzetbaarheid. Er wordt samengewerkt met de Schiphol groep, omdat dit project de security en bouw van Schiphol raakt. Doelstelling van Schiphol is het verlagen van kosten en transportbewegingen om het gebouw. In hoofdstuk 1 wordt het initiatief tot dit project besproken en hoe dit is gegaan bij de KCS. Het intakegesprek tussen de projectleider en de opdrachtgever is goed geweest. Dit blijkt uit de duidelijk geformuleerd PID van dit project. Wanneer de 8 relevantste vragen worden gesteld (8w’s), zijn de antwoorden hierin te vinden. De achtergrond en aanleiding zijn helder opgesteld. Het doel dat is geformuleerd, is niet SMART omschreven, de aanbeveling is om deze SMART op te stellen. Ook is het beoogde resultaat is niet SMART geformuleerd, wel is er een kosten baten analyse gemaakt. Dit is niet terug te vinden in de beschrijving van het beoogde resultaat, de aanbeveling is om deze berekening hierin mee te nemen. De scope is helder geformuleerd er is echter geen PBS gemaakt, de aanbeveling is om dit, bij een volgend project, wel te gebruiken. De belangrijkste uitgangspunten van dit project zijn; tijd, kwaliteit en geld. Er zijn een aantal aannames gedaan om de voortgang te kunnen bespoedigen. Achteraf gezien is dit een goede keus geweest. De opstart is vlot verlopen, de aannames die achteraf niet klopte bleken beheersbaar. Dit project heeft relatie met een ander groot project op Schiphol; de bouw van de nieuwe A-pier. De risico’s van bouwhinder waren niet benoemd in de PID, terwijl dit duidelijk in beeld is. De ontstane vertraging had hiermee voorkomen kunnen worden. Verder is gebleken dat het project parallel is gefaseerd, dit is een goede keus geweest aangezien het een complex en omvangrijk project is. In hoofdstuk 2 wordt de projectbeheersing besproken, dit zal worden uitgelicht middels primaire (BAKT) en secundaire (DOOR) beheersfactoren. De belangrijkste conclusies zijn dat door het missen van een PBS de communicatie naar de security niet goed is verlopen. Verder is er geen aandacht besteed aan de kwaliteit, voor een cateringbedrijf zijn de HACCP eisen de belangrijkste kwaliteitseisen. Achteraf zijn hier problemen door ontstaan die voorkomen hadden kunnen worden, de aanbeveling is om de HACCP regels altijd te gebruiken bij een project. De planning is duidelijk middels Collaborative planning opgesteld. De aanbeveling is om gedragenheid te vergroten de planning zichtbaar op de afdeling te tonen. De KCS heeft handig gebruik gemaakt van de omgevingsfactoren. Na afronding van dit project gaat Schiphol minder kosten gaat maken aan security en de bouw van de A-pier. Schiphol heeft hierdoor besloten een groot deel van de kosten te betalen. Er zijn risico’s beschreven, echter geen prioriteiten en eigenaren. De aanbeveling is om de risico’s onder te brengen in een Risk Breakdown Stucture. In hoofdstuk 3 wordt de bewaking van dit project beschreven middels de voorgang van BAKT. De belangrijkste conclusies zijn dat het budget goed bewaakt is en daar waar nodig bijgestuurd. Voor de bewaking van de afbakening werd structuur gemist, de aanbeveling is om hier de procedure voor issues en escalatie te gebruiken. De kwaliteitseisen waren niet helder, de aanbeveling is om dit in het vervolg te verwerken in het plan van aanpak. De bewaking van tijd voor dit project is op een gestructureerde manier gegaan. Tot slot wordt er in hoofdstuk 4 besproken hoe de afronding en evaluatie heeft plaatsgevonden. De overdracht is aan verschillende afdelingen en personen gedaan. Wat werd gemist is de nazorg, het advies is om de nazorg in te regelen. De projectevaluatie moet beter, de aanbeveling is om de werkvorm Wauw/Auw/Wens te gebruiken zodat er een relevante rapportage zal zijn voor toekomstige projecten. De eindrapportage (Lessons Learned) is moeilijk terug te vinden, het is aan te bevelen deze op een centrale plek op de computer op te slaan. lOMoARcPSD| 4 Inhoudsopgave Inleiding ........................................................................................................................................................... 5 Initiatief tot dit project ....................................................................................................................................... 6 1.1 Intakegesprek ........................................................................................................................................ 6 1.2 Achtergrond en aanleiding..................................................................................................................... 6 1.3 Doel ....................................................................................................................................................... 6 1.4 Beoogd resultaat ................................................................................................................................... 6 1.5 Scope .................................................................................................................................................... 6 1.6 Uitgangspunten randvoorwaarden ........................................................................................................ 7 1.7 Relatie met andere projecten ................................................................................................................ 7 Projectbeheersing van het plan van aanpak ................................................................................................... 8 2.1 Budget ................................................................................................................................................... 8 2.2 Afbakening............................................................................................................................................. 8 2.3 Kwaliteit ................................................................................................................................................. 8 2.4 Tijd ......................................................................................................................................................... 8 2.5 Doel ....................................................................................................................................................... 9 2.7 Organisatie ............................................................................................................................................ 9 2.8 Omgeving .............................................................................................................................................. 9 2.9 Risico’s .................................................................................................................................................. 9 Bewaking van het project .............................................................................................................................. 10 3.1 Budget ................................................................................................................................................. 10 3.2 Afbakening........................................................................................................................................... 10 3.3 Kwaliteit ............................................................................................................................................... 10 3.4 Tijd ....................................................................................................................................................... 10 Projectafronding en evaluatie ........................................................................................................................ 11 4.1 Overdracht opdrachtgever ................................................................................................................... 11 4.2 Project evaluatie .................................................................................................................................. 11 4.3 Eindrapportage .................................................................................................................................... 11 4.4 Acceptatie opdrachtgever en het vieren van het einde van het project ............................................... 11 Literatuurlijst .................................................................................................................................................. 12 Bijlage ............................................................................................................................................................ 13 Bijlage 1 Beschrijving van de KLM Catering Services ............................................................................... 13 Bijlage 2 Organogram KLM Catering Services .......................................................................................... 14 Bijlage 3 de 8ws ........................................................................................................................................ 15 Bijlage 4 Operationele baten ..................................................................................................................... 15 Bijlage 5 PBS............................................................................................................................................. 16 Bijlage 6 Benodigde investeringen ............................................................................................................ 16 Bijlage 7 Planning ...................................................................................................................................... 17 Bijlage 8 Project Team .............................................................................................................................. 18 Bijlage 9 Beschreven Risico’s ................................................................................................................... 18 Bijlage 10 Procedure voor issues en escalatie .... Inleiding Deze moduleopdracht wordt vanuit de KCS geschreven. KCS is een zelfstandige dochteronderneming van de KLM en is de grootste luchtvaartcateraar van Nederland. KCS is een lijnorganisatie; “ieder heeft een functie met bijbehorende verantwoordelijkheden en krijgt leiding van een leidinggevende en geeft mogelijk leiding aan de mensen onder zich” (Schouten, 2017, p. 109) Zie de bijlage 1 voor een beknopte omschrijving en bijlage 2 voor een organogram van de organisatie. Het gekozen project en de doelstellingen Het gekozen project is Lossen aan Airside. Het gebouw van de KCS staat aan de rand van Airside Schiphol. De voorzijde van het gebouw (landside) is gebied waar zonder speciale bevoegdheden mag worden gekomen. De achterzijde (Airside) is onderdeel van het “schone” security gebied van Schiphol. Hiervoor is een Schipholpas nodig en indien je dit gebied wilt betreden moet er aan een security check worden voldaan. Momenteel is er namelijk veel verlies aan tijd i.v.m. security checks, dit omdat het logistieke proces zo is ingericht dat een schaarwagen (een vrachtwagen die d.m.v. een scharende laadbak speciaal gemaakt is voor het beladen van vliegtuigen) aan de achterzijde moet lossen, dan door de security check moet om vervolgens te laden aan de voorzijde. Het gevolg hiervan is dat de beschikbaarheid van personeel en materieel laag is i.v.m. de verplichte security check. Voor KCS begrippen is dit een groot project. Dit komt door de hoge investeringskosten en omdat in het project wordt samengewerkt met Schiphol vanwege het security proces. De gezamenlijke primaire doelstelling is kosten reductie. Hieronder worden eerst de doelstellingen voor beide partijen afzonderlijk benoemd en vervolgens de integrale belangen. Doelstellingen KCS Het reduceren van het aantal fte’s en de door middel van het verkorten en voorspelbaarder maken van de doorlooptijd van de retourstromen. Het resultaat van doorlooptijdverkorting:  Een afname van het aantal benodigde medewerkers in het retourstromen proces.  Een reductie in het aantal benodigde schaarwagens door het verhogen van de inzetbaarheid. De volgende deelresultaten worden nagestreefd:  Het laten vervallen van de security checks rond het gebouw.  Het verkorten van de lostijd.  Het efficiënter aanleveren van posities aan het wasproces na het lossen van de schaarwagen. Doelstelling Schiphol De doelstelling van Schiphol is het verlagen van den securitykosten en minder transportbewegingen om het gebouw. De doelstellingen van beide partijen raken elkaar door het securityproces. Opzet moduleopdracht De opzet beslaat de volgende hoofdstukken  Hoofdstuk 1 Initiatief tot dit project  Hoofdstuk 2 Projectbeheersing en plan van aanpak  Hoofdstuk 3 Bewaking van het project  Hoofdstuk 4 Projectafronding en evaluatie Onderzoeksmethode De volgende onderzoekmethodes zijn gebruikt bij deze moduleopdracht  Interview met de projectmanagers van de KCS  Interview met de projectleiders van dit project  Analyse van het project Lossen aan Airside