PERSONEELSADMINISTRATI
E & E-HRM
HOOFDSTUK 1: SOCIAAL SECRETARIAAT OF SOFTWAREPAKKET?
PERSONEELSADMINISTRATIE GEBEURT IN VERSCHILLENDE SETTINGS
Er kunnen een aantal opties voorgesteld worden waaruit een werkgever kan
putten voor zijn personeelsadministratie en loonbeheer. Naast het uitvoeren van
de personeelsadministratie, wordt ook belang gehecht aan de noodzakelijke
juridische ondersteuning die aangeboden wordt, gezien de complexiteit van het
hedendaags sociaal recht. Om het personeel een correcte loonberekening te
waarborgen, kan je kiezen tussen:
• Een aansluiting bij een erkend sociaal secretariaat
• Een beroep doen op een loonberekeningsprogramma,
• Een contractueel akkoord aangaan met een dienstverlenend bedrijf.
ERKENDE SOCIALE SECRETARIATEN VOOR WERKGEVERS
In België zijn meer dan 80% van de werkgevers aangesloten bij een erkend sociaal
secretariaat. Enkele voorbeelden van erkende sociale secretariaten:
- Securex, SD Worx, Partena, Acerta…
Erkenning De officiële bevestiging van de deskundigheid in de toepassing
van het sociaal recht en de berekening van de lonen. De RSZ
controleert de correcte toepassing van de regels van het
sociaal recht in de loonberekening. Ook de werking zelf van de
organisatie en de boekhouding worden streng gecontroleerd.
TAKEN VAN EEN SOCIAAL SECRETARIAAT:
1. De werkgever geeft aan het erkend sociaal secretariaat een mandaat
waarmee het in zijn naam en voor zijn rekening de wettelijke aangiften en
betalingen kan doen:
- aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (sociale
bijdragen)
1
, - aan de Administratie van de directe belastingen
(bedrijfsvoorheffing).
2. Klassiek krijgt het erkend secretariaat de opdracht de lonen te
berekenen. Dit heeft volgende voordelen:
- Snelle uitvoering door hoogwaardige computerapparatuur
- Tijdige doorstorting van de verschuldigde bedragen
- Correcte en stipte betaling van de lonen
- Als aangesloten werkgever hoef je in principe slechts de
bruto prestaties van de werknemers mee te delen. Je blijft
wel verantwoordelijk voor de brutolonen.
- Veel sociaal secretariaten leveren de globale
loonberekeningsresultaten af in een bestand dat kan worden
geïntegreerd in de boekhouding.
3. Het sociaal secretariaat past de actuele sociale wetgeving toe.
4. De meeste sociale secretariaten staan ook in voor de directe contacten
met de instellingen waarbij de werkgever sociaalrechtelijke
verplichtingen moet nakomen, zoals een kinderbijslagfonds, een
ziekenfonds, een externe dienst voor preventie en bescherming op het
werk,…
5. De aangesloten werkgevers kunnen een beroep doen op
gebruiksvriendelijke computerprogramma’s. Er zijn verschillende
modules, bijvoorbeeld voor het beheren van aanwervingen, opleidingen,
functies, het wagenpark, arbeidstijd, enz. Sommige sociale secretariaten
voorzien modules op maat in functie van de behoeften van de
onderneming. Dergelijke toepassingen zijn online beschikbaar via
interfaces, integreren vaak verschillende toepassingen en worden
automatisch geüpdatet.
De programma’s die door een erkend secretariaat worden gemaakt,
hebben het voordeel dat die naadloos aansluiten bij de algemene
computertoepassingen die het ontwikkelt voor al het cliënteel. Dit kan een
niet te onderschatten financieel voordeel opleveren ten opzichte van het
ontwikkelen van een programma op maat van één specifieke onderneming.
6. Een andere troef van de sociale secretariaten is dat je als aangesloten
werkgever beroep kan doen op een goed gestructureerde juridische
dienst.
2
, Bijvoorbeeld: advies en begeleiding bij collectieve en individuele
arbeidsrelaties, tussenkomst in geschillen met organismen van de sociale
zekerheid enz.
7. Sociaal secretariaten stellen ook heel wat informatie ter beschikking
van de aangeslotenen. Deze informatie concentreert zich op de
verplichtingen als werkgever in een bepaalde sector.
8. Om de geheimhouding van de loongegevens te waarborgen, gebruiken de
erkende sociale secretariaten betrouwbare communicatiekanalen met
hun aangeslotenen. De ondernemingen zenden meer en meer de
prestatiegegevens van het personeel via elektronische weg. De resultaten
worden ook via elektronische weg ontvangen. De aangesloten
onderneming moet dan zelf die gegevens in haar eigen computer opslaan.
LOONBEREKENINGSPROGRAMMA’S
Indien een onderneming geen beroep wenst te doen op een erkend sociaal
secretariaat, vormen specifieke computerprogramma’s voor loonberekening een
alternatief.
Loonberekenings- Deze programma’s maken het mogelijk in de onderneming zelf
programma de volledige loonadministratie bij te houden, de lonen
daadwerkelijk te berekenen, alle nodige periodieke aangiften
op te stellen en diverse documenten aan te maken.
DIENSTVERLENENDE BEDRIJVEN
Dienstverlenende Dienstverlenende bedrijven zoals accountantskantoren baten
bedrijven soms ook een loonberekeningsprogramma uit dat soms is
vervolledigd met extra functies in kader van
humanresourcesmanagement. Via een contractuele
dienstverlening kunnen ook zij een multiservice aanbieden.
WAT IS DE BESTE KEUZE?
De keuze tussen een aansluiting bij een sociaal secretariaat, de aankoop van een
softwareprogramma of het aangaan van een contract met een dienstverlenend
bedrijf is niet evident. Volgende elementen zullen een rol spelen bij het maken van
de keuze:
• De diensten die worden aangeboden naast de loonberekening
3
, • De betrouwbaarheid van de cijfergegevens
• De zekerheid die verplicht moet worden gewaarborgd in de sociale materie
• De bijstand van een juridische dienst
• Het beheer van sociale geschillen
• De informatie waarop je beroep kan doen
• Verhouding prijs-kwaliteit: De kostprijs in verhouding tot de specifieke
diensten waarop je beroep kan doen.
E-GOVERNMENT IN DE SOCIALE ZEKERHEID
E-government E-government slaat op het gebruik van informatie- en
communicatietechnologie om informatie en diensten aan
burgers, bedrijven en overheden ter beschikking te stellen. E-
government betekent een belangrijke verlichting van de
administratieve last voor werkgevers en een vereenvoudiging
en versnelling van de administratieve verplichtingen van de
werkgever.
Project ‘e- De federale regering treft sinds 2003 verschillende
government in de maatregelen om de sociale zekerheid te moderniseren en voor
sociale zekerheid’ alle gebruikers te vereenvoudigen.
4 KRACHTLIJNEN VAN E-GOVERNMENT IN DE SOCIALE ZEKERHEID:
Dimona De verplichte veralgemening van de onmiddellijke aangifte
voor tewerkstelling in alle sectoren.
De dimona is het elektronische bewijs van een contractuele
betrekking tussen de werkgever en de werknemer. De
werkgever moet het begin en het einde van een
arbeidsovereenkomst onmiddellijk melden aan de sociale
instanties die deze gegevens gebruiken. De dimona heeft de
verplichting om een arbeidsovereenkomst tussen werkgever en
werknemer af te sluiten niet afgeschaft.
Dmfa De invoering van een nieuw soort elektronische aangifte bij de
R.S.Z., de multifunctionele aangifte.
De dmfa per kwartaal vervangt de papieren R.S.Z.-aangifte per
kwartaal waarbij de werkgever elk trimester de namen,
functies, salarisgegevens en werktijden van werknemers
meedeelt aan verschillende socialezekerheidsinstellingen.
4
E & E-HRM
HOOFDSTUK 1: SOCIAAL SECRETARIAAT OF SOFTWAREPAKKET?
PERSONEELSADMINISTRATIE GEBEURT IN VERSCHILLENDE SETTINGS
Er kunnen een aantal opties voorgesteld worden waaruit een werkgever kan
putten voor zijn personeelsadministratie en loonbeheer. Naast het uitvoeren van
de personeelsadministratie, wordt ook belang gehecht aan de noodzakelijke
juridische ondersteuning die aangeboden wordt, gezien de complexiteit van het
hedendaags sociaal recht. Om het personeel een correcte loonberekening te
waarborgen, kan je kiezen tussen:
• Een aansluiting bij een erkend sociaal secretariaat
• Een beroep doen op een loonberekeningsprogramma,
• Een contractueel akkoord aangaan met een dienstverlenend bedrijf.
ERKENDE SOCIALE SECRETARIATEN VOOR WERKGEVERS
In België zijn meer dan 80% van de werkgevers aangesloten bij een erkend sociaal
secretariaat. Enkele voorbeelden van erkende sociale secretariaten:
- Securex, SD Worx, Partena, Acerta…
Erkenning De officiële bevestiging van de deskundigheid in de toepassing
van het sociaal recht en de berekening van de lonen. De RSZ
controleert de correcte toepassing van de regels van het
sociaal recht in de loonberekening. Ook de werking zelf van de
organisatie en de boekhouding worden streng gecontroleerd.
TAKEN VAN EEN SOCIAAL SECRETARIAAT:
1. De werkgever geeft aan het erkend sociaal secretariaat een mandaat
waarmee het in zijn naam en voor zijn rekening de wettelijke aangiften en
betalingen kan doen:
- aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (sociale
bijdragen)
1
, - aan de Administratie van de directe belastingen
(bedrijfsvoorheffing).
2. Klassiek krijgt het erkend secretariaat de opdracht de lonen te
berekenen. Dit heeft volgende voordelen:
- Snelle uitvoering door hoogwaardige computerapparatuur
- Tijdige doorstorting van de verschuldigde bedragen
- Correcte en stipte betaling van de lonen
- Als aangesloten werkgever hoef je in principe slechts de
bruto prestaties van de werknemers mee te delen. Je blijft
wel verantwoordelijk voor de brutolonen.
- Veel sociaal secretariaten leveren de globale
loonberekeningsresultaten af in een bestand dat kan worden
geïntegreerd in de boekhouding.
3. Het sociaal secretariaat past de actuele sociale wetgeving toe.
4. De meeste sociale secretariaten staan ook in voor de directe contacten
met de instellingen waarbij de werkgever sociaalrechtelijke
verplichtingen moet nakomen, zoals een kinderbijslagfonds, een
ziekenfonds, een externe dienst voor preventie en bescherming op het
werk,…
5. De aangesloten werkgevers kunnen een beroep doen op
gebruiksvriendelijke computerprogramma’s. Er zijn verschillende
modules, bijvoorbeeld voor het beheren van aanwervingen, opleidingen,
functies, het wagenpark, arbeidstijd, enz. Sommige sociale secretariaten
voorzien modules op maat in functie van de behoeften van de
onderneming. Dergelijke toepassingen zijn online beschikbaar via
interfaces, integreren vaak verschillende toepassingen en worden
automatisch geüpdatet.
De programma’s die door een erkend secretariaat worden gemaakt,
hebben het voordeel dat die naadloos aansluiten bij de algemene
computertoepassingen die het ontwikkelt voor al het cliënteel. Dit kan een
niet te onderschatten financieel voordeel opleveren ten opzichte van het
ontwikkelen van een programma op maat van één specifieke onderneming.
6. Een andere troef van de sociale secretariaten is dat je als aangesloten
werkgever beroep kan doen op een goed gestructureerde juridische
dienst.
2
, Bijvoorbeeld: advies en begeleiding bij collectieve en individuele
arbeidsrelaties, tussenkomst in geschillen met organismen van de sociale
zekerheid enz.
7. Sociaal secretariaten stellen ook heel wat informatie ter beschikking
van de aangeslotenen. Deze informatie concentreert zich op de
verplichtingen als werkgever in een bepaalde sector.
8. Om de geheimhouding van de loongegevens te waarborgen, gebruiken de
erkende sociale secretariaten betrouwbare communicatiekanalen met
hun aangeslotenen. De ondernemingen zenden meer en meer de
prestatiegegevens van het personeel via elektronische weg. De resultaten
worden ook via elektronische weg ontvangen. De aangesloten
onderneming moet dan zelf die gegevens in haar eigen computer opslaan.
LOONBEREKENINGSPROGRAMMA’S
Indien een onderneming geen beroep wenst te doen op een erkend sociaal
secretariaat, vormen specifieke computerprogramma’s voor loonberekening een
alternatief.
Loonberekenings- Deze programma’s maken het mogelijk in de onderneming zelf
programma de volledige loonadministratie bij te houden, de lonen
daadwerkelijk te berekenen, alle nodige periodieke aangiften
op te stellen en diverse documenten aan te maken.
DIENSTVERLENENDE BEDRIJVEN
Dienstverlenende Dienstverlenende bedrijven zoals accountantskantoren baten
bedrijven soms ook een loonberekeningsprogramma uit dat soms is
vervolledigd met extra functies in kader van
humanresourcesmanagement. Via een contractuele
dienstverlening kunnen ook zij een multiservice aanbieden.
WAT IS DE BESTE KEUZE?
De keuze tussen een aansluiting bij een sociaal secretariaat, de aankoop van een
softwareprogramma of het aangaan van een contract met een dienstverlenend
bedrijf is niet evident. Volgende elementen zullen een rol spelen bij het maken van
de keuze:
• De diensten die worden aangeboden naast de loonberekening
3
, • De betrouwbaarheid van de cijfergegevens
• De zekerheid die verplicht moet worden gewaarborgd in de sociale materie
• De bijstand van een juridische dienst
• Het beheer van sociale geschillen
• De informatie waarop je beroep kan doen
• Verhouding prijs-kwaliteit: De kostprijs in verhouding tot de specifieke
diensten waarop je beroep kan doen.
E-GOVERNMENT IN DE SOCIALE ZEKERHEID
E-government E-government slaat op het gebruik van informatie- en
communicatietechnologie om informatie en diensten aan
burgers, bedrijven en overheden ter beschikking te stellen. E-
government betekent een belangrijke verlichting van de
administratieve last voor werkgevers en een vereenvoudiging
en versnelling van de administratieve verplichtingen van de
werkgever.
Project ‘e- De federale regering treft sinds 2003 verschillende
government in de maatregelen om de sociale zekerheid te moderniseren en voor
sociale zekerheid’ alle gebruikers te vereenvoudigen.
4 KRACHTLIJNEN VAN E-GOVERNMENT IN DE SOCIALE ZEKERHEID:
Dimona De verplichte veralgemening van de onmiddellijke aangifte
voor tewerkstelling in alle sectoren.
De dimona is het elektronische bewijs van een contractuele
betrekking tussen de werkgever en de werknemer. De
werkgever moet het begin en het einde van een
arbeidsovereenkomst onmiddellijk melden aan de sociale
instanties die deze gegevens gebruiken. De dimona heeft de
verplichting om een arbeidsovereenkomst tussen werkgever en
werknemer af te sluiten niet afgeschaft.
Dmfa De invoering van een nieuw soort elektronische aangifte bij de
R.S.Z., de multifunctionele aangifte.
De dmfa per kwartaal vervangt de papieren R.S.Z.-aangifte per
kwartaal waarbij de werkgever elk trimester de namen,
functies, salarisgegevens en werktijden van werknemers
meedeelt aan verschillende socialezekerheidsinstellingen.
4
