Event Basics
1. Een evenement: what’s in a name
Evenement = een door een individu, groep of organisatie georganiseerde
gebeurtenis die gericht is op een specifieke doelgroep of publieksgroep om een
vooraf bepaald doel te realiseren
Evenement = een speciale, tijd- en plaatsgebonden gebeurtenis die door een
initiatiefnemer (individu, groep of organisatie) bewust is gepland en die gericht is
op een bepaalde doelgroep om met een bewust gekozen vorm een bepaald doel te
realiseren
Evenement = een geplande, unieke bijeenkomst voor één of meerdere genodigde
doelgroepen met een vooraf geformuleerde doelstelling die op een creatieve
manier gecommuniceerd wordt
→ telkens doelstelling + doelgroep + doel
Geschiedenis: nooit modeverschijnsel geweest → wel aan belang gewonnen
→ branche onderhevig aan verandering:
● Belang van merchandising: promotie van evenementen
● Geld verdienen met een evenement
bv.: Woodstock Festival
Nog verder in opmars: vanaf begin 2000
→ met strategie in het achterhoofd → beleving kan ook als promotie werken →
geprofessionaliseerd → belangen van organisatoren, initiatiefnemers, bezoekers,...
→ ontstaan van brancheverenigingen, opleidingen,... → eindelijk plaats in
marketingcommunicatie
Verdere evolutie: vanaf en na 2020
→ online en hybride events (corona)
Evenement = ook marketingcommunicatie-instrument en belangrijk instrument
Verschil → fysieke of realtime aanwezigheid van de doelgroep → door beleving /
experience, door interactie tussen / groepsverbinding met, door unieke / originele
benadering → kennis, attitude, gedrag deelnemers duurzaam beïnvloeden
Synergie tussen de verschillende instrumenten: geheel is meer dan de som van de
delen → boodschap wordt verzonden met meerdere, op elkaar afgestemde
instrumenten die elkaar versterken → geïntegreerde marketing = buzzwoord
→ het herhaaleffect is groter is als de boodschap de ontvanger via
verschillende kanalen bereikt
,360° marketing-en communicatieaanpak → totaalaanpak → maar: niet blindelings
alle mogelijke kanalen gebruiken → zorgvuldige selectie van een aantal kanalen
bv.: Red Bull: reclame, sponsoring, event zeepkistenrace → nood aan strategische
integratie tussen de verschillende afdelingen die voor elk specifiek kanaal
verantwoordelijk zijn = valkuil → nood aan communicatie manager die alles overziet
en integreert
Waarom evenementen: beleveniscommunicatie:
Fysieke of realtime aanwezigheid vd. doelgroep → belevenis → beleving
Waarom? Van belevenis naar beleving = experience design
Beleveniscommunicatie - belevenismarketing
Experience marketing = vorm van marketing die als doel heeft een beleving te
creëren, om zo consumenten het product / bedrijf / merk op een emotioneel niveau
te laten ervaren en een relatie te creëren
Emoties = middelpunt van belangstelling
Beleveniscommunicatie = op verzoek van de consument
→ ze bepalen zelf of ze mee willen doen
→ dialoog tussen organisatie en individuele consument vormen de
basis voor gezamenlijke creatie van belevenissen / ervaringen
Experience marketing is niet alleen evenement, elk evenement is al experience
marketing → elk event zou beleving moeten aanbieden aan de deelnemers,
bezoekers, gasteren, mensen die aanwezig zijn
Evenement = ultieme tool ! → start al bij de reclame, parking,...
Video event planner: BEKIJKEN
Aftermovie Tomorrowland: BEKIJKEN
Soorten evenementen:
● Teambuilding / incentive
● Personeelsfeest / jubileum
● Familiedag
● Opendeurdag
● Productlancering / roadshow / kick-off
● Beurs
● Sportevenement
● Festival / concert / fuif
● Congres / vergadering / workshop / seminarie
● Persconferentie
● Huwelijk / verjaardagsfeest / babyborrel / communie / lentefeest
, Doel - wat willen bereiken?
Formuleren van een doelstelling is cruciaal = start = fundament
→ aanleiding = niet het doel
Heldere en meetbare doelstellingen
Waarom?
● PR: imago verbeteren of behouden - publiek bereiken - entertainen
● Communicatie: informeren - boodschap overbrengen
● Commercieel: winst maken - geld verdienen
● Goed doel: geld verdienen ten voordele van een goed doel
→ SMART formuleren
Doelgroep - wie willen we bereiken (voor wie organiseren we het event?)
Twee grote categorieën: intern vs. extern
→ doelgroep definiëren
→ informatie verzamelen
→ profiel bepalen adhv. kenmerken:
● Sociodemografische: geslacht, leeftijd, opleidingsniveau,...
● Communicatieve: mediagebruik, verwachtingen / interesses
→ heterogene vs. homogene doelgroep
Doelgroep - omvang
Aantal gasten = belangrijk voor budget / locatie
Bereken: grootte van potentiële doelgroep, inschatting van aantal inschrijvingen:
obv. info uit verleden, onderzoek,... + hou rekening met no-show-percentage
Datum - duur - tijdstip
Wanneer? Bij zo hoog mogelijke opkomst
Datum:
● Weekend(dag) vs. weekdag vs. vakantie(dag) vs. feestdag
● Business-kalender
● Seizoenen en weersverwachtingen
● Concurrerende evenementen
Tijdsspanne:
● Zo kort als mogelijk
● Tijd nuttig besteden
● Maar: te overhaast is ook not done
Tijdstip:
● Hou rekening met verplaatsing
● Dagindeling business
Wat gaan we doen? → concept, rode draad, thema → origineel & creatief →
totaalconcept met WOW-effect (hiervoor moet je trends opvolgen, vernieuwend
zijn, partnership opbouwen,...) → experience / beleving → betrokkenheid creëren →
thinking out of the box → van voor de aanvang tot nadien ≠ tijdens het event
1. Een evenement: what’s in a name
Evenement = een door een individu, groep of organisatie georganiseerde
gebeurtenis die gericht is op een specifieke doelgroep of publieksgroep om een
vooraf bepaald doel te realiseren
Evenement = een speciale, tijd- en plaatsgebonden gebeurtenis die door een
initiatiefnemer (individu, groep of organisatie) bewust is gepland en die gericht is
op een bepaalde doelgroep om met een bewust gekozen vorm een bepaald doel te
realiseren
Evenement = een geplande, unieke bijeenkomst voor één of meerdere genodigde
doelgroepen met een vooraf geformuleerde doelstelling die op een creatieve
manier gecommuniceerd wordt
→ telkens doelstelling + doelgroep + doel
Geschiedenis: nooit modeverschijnsel geweest → wel aan belang gewonnen
→ branche onderhevig aan verandering:
● Belang van merchandising: promotie van evenementen
● Geld verdienen met een evenement
bv.: Woodstock Festival
Nog verder in opmars: vanaf begin 2000
→ met strategie in het achterhoofd → beleving kan ook als promotie werken →
geprofessionaliseerd → belangen van organisatoren, initiatiefnemers, bezoekers,...
→ ontstaan van brancheverenigingen, opleidingen,... → eindelijk plaats in
marketingcommunicatie
Verdere evolutie: vanaf en na 2020
→ online en hybride events (corona)
Evenement = ook marketingcommunicatie-instrument en belangrijk instrument
Verschil → fysieke of realtime aanwezigheid van de doelgroep → door beleving /
experience, door interactie tussen / groepsverbinding met, door unieke / originele
benadering → kennis, attitude, gedrag deelnemers duurzaam beïnvloeden
Synergie tussen de verschillende instrumenten: geheel is meer dan de som van de
delen → boodschap wordt verzonden met meerdere, op elkaar afgestemde
instrumenten die elkaar versterken → geïntegreerde marketing = buzzwoord
→ het herhaaleffect is groter is als de boodschap de ontvanger via
verschillende kanalen bereikt
,360° marketing-en communicatieaanpak → totaalaanpak → maar: niet blindelings
alle mogelijke kanalen gebruiken → zorgvuldige selectie van een aantal kanalen
bv.: Red Bull: reclame, sponsoring, event zeepkistenrace → nood aan strategische
integratie tussen de verschillende afdelingen die voor elk specifiek kanaal
verantwoordelijk zijn = valkuil → nood aan communicatie manager die alles overziet
en integreert
Waarom evenementen: beleveniscommunicatie:
Fysieke of realtime aanwezigheid vd. doelgroep → belevenis → beleving
Waarom? Van belevenis naar beleving = experience design
Beleveniscommunicatie - belevenismarketing
Experience marketing = vorm van marketing die als doel heeft een beleving te
creëren, om zo consumenten het product / bedrijf / merk op een emotioneel niveau
te laten ervaren en een relatie te creëren
Emoties = middelpunt van belangstelling
Beleveniscommunicatie = op verzoek van de consument
→ ze bepalen zelf of ze mee willen doen
→ dialoog tussen organisatie en individuele consument vormen de
basis voor gezamenlijke creatie van belevenissen / ervaringen
Experience marketing is niet alleen evenement, elk evenement is al experience
marketing → elk event zou beleving moeten aanbieden aan de deelnemers,
bezoekers, gasteren, mensen die aanwezig zijn
Evenement = ultieme tool ! → start al bij de reclame, parking,...
Video event planner: BEKIJKEN
Aftermovie Tomorrowland: BEKIJKEN
Soorten evenementen:
● Teambuilding / incentive
● Personeelsfeest / jubileum
● Familiedag
● Opendeurdag
● Productlancering / roadshow / kick-off
● Beurs
● Sportevenement
● Festival / concert / fuif
● Congres / vergadering / workshop / seminarie
● Persconferentie
● Huwelijk / verjaardagsfeest / babyborrel / communie / lentefeest
, Doel - wat willen bereiken?
Formuleren van een doelstelling is cruciaal = start = fundament
→ aanleiding = niet het doel
Heldere en meetbare doelstellingen
Waarom?
● PR: imago verbeteren of behouden - publiek bereiken - entertainen
● Communicatie: informeren - boodschap overbrengen
● Commercieel: winst maken - geld verdienen
● Goed doel: geld verdienen ten voordele van een goed doel
→ SMART formuleren
Doelgroep - wie willen we bereiken (voor wie organiseren we het event?)
Twee grote categorieën: intern vs. extern
→ doelgroep definiëren
→ informatie verzamelen
→ profiel bepalen adhv. kenmerken:
● Sociodemografische: geslacht, leeftijd, opleidingsniveau,...
● Communicatieve: mediagebruik, verwachtingen / interesses
→ heterogene vs. homogene doelgroep
Doelgroep - omvang
Aantal gasten = belangrijk voor budget / locatie
Bereken: grootte van potentiële doelgroep, inschatting van aantal inschrijvingen:
obv. info uit verleden, onderzoek,... + hou rekening met no-show-percentage
Datum - duur - tijdstip
Wanneer? Bij zo hoog mogelijke opkomst
Datum:
● Weekend(dag) vs. weekdag vs. vakantie(dag) vs. feestdag
● Business-kalender
● Seizoenen en weersverwachtingen
● Concurrerende evenementen
Tijdsspanne:
● Zo kort als mogelijk
● Tijd nuttig besteden
● Maar: te overhaast is ook not done
Tijdstip:
● Hou rekening met verplaatsing
● Dagindeling business
Wat gaan we doen? → concept, rode draad, thema → origineel & creatief →
totaalconcept met WOW-effect (hiervoor moet je trends opvolgen, vernieuwend
zijn, partnership opbouwen,...) → experience / beleving → betrokkenheid creëren →
thinking out of the box → van voor de aanvang tot nadien ≠ tijdens het event
