ICAIS voorbeelduitwerking processen
Inkoop:
1. Impuls
1.1 signalering noodzaak tot inkoop
1.2 interne inkoopopdracht
Periodiek legt het hoofd Inkoop op basis van ervaringscijfers de bestelniveau ’s per artikel vast in de
voorraadapplicatie. Door middel van een applicatiecontrole wordt het bereiken van de
minimumvoorraadpositie/het bestelniveau gesignaleerd en wordt er automatisch een interne
bestelopdracht in de inkoopapplicatie gegenereerd op de terminal van de inkoper.
2. Offerteprocedure
2.1 selectie potentiële leveranciers
2.2 aanvragen offertes
2.3 keuze offertes
2.4 vastleggen keuze
De inkoper selecteert een aantal potentiële leveranciers (of: er wordt geen melding gemaakt op de
terminal van de inkopen maar er wordt meteen door een applicatiecontrole automatisch een
voorkeursleverancier geselecteerd, bijvoorbeeld op basis van ervaringsgevens en automatisch een
bestelopdracht gegenereerd en vastgelegd in de inkoopapplicatie en middels EDI verstuurd aan de
leverancier) en vraagt offertes aan en legt deze vast in de inkoopapplicatie status ‘offerte
aangevraagd’. Een applicatiecontrole bewaakt op basis van uitgaande offertedatum de tijdige
ontvangst van de aangevraagde offertes. De inkoper beoordeelt de ontvangen van de aangevraagde
offertes en doet een voorstel aan het hoofd Inkopen. Het hoofd Inkopen beoordeelt het voorstel en
keurt die elektronisch goed en vindt een statusophoging plaats naar ‘offerte geaccepteerd’.
3. Bestelling
3.1 vervaardigen bestelling
3.2 autoriseren bestelling
3.3 registratie bestelling
De inkoper legt de keuze van de leverancier bij de interne bestelopdracht vast in de inkoopapplicatie.
Het hoofd inkopen controleert de invoer en indien akkoord fiatteert hij elektronisch en de bestelling
is geplaatst. Automatisch worden tevens de besteldatum en de te ontvangen artikelen geregistreerd
en wordt de bestelling doorgeboekt naar de voorraadapplicatie status ‘besteld’. De
voorraadapplicatie bewaakt de tijdige ontvangst door de statuswijziging van ‘besteld’ naar
‘ontvangen’ te monitoren en afwijkingen te melden op de terminal van het hoofd Inkopen.
, 4. Ontvangst
4.1 vaststellen ‘besteld’
4.2 tellen
4.3 kwaliteitscontrole
Bij de ontvangst van de goederen stelt de magazijnmeester aan de hand van de inkoopapplicatie vast
dat de goederen zijn besteld. Hij scant de goederen aan de hand van de unieke barcodes en
controleert de kwaliteit. De magazijnmeester ondertekent de ( elektronisch de digitale) ontvangst
bon voor de leverancier.
4.4 ontvangstmelding
4.5 registratie voorraad en crediteuren
Een applicatiecontrole matcht de bestelde en de ontvangen voorraad en indien akkoord worden de
voorraden automatisch in de voorraadapplicatie geboekt en hiermee wijzigt de status van ‘besteld’
naar de status ‘ontvangen’. Automatisch wordt de verplichting in de crediteurenapplicatie
geregistreerd ( status ‘factuur in behandeling).
5. Factuurbehandeling
5.1 controle ‘besteld’’ en ‘ontvangen
5.2 prijscontrole
5.3 goedkeuring factuur
5.4 statusmutatie crediteuren
Een medewerker van de administratie voert van de ontvangen factuur de leverancier, het aantal, de
prijs en de betaaldatum in de crediteurenapplicatie in ( of factuur wordt direct ingelezen via e-
facturatie). Een applicatiecontrole vergelijkt de invoer met de bovenvermelde bestel-,
ontvangstgegevens en de ‘factuur in behandeling’ volgens de crediteurenapplicatie ( 3 way match) en
toetst de factuur op rekenkundige juistheid. Indien akkoord muteert automatisch de verplichting in
de crediteurenapplicatie in de status ‘’ factuur akkoord’ en kan deze betaalbaar worden gesteld. Bij
afwijkingen blokkeert de crediteurenapplicatie de factuur, totdat het hoofd inkoop, na het oplossen
van de afwijkingen, elektronisch goedkeuring verleent voor het betaalbaar stellen van de factuur.
6. Betaling
6.1 vaststellen vervaldatum
6.2 vervaardigen van betalingsopdracht
6.3 procuratie en verzending betaling
6.4 registratie betaling
Een applicatiecontrole signaleert ( periodiek, bijvoorbeeld wekelijks) het bereiken van de
betaaldatum in de crediteurenapplicatie en er wordt automatisch een betaalvoorstellijst aangemaakt
in de betaalapplicatie. Indien akkoord wordt de betaalvoorstellijst automatisch (interface) ingelezen
in het internetportaal van de bank. De directeur controleert de betaalvoorstellijst (eventueel nog
met de onderliggende bescheiden) met het ingelezen betaalbestand en autoriseert die met zijn
encrytiesleutel, maakt elektronisch contact met de bank en verstuurt het betaal bestand ter
verwerking. Hierna vindt de betaling geautomatiseerd plaats.
Inkoop:
1. Impuls
1.1 signalering noodzaak tot inkoop
1.2 interne inkoopopdracht
Periodiek legt het hoofd Inkoop op basis van ervaringscijfers de bestelniveau ’s per artikel vast in de
voorraadapplicatie. Door middel van een applicatiecontrole wordt het bereiken van de
minimumvoorraadpositie/het bestelniveau gesignaleerd en wordt er automatisch een interne
bestelopdracht in de inkoopapplicatie gegenereerd op de terminal van de inkoper.
2. Offerteprocedure
2.1 selectie potentiële leveranciers
2.2 aanvragen offertes
2.3 keuze offertes
2.4 vastleggen keuze
De inkoper selecteert een aantal potentiële leveranciers (of: er wordt geen melding gemaakt op de
terminal van de inkopen maar er wordt meteen door een applicatiecontrole automatisch een
voorkeursleverancier geselecteerd, bijvoorbeeld op basis van ervaringsgevens en automatisch een
bestelopdracht gegenereerd en vastgelegd in de inkoopapplicatie en middels EDI verstuurd aan de
leverancier) en vraagt offertes aan en legt deze vast in de inkoopapplicatie status ‘offerte
aangevraagd’. Een applicatiecontrole bewaakt op basis van uitgaande offertedatum de tijdige
ontvangst van de aangevraagde offertes. De inkoper beoordeelt de ontvangen van de aangevraagde
offertes en doet een voorstel aan het hoofd Inkopen. Het hoofd Inkopen beoordeelt het voorstel en
keurt die elektronisch goed en vindt een statusophoging plaats naar ‘offerte geaccepteerd’.
3. Bestelling
3.1 vervaardigen bestelling
3.2 autoriseren bestelling
3.3 registratie bestelling
De inkoper legt de keuze van de leverancier bij de interne bestelopdracht vast in de inkoopapplicatie.
Het hoofd inkopen controleert de invoer en indien akkoord fiatteert hij elektronisch en de bestelling
is geplaatst. Automatisch worden tevens de besteldatum en de te ontvangen artikelen geregistreerd
en wordt de bestelling doorgeboekt naar de voorraadapplicatie status ‘besteld’. De
voorraadapplicatie bewaakt de tijdige ontvangst door de statuswijziging van ‘besteld’ naar
‘ontvangen’ te monitoren en afwijkingen te melden op de terminal van het hoofd Inkopen.
, 4. Ontvangst
4.1 vaststellen ‘besteld’
4.2 tellen
4.3 kwaliteitscontrole
Bij de ontvangst van de goederen stelt de magazijnmeester aan de hand van de inkoopapplicatie vast
dat de goederen zijn besteld. Hij scant de goederen aan de hand van de unieke barcodes en
controleert de kwaliteit. De magazijnmeester ondertekent de ( elektronisch de digitale) ontvangst
bon voor de leverancier.
4.4 ontvangstmelding
4.5 registratie voorraad en crediteuren
Een applicatiecontrole matcht de bestelde en de ontvangen voorraad en indien akkoord worden de
voorraden automatisch in de voorraadapplicatie geboekt en hiermee wijzigt de status van ‘besteld’
naar de status ‘ontvangen’. Automatisch wordt de verplichting in de crediteurenapplicatie
geregistreerd ( status ‘factuur in behandeling).
5. Factuurbehandeling
5.1 controle ‘besteld’’ en ‘ontvangen
5.2 prijscontrole
5.3 goedkeuring factuur
5.4 statusmutatie crediteuren
Een medewerker van de administratie voert van de ontvangen factuur de leverancier, het aantal, de
prijs en de betaaldatum in de crediteurenapplicatie in ( of factuur wordt direct ingelezen via e-
facturatie). Een applicatiecontrole vergelijkt de invoer met de bovenvermelde bestel-,
ontvangstgegevens en de ‘factuur in behandeling’ volgens de crediteurenapplicatie ( 3 way match) en
toetst de factuur op rekenkundige juistheid. Indien akkoord muteert automatisch de verplichting in
de crediteurenapplicatie in de status ‘’ factuur akkoord’ en kan deze betaalbaar worden gesteld. Bij
afwijkingen blokkeert de crediteurenapplicatie de factuur, totdat het hoofd inkoop, na het oplossen
van de afwijkingen, elektronisch goedkeuring verleent voor het betaalbaar stellen van de factuur.
6. Betaling
6.1 vaststellen vervaldatum
6.2 vervaardigen van betalingsopdracht
6.3 procuratie en verzending betaling
6.4 registratie betaling
Een applicatiecontrole signaleert ( periodiek, bijvoorbeeld wekelijks) het bereiken van de
betaaldatum in de crediteurenapplicatie en er wordt automatisch een betaalvoorstellijst aangemaakt
in de betaalapplicatie. Indien akkoord wordt de betaalvoorstellijst automatisch (interface) ingelezen
in het internetportaal van de bank. De directeur controleert de betaalvoorstellijst (eventueel nog
met de onderliggende bescheiden) met het ingelezen betaalbestand en autoriseert die met zijn
encrytiesleutel, maakt elektronisch contact met de bank en verstuurt het betaal bestand ter
verwerking. Hierna vindt de betaling geautomatiseerd plaats.
