Communicatie en Organisatie samenvatting thema 8

Communicatie samenvatting thema 8

Zakelijke gesprekken heb je altijd een doel  dat doel willen gesprekspartner
binnen de tijdslimiet die ze voor het gesprek hebben uitgetrokken: je moet je
voorbereiden op een zakelijk gesprek.

Zakelijke gesprekken hebben verschillende doelen.
Sollicitatiegesprek het doel is voor beide partijen; informatie-uitwisseling.
Selectiecommissie wil weten waarom de sollicitant of die wel in hun organisatie
past.
De sollicitant wil weten om wat voor soort organisatie en wat voor werk het gaat.

Gespreksdoelen:
-kennisdoelen : wat moet iemand weten
-houdingsdoelen : welke mening iemand heeft
-gedragsdoelen : hoe iemand zich moet gedragen

Gesprek voorbereidt bepaal je ondermeer de gesprekdoelen.
Kennisdoelen: bij een zakelijk gesprek van belang

Kennisdoelen
-hebben te maken met verzamelen en uitwisselen van informatie, meningen,
gebeurtenissen, ideeën en dergelijke.
Vragen die je jezelf stelt:
-welke informatie wil ik aan de ander overdragen in dit gesprek
-welke informatie wil ik in dit gesprek van de ander ontvangen

Houdingsdoelen
-willen we de mening en de gevoelens van de ander beïnvloeden
Vragen die je jezelf stelt:
-welk gevoel wil ik bij de ander achterlaten na dit gesprek
-welke mening wil ik beïnvloeden met dit gesprek
-waar wil ik iemand van overtuigen


Gedragsdoelen
-heeft te maken met het beïnvloeden van het gedrag
-functioneringsgesprek: hebben als doel dat medewerkers meer presteren of een
betere kwaliteit leveren.
Vragen die je bij jezelf stelt:
-wat wil ik dat de ander gaat doen na dit gesprek
-hoe wil ik dat de ander zich na dit gesprek gaat gedragen

De opbouw van een zakelijk gesprek
-aanloopfase
-planningsfase
-themafase
-slotfase

, Aanloopfase
-is de opening van een gesprek
-gaat dan zitten, schenkt koffie in of dergelijke
-begint het gesprek meestal met een ‘social talk’: praat over koetjes en kalfjes voor je
het gesprekonderwerp aansnijdt
-social talk; belangrijk om een goede sfeer te scheppen; word hierdoor duidelijk wie
de gespreksleider is, hoe de rolverdeling in het gesprek zal zijn.
-aanloopfase dus ook belangrijk voor de relationele aspecten van het gesprek
-mag niet langer dan enkele minuten duren

Planningsfase
Aanloopfase voorbij?  niet direct met de inhoud beginnen
Planningsfase eerst het gesprek formeel met elkaar voorbereiden houdt in dat de
gespreksleider aan de ander laat weten;
-in welke functie en waarom het gesprek gevoerd wordt
-wat het doel van het gesprek is
-welke randvoorwaarden er zijn, bijvoorbeeld tijd
-hoe jullie het onderwerp met elkaar gaan bespreken
-lijkt alsof het lang duurt , maar duurt maar een paar minuten
-belangrijke fase in het gesprek word duidelijk gemaakt wat je van het gesprek en
van de ander verwacht
Planningsfase komt niet in ieder openlijk gesprek aan bod
Gesprekken die plotseling ontstaan de situatie vraagt er niet om

Themafase
Aanloopfase en de planningsfase voorbereidingen op het gespreksonderwerp
Themafasehet onderwerp komt nu aan bod
Inhoud themafase per gesprekssoort verschillend
Themafase kom je tot de kern van het gesprek

Slotfase
-gespreksonderwerp voldoende toe aan de afronding van het gesprek
-als gespreksleider let je op de volgende punten;
-geef een samenvatting van de inhoud van het gesprek
-controleer of de ander het met je samenvatting eens is en stel je samenvatting zo
nodig bij
-vat eventuele afspraken samen, toets of de ander het ermee eens is en leg ze
eventueel schriftelijk vast
Belangrijk: aandacht hebt voor de relatie met jouw gesprekspartner. Na dat formele
gedeelte tijd inruimt voor social talk en afscheid

Open gesprek als jouw gesprekpartner veel invloed kan uitoefenen op de
structuur en de inhoud
Gesloten gesprek kan hij helemaal geen invloed uitoefenen
Half opengesprek kan de gesprekspartner wel invloed uitoefenen op de inhoud
maar niet op de structuur

Invloed op structuur en inhoud gesprek
-gesloten gesprek ; structuur en inhoud liggen vast
-half opengesprek; structuur ligt vast, inhoud niet