Samenvatting Online Event Marketing

Samenvatting online event marketing
Hoofdstuk 1 - Event Essentials
DNA-elementen als de kern van elk evenement
1. Entertainment
a. Show KEY-DNA-elementen
b. Services = beïnvloeden de beslissingsflow
2. Tijd van de potentiële eventdeelnemer
3. Plaats fundamenteel
4. Eventnaam
5. Doelgroep/publiek
6. Management
7. Eventdoel
8. Klasse

(Meer)waarde van het evenement = (meer)waarde van de invulling van de DNA-elementen
 De waardevolle invulling van de DNA-(sub)elementen maakt elk evenement uniek
o Centrale vraag:
“Waarom zou iemand willen deelnemen aan mijn event?”
 Hoe groter de (meer)waardecreatie per DNA-(sub)element, hoe groter de subjectieve
waarde voor de potentiële eventdeelnemer en hoe groter de kans dat hij/zij
deelneemt

1A. Entertainment > services
Must have services
 EHBO Opmerking!
 Propere WC’s Wat voor het ene event
Basic services een Basic service is, kan
 Free WIFI voor een ander event een
Nice to have services Nice to have service zijn.
 Sponsorvillage
 Chillzone met hangmatten
 Luxe camping
 Betaalarmband
 Gezonde catering (niet alleen fastfood)

Twee waardevolle evenementen
1. Real-time event
Dit is het fysieke of virtuele evenement dat je beleeft, bijvoorbeeld: Rock Werchter,
voetbalwedstrijd, online SID-IN beurs…

2. Conversatie event
Dit is het evenement dat je vooraf, tijdens en na het realtime event online beleeft,
bijvoorbeeld:

Je neemt deel aan een online wedstrijd op een sociaal media kanaal van Rock Werchter.
Je doet mee aan een brand activation in de sponsorvillage op het festival en post hier foto’s
van op jouw sociale media, stuurt deze naar jouw familie via Whatsapp.
Na het festival bekijk je de aftermovie en vul je eventevaluatie in via een poll op Instagram.




Onlosmakelijk met elkaar verbonden

1

,  De customer Experience wordt bepaald door het samenspel van beide events,
doorheen de hele customer journey
 Het ene event kan het andere in waarde doen stijgen (of dalen)

We streven naar > dubbele activatie!
Bij dubbele activatie neemt de eventbelever deel aan zowel het RT als aan het CE, maar …
deelname aan slecht één van beide is alsnog waardevol:
 Enkel deelname aan RT > €
 Enkel deelname aan CE
o Subjectieve waarde stijgt voor andere potentiële deelnemers (influencer
marketing)
o Online community groeit > deelnemers aan CE stijgt > subjectieve waarde
stijgt voor andere potentiële deelnemers + deel van deze nieuwe deelnemers
aan het CE zal ook overgaan tot deelname aan RT > €€

Van single object naar social object:
 Het CE kan ook offline starten > single objects (affiche, flyer met QR-code) als traffics
generation tools naar CE
 Offline Conversation Starter




RT kan voortvloeien uit CE
 Doorgaans staat het CE in functie van het RT
 Soms vloeit het RT voort uit het CE door sterke online communities als basis voor de
organisatie van RT
bijvoorbeeld gaming community > RT gaming event

Eventmanagementcirkel
Acties:
1. Denken
A. Strategie
B. Concept
2. Controleren
A. Eerste budgetraming, haalbaarheidsstudie
B. Verzekeringen, wetgeving, vergunningen, risicoanalyse, veiligheidsplan
C. Planning: retroplanning, marcomplan …
3. Uitvoeren/produceren
A. Productie van het RT
B. Productie van het CE
4. Evalueren
A. Evalueren van interne project management
B. Externe evaluatie door stakeholders > bijsturen van het concept voor een
volgende editie




2

,Hoofdstuk 2 – Strategie
Waarom een eventstrategie?
 Het hart van je eventmanagement (eventmanagementcirkel)
 Het doel:
o Een event creëren dat tegemoetkomt aan de noden en wensen van de
doelgroep
o Een event moet bestaansreden hebben, moet een antwoord bieden op een
vraag van de markt
o Waarom?
Zodat je financieel rendabel kan zijn (op lange termijn) > zodat je bedrijf kan
blijven bestaan

Hoe kom je tot je eventstrategie?
Vragen als basis voor een succesvolle eventstrategie = Strategy Elevator
1. Hoe zie je het DROOMEVENT voor jouw doelgroep vanuit de DNA-structuur?
Marktonderzoek nodig
2. Hoe zie je je CONCREET event vanuit de DNA-structuur?
Wat zijn je concrete, SMART-doelstellingen?
3. Wat zijn de redenen voor SUCCES?
SWOT + confrontatiematrix
4. Wat zijn de overkoepelende, onderscheidende, strategische EVENTWAARDEN?
Missie: waar sta je voor + USP
5. Wat is de HARTSLAG die de passie van jouw event uitdraagt?
Wat is je USP? Hoe ga je je positioneren? Wat is je tagline?
> Pitch dit bij zoveel mogelijk stakeholders!
 Ander doelpubliek > andere accenten = nieuwe inzichten in potentieel van je eigen
event


3

, Strategische eventwaarden
Dit is het fundament van je storytelling = de lijm tussen CE en RT
 Maken het evenement uniek
 Verbinden het CE met het RT
 Vormen het fundament voor de storytelling, voor de content marketing
 Zorgen voor merkidentificatie
Wanneer de waarden en de normen van de (potentiële) eventdeelnemers
overeenstemmen met de strategische eventwaarden.
o Er ontstaat verbondenheid
o Je creëert trouwe, loyale fans, die als ambasseurs voor jou optreden op het
CE
o Dubbele activatie + hefboomeffect (uitbreiding bereik + stijging activatie)
Storytelling en eventidentificatie – Tomorrowland
A. Eventidentificatie
 Verwondering, beleving
 Celebrate life
 Exclusief
 Over de top – productie
 Internationaal
 Muziek > “Ultimately these events work where you don’t necessarily have to know
who’s playing”

B. Storytelling en eventidentificatie
10 jaar Tomorrowland met de One World Brigde – Arne Quinze
 Niet gekozen voor bekende artiest, wel voor een actie op het CT en het RT in lijn met
de eventwaarden:
o Beleving
o Over de top productie
o Exclusiviteit
o Celebrate life
 Het CT en RT versterken elkaar en zorgen samen voor ultieme beleving

Strategie VS concept




In de strategische fase laat je nog ruimte voor de invulling van de DNA-elementen
 Wees niet te concreet, anders sta je de creatieve invulling in de conceptuele fase in
de weg
 Pin je nog niet vast op 1 specifieke locatie

X Ik wil een lezing organiseren met Lize Spit in de Vooruit in Gent
V Ik wil een literair evenement organiseren met één of meerdere jonge Vlaamse trending
auteurs in het Gentse.


4