Samenvatting Event-Toolbox

Event Toolbox
1.Knowhow van de sector
Twee categorieën events:

 Publieksevents (B2C): openbaar, gericht op privépersonen, inzet van media &
promotiemiddelen, deel van een marketingmix

 Zakelijke events (B2B): vastomlijnde doelgroep waarmee de opdrachtgever een
relatie heeft of wil opbouwen

Type events:

1. Personeelsfeest
2. Awardshow
3. Festivals
4. Beurzen
5. Family days
6. Congressen en seminaries
7. Productvoorstellingen
8. …

Event doelstellingen:

Een event wordt niet ‘zomaar’ georganiseerd. De opdrachtgever wil een doelstelling behalen
en gaat op zoek naar een zo groot mogelijke ROI (Return on Investment) of ROO (Return on
Objectives)

Beleving (experience) staat centraal. Events zijn hét communicatiemiddel om je doelgroep
persoonlijk te benaderen.

 Commerciële inkomsten van het event zelf
 Verkoop stimuleren
 Teams motiveren
 Bedrijfscultuur of –attitude bijsturen
 Bedanken/belonen
 Informatie delen
 Relaties opbouwen of versterken
 Imago of naamsbekendheid vergroten

,Overzicht van de sector:

 Hoe ziet de eventsector eruit?
 Hoe begin ik aan een opdracht na de briefing?
 Hoe start ik met een concept?
 Hoe maak ik een basisbudget op?
 Wie of wat moet ik zoeken qua toeleveranciers? !

Elk event is uniek. Wees creatief en stem alles af in functie van je klant. →
Tailormade thinking

De case: Fan Village

Deelaspecten:

 B2B – B2C
 Locatie
 Logistiek
 Catering: B2B vs. B2C
 Personeel
 Animatie
 Techniek (sound & light)
 Event technologie
 Aankleding en decoratie
 Veiligheid

Deelaspecten van de case:

 Eventbureaus en -associaties
 Locaties
 Catering
 Personeel
 Animatie
 techniek (sound & light)
 Event technologie
 Aankleding en decoratie
 Veiligheid

Parameters briefing / RFP (request for proposal)
Bv:
 Concept
 Datum en timings
 Budget
 Locatie en bereikbaarheid
 Aantal personen
 Doelstelling
- Doelgroep

, Full service event agencies

België telt meer dan 300 eventbureaus. Ong. 40 hiervan zijn gerenommeerde full -service
agencies.
Hun rol : bedenken creatief concept, tijdsplanning uitwerken, totale knowhow van
organisatie beheren, techniek ontwikkelen, communicatieplan opstellen, etc.

 Fast Forward
 MeetMarcel
 DDMC
 The Oval Office
 VO Event
 Baltazar
 …

Specialisten

Binnen het geheel van eventgerichte communicatie bestaat een brede waaier aan
specialiteiten. Niche-minded agency: gespecialiseerd in één van deze zaken:

 Kant- en klare (teambuilding) packages
 Brandactivation bureaus (CityCubes)
 incentives en DMC’s (Tellus Travel)
 show specialisten (Luc Petit creation, Mojuice)
 Huwelijksbureau’s – weddingplanners

Associaties

Zoals in alle vaksectoren zijn er overkoepelende organisaties: ACC Belgium (communicatie
en events), BESA “Belgian event supplier association” en de Febelux zijn de belangrijkste.

Zij tonen:
 de toegevoegde waarde van evenementiële communicatie
 het belang van beheersing
 een creatieve en organisatorische toegevoegde waarde

Zij waken over:
 de kwaliteit van de dienstverlening → kwaliteitslabel
 de professionalisering van het vak
Belangrijke deontologie in de sector → gedragsregels

Code of conduct
 Maximum aantal pitch partners is 5
 % vergoeding voor de “verliezers”
 Voorzie een debriefing
→ niet afdwingbaar, eerder moreel