Deel 1: Event Essentials
1. De DNA-structuur van een evenement
= Wat maakt het evenement tot het evenement dat het is? Wat is de kern van het evenement? Zonder welke
elementen kan het evenement simpelweg niet bestaan en ontstaan?
Vijf zichtbare weggevers…
1. Entertainment (show, performers, services om van de show te genieten,..)
2. Plaats
3. Tijd
Deze 3 zijn doorslaggevend in de beslissingsflow van de event belever
4. Naam
5. Publiek (doelgroep)
… en drie ietwat verborgen DNA-elementen
= moeilijker te vinden omdat ze niet zichtbaar zijn en minder invloed hebben op de beslissing van de event
belever.
6. Management (iemand die alles organiseert en leidt)
7. Eventdoel (kan finaal in geld worden uitgedrukt
8. ‘Klasse’ (Bv: Betalend, publiek toegankelijk open-air dancefestival OF gratis, publiek toegankelijke
comedyshow OF betalend, op uitnodiging zakelijk congres,…)
De DNA-structuur is altijd en overal geldig
Elk DNA-element bestaat nog uit verschillende sub-elementen
BV:
Entertainment
Show Services
Eten en
drinken
Toiletten
Veiligheid
,WHY, WHY, WHY en nog eens WHY
Bij het bepalen van de DNA-waarden van je evenement, is 1 vraag fundamenteel: Waarom moet ik, als event
belever, naar jouw evenement komen?
Je moet de vraag meermaals stellen
De conceptuoloog moet zich telkens opnieuw afvragen hoe hij nog meer meerwaarde kan bieden aan de
event belever waardoor deze nog meer geneigd zal zijn om naar mijn evenement te komen.
Hoe meer waarde we toevoegen, hoe groter de subjectieve waarde wordt die de event belever aan het
evenement zal toekennen én hoe groter de kans dat hij zal deelnemen aan het evenement.
Al die waarde die we conceptueel toevoegen = de totaalwaarde
kan op twee manieren beleefd worden
Het Realtime-event (het échte leven)
Het Conversatie-event (beleef je grotendeels online).
2. Waardevolle events: het realtime-event en het conversatie-event
Waarde is de sleutel tot succes
Net omdat bepaalde zaken je aanspreken koop je ene ticket voor een bepaald evenement (realtime)
MAAR door de opkomst van social media is er nog een tweede pijler bijgekomen: het conversatie event.
Welkom in ’t café ’t echte leven met zijn realtime-event
Voor social media bestond er aan een communicatie-event, met daar de beperkte uitwisseling van
boodschappen tussen de eventmarketeer en de event belever (eenrichtingsverkeer) via flyers, posters,
radiospot,…
top down-communicatie, vertrekkend van de eventmarketeer en eindigend bij de event belever
De realtime-beleving bevat meer dan het fysieke evenement. De beleving start al bij het online of offline
bestellen en kopen van jouw ticket en eindigt pas als je weer thuis voor de deur staat.
Welkom in ’t café www met zijn conversatie-event
Liken, sharen en commenten
,Word of mouth acties= sharen van ons event, gebruiken van hashtags, inchecken,…
Kunnen de beslissingsflow en dus de subjectieve waarde van de eventbelevers beïnvloeden.
We managen het realtime-event én het conversatie-event
Customer experience bestaat dus uit de beleving van twee waardevolle events.
Je kan het conversatie-event gebruiken om je realtime-event aan te passen.
BV: je merkt dat er online veel staat over problemen met mobiliteit, je start dan een mobiliteitsproject.
Een eerste blik op de eventmanagement-cirkel
Onderaan: de mogelijke customer experience (evenetbeleving)
conversatie-event en realtime-event
Bovenaan: toont de company experience (alle fasen onttrokken aan het oog van de eventbelever)
productie fase: deze moet leiden tot het realtime-event
Strategie en concept
Blauwe dubbele pijlen: versterkende wisselwerking tussen het realtime-event en het conversatie-
event enerzijds en tussen deze beide events en strategie en concept anderzijds.
Je betaalt voor wat je het subjectief waard vindt
Een eventwaarde is uniek en verschillend voor elke belever subjectief
Als eventmanager moet je het realtime-event én het conversatie-event zo weten te managen dat er voor een
maximum aan eventbelevers een maximum aan positieve ervaringen en dus een maximum aan subjectieve
waarde ontstaat.
de verwachtingen van de event belever moeten op zijn minst worden ingelost, of nog beter, om ze te
overtreffen
Op een gegeven moment moet je ook een prijs vastleggen nagaan wat de eventbelever effectief zou willen
uitgeven. (niet enkel rekening houden met het ticket, wel met het volledig bestedingspatroon)
Opmerking 1: Flyers, affiches, radio- en televisiespot!
Weg ermee?
Klassieke media hebben nog alle recht van bestaan en zijn zelfs onmisbaar.
Nu heb je zowel conversatie- als communicatie events
Als je gebruik maakt van Single objects (flyers,..) zorg er dan voor dat deze leiden naar het café www de
single objects worden dan conversatiestarters.
, Opmerking 2: Een eventbelever hoeft maar aan één van beide events deel te nemen
De belever is zowel online als offline actief en waardevol.
Opmerking 3: Beide events versterken elkaar
Het realtime- en conversatie-event verschillen in tijd en ruimte van elkaar, maar het conversatie-event blijft
plaats vinden tijdens het realtime-event.
Ook sponsors ontdekken meer en meer het conversatie-event.
Opmerking 4: Het conversatie-event brengt meer op dan het realtime-event.
Toekomstmuziek?
Bij vele eventbedrijven die groot zijn geworden voor de opkomst van social media,.. is het managen van het
conversatie-event nog een probleem. Voor het communicatie-event hebben zij mensen, maar voor het
managen van het pure conversatie-event hebben ze nauwelijks middelen of mensen.
Ze zien twitteren, facebooken en instagrammen als iets wat je tussendoor doet.
Dat het conversatie-event steeds belangrijker wordt blijkt uit het voorbeeld van League of Legends.
Zij zijn begonnen van een puur conversatie-event (enkel een online spel en community) en hebben dan
uiteindelijk een realtime-event gehouden.
3. De eventmanagement-cirkel
Acht werkmapjes uit de praktijk
We hebben het vak event marketing kunnen structureren in verschillende stappen en fasen: concept, budget,
planning, wetgeving, marketing en productie.
Later kwamen de mapjes: strategie en evaluatie er nog bij.
De acht fasen gevat in een chronologisch rijtje
Think-check-produce-evaluate
De acht mapjes en fasen chronologisch gerangschikt:
1. Strategie
2. Concept
3. Budget
4. Wetgeving
5. Planning
6. Productie van het conversatie-event
7. Productie van het realtime-event
8. Evaluatie
Je kan deze fasen ook nog overkoepelend omvatten in 4 verschillende acties:
1. Denken
2. Checken
3. Produceren
4. Evalueren
1. De DNA-structuur van een evenement
= Wat maakt het evenement tot het evenement dat het is? Wat is de kern van het evenement? Zonder welke
elementen kan het evenement simpelweg niet bestaan en ontstaan?
Vijf zichtbare weggevers…
1. Entertainment (show, performers, services om van de show te genieten,..)
2. Plaats
3. Tijd
Deze 3 zijn doorslaggevend in de beslissingsflow van de event belever
4. Naam
5. Publiek (doelgroep)
… en drie ietwat verborgen DNA-elementen
= moeilijker te vinden omdat ze niet zichtbaar zijn en minder invloed hebben op de beslissing van de event
belever.
6. Management (iemand die alles organiseert en leidt)
7. Eventdoel (kan finaal in geld worden uitgedrukt
8. ‘Klasse’ (Bv: Betalend, publiek toegankelijk open-air dancefestival OF gratis, publiek toegankelijke
comedyshow OF betalend, op uitnodiging zakelijk congres,…)
De DNA-structuur is altijd en overal geldig
Elk DNA-element bestaat nog uit verschillende sub-elementen
BV:
Entertainment
Show Services
Eten en
drinken
Toiletten
Veiligheid
,WHY, WHY, WHY en nog eens WHY
Bij het bepalen van de DNA-waarden van je evenement, is 1 vraag fundamenteel: Waarom moet ik, als event
belever, naar jouw evenement komen?
Je moet de vraag meermaals stellen
De conceptuoloog moet zich telkens opnieuw afvragen hoe hij nog meer meerwaarde kan bieden aan de
event belever waardoor deze nog meer geneigd zal zijn om naar mijn evenement te komen.
Hoe meer waarde we toevoegen, hoe groter de subjectieve waarde wordt die de event belever aan het
evenement zal toekennen én hoe groter de kans dat hij zal deelnemen aan het evenement.
Al die waarde die we conceptueel toevoegen = de totaalwaarde
kan op twee manieren beleefd worden
Het Realtime-event (het échte leven)
Het Conversatie-event (beleef je grotendeels online).
2. Waardevolle events: het realtime-event en het conversatie-event
Waarde is de sleutel tot succes
Net omdat bepaalde zaken je aanspreken koop je ene ticket voor een bepaald evenement (realtime)
MAAR door de opkomst van social media is er nog een tweede pijler bijgekomen: het conversatie event.
Welkom in ’t café ’t echte leven met zijn realtime-event
Voor social media bestond er aan een communicatie-event, met daar de beperkte uitwisseling van
boodschappen tussen de eventmarketeer en de event belever (eenrichtingsverkeer) via flyers, posters,
radiospot,…
top down-communicatie, vertrekkend van de eventmarketeer en eindigend bij de event belever
De realtime-beleving bevat meer dan het fysieke evenement. De beleving start al bij het online of offline
bestellen en kopen van jouw ticket en eindigt pas als je weer thuis voor de deur staat.
Welkom in ’t café www met zijn conversatie-event
Liken, sharen en commenten
,Word of mouth acties= sharen van ons event, gebruiken van hashtags, inchecken,…
Kunnen de beslissingsflow en dus de subjectieve waarde van de eventbelevers beïnvloeden.
We managen het realtime-event én het conversatie-event
Customer experience bestaat dus uit de beleving van twee waardevolle events.
Je kan het conversatie-event gebruiken om je realtime-event aan te passen.
BV: je merkt dat er online veel staat over problemen met mobiliteit, je start dan een mobiliteitsproject.
Een eerste blik op de eventmanagement-cirkel
Onderaan: de mogelijke customer experience (evenetbeleving)
conversatie-event en realtime-event
Bovenaan: toont de company experience (alle fasen onttrokken aan het oog van de eventbelever)
productie fase: deze moet leiden tot het realtime-event
Strategie en concept
Blauwe dubbele pijlen: versterkende wisselwerking tussen het realtime-event en het conversatie-
event enerzijds en tussen deze beide events en strategie en concept anderzijds.
Je betaalt voor wat je het subjectief waard vindt
Een eventwaarde is uniek en verschillend voor elke belever subjectief
Als eventmanager moet je het realtime-event én het conversatie-event zo weten te managen dat er voor een
maximum aan eventbelevers een maximum aan positieve ervaringen en dus een maximum aan subjectieve
waarde ontstaat.
de verwachtingen van de event belever moeten op zijn minst worden ingelost, of nog beter, om ze te
overtreffen
Op een gegeven moment moet je ook een prijs vastleggen nagaan wat de eventbelever effectief zou willen
uitgeven. (niet enkel rekening houden met het ticket, wel met het volledig bestedingspatroon)
Opmerking 1: Flyers, affiches, radio- en televisiespot!
Weg ermee?
Klassieke media hebben nog alle recht van bestaan en zijn zelfs onmisbaar.
Nu heb je zowel conversatie- als communicatie events
Als je gebruik maakt van Single objects (flyers,..) zorg er dan voor dat deze leiden naar het café www de
single objects worden dan conversatiestarters.
, Opmerking 2: Een eventbelever hoeft maar aan één van beide events deel te nemen
De belever is zowel online als offline actief en waardevol.
Opmerking 3: Beide events versterken elkaar
Het realtime- en conversatie-event verschillen in tijd en ruimte van elkaar, maar het conversatie-event blijft
plaats vinden tijdens het realtime-event.
Ook sponsors ontdekken meer en meer het conversatie-event.
Opmerking 4: Het conversatie-event brengt meer op dan het realtime-event.
Toekomstmuziek?
Bij vele eventbedrijven die groot zijn geworden voor de opkomst van social media,.. is het managen van het
conversatie-event nog een probleem. Voor het communicatie-event hebben zij mensen, maar voor het
managen van het pure conversatie-event hebben ze nauwelijks middelen of mensen.
Ze zien twitteren, facebooken en instagrammen als iets wat je tussendoor doet.
Dat het conversatie-event steeds belangrijker wordt blijkt uit het voorbeeld van League of Legends.
Zij zijn begonnen van een puur conversatie-event (enkel een online spel en community) en hebben dan
uiteindelijk een realtime-event gehouden.
3. De eventmanagement-cirkel
Acht werkmapjes uit de praktijk
We hebben het vak event marketing kunnen structureren in verschillende stappen en fasen: concept, budget,
planning, wetgeving, marketing en productie.
Later kwamen de mapjes: strategie en evaluatie er nog bij.
De acht fasen gevat in een chronologisch rijtje
Think-check-produce-evaluate
De acht mapjes en fasen chronologisch gerangschikt:
1. Strategie
2. Concept
3. Budget
4. Wetgeving
5. Planning
6. Productie van het conversatie-event
7. Productie van het realtime-event
8. Evaluatie
Je kan deze fasen ook nog overkoepelend omvatten in 4 verschillende acties:
1. Denken
2. Checken
3. Produceren
4. Evalueren
