Volledige samenvatting - Event Finance & Partners

EVENT FINANCE & PARTNERS
BUDGETTERING - ALGEMEEN

WAT IS EEN BUDGET?

 Een beleidsinstrument en sturingsmiddel.

 Vergelijking van prognose versus realiteit.

 Wordt aangepast naarmate het event nadert.

 Geeft een gedetailleerd overzicht van inkomsten en uitgaven.

Doel:

 Kostenbewaking

 Duidelijkheid voor jezelf, klant, sponsor & leveranciers

 Verplicht bij verzekering, subsidies, contracten, fiscus

Soorten functies van een budget:

 Communicatietool: cijfers zijn universeel

 Verkoopsargument: transparantie bij offerte

 Verplichte stap: juridische/fiscale noodzaak

 Leidraad: overzicht en structuur

 Break-even tool: financiële haalbaarheid en doelstellingen

KOSTENSTRUCTUREN

Functionele indeling:

 Hoofdgroepen met tussentotalen (beter overzicht)

Vaste versus variabele kosten:

Type Voorbeeld Opmerking

Vaste kosten Sprekers, locatie, acts Onafhankelijk van bezoekersaantal

Variabele Catering, personeel, Evolueren mee met
kosten transport deelnemersaantal

Artiesten per aantal Soms verglijdt een kost van vast →
Mix mogelijk
bezoekers variabel




Onvoorziene kosten:

,  Reken op 10%-15% extra in je budget.

 Gebruik dit intern, zelden in offertes voor klanten.

BREAK-EVEN ANALYSE

 Punt waarop totale inkomsten = totale kosten

 Wordt grafisch voorgesteld (vaste, variabele en totale kosten versus opbrengsten)

CAPEX VS OPEX

Term Betekenis Voorbeeld

CapEx Kapitaaluitgaven (investerend) Aankoop van materiaal

OpEx Operationele uitgaven (terugkerend) Huur, personeel, catering


B2B VS PRIVATE EVENTS

B2B Events

 Betalingstermijn vaak 30-60 dagen

 PO-systeem bij grote bedrijven

 Let op met cashflow (voorfinanciering nodig)

Private Events

 Snellere betaling, maar meer discussie/korting

 Vraag voorschotten (standaard 50%)

BTW-TARIEVEN

Tari
Toepassing
ef

0% Vrijstellingen (bv. KVR)

Kunst, auteursrechten, catering zonder
6%
bediening

Restaurantdiensten, foodtrucks (met
12%
bediening)

21% Alle andere standaardhandelingen

Let op: prijzen altijd excl. btw bespreken met leveranciers, en verwerk dit correct in de
cashflowplanning.

LEVERANCIERS EN MARKEUP

, Belangrijke leveranciers:

 AV, catering, meubels, decoratie, tenten, bloemen, fotografen

Marges:

 Agency fee: vast of percentage (10–15%)

 Commerciële kortingen mogelijk bij volume

 Uurloon freelancer: €40–€75

 Dagprijzen: €250–750, afhankelijk van fase en projectomvang

KERNINZICHTEN

 Budgetteren is niet enkel financieel, maar ook strategisch.

 Financieel inzicht is cruciaal voor professioneel eventmanagement.

 Goede afspraken, duidelijke offertes, en correcte btw-verwerking zijn essentieel.

 Ownership binnen je team bevordert efficiëntie én kostenbeheersing.

BUDGETTERING – DEEPDIVE

VORMEN VAN BUDGETTEN

Er zijn verschillende manieren om budgetten op te stellen, afhankelijk van schaal en
professionaliteit:

 E-mail: minder professioneel, geschikt voor kleinschalige diensten. Let op
contractuele onduidelijkheden.

 Boekhoudprogramma’s (zoals Billit, Simpla, Dexxter, etc.): professioneel,
handig voor integratie met boekhouding.

 Excel: veelzijdig en overzichtelijk; geschikt voor complexere budgetten met
formules en scenarioanalyse.

 Teamleader: professioneel platform voor grotere organisaties; met extra
functionaliteit zoals offertes, opvolging en contractuele integratie.




OFFERTEAANVRAGEN VS EFFECTIEVE OFFERTES

Een efficiënte offerteaanvraag omvat vier belangrijke stappen: