LES 5: DRAAIBOEK & EVENTDOCS
1: DRAAIBOEK
1.1 INZICHT – BELANG V/E DRAAIBOEK
= gedetailleerd document dat stappen, timing & verantwoordelijkheden voor
een event beschrijft → Info bundelen
Structuur & overzicht
Aspecten zoals logistiek, programmavolgorde, communicatie, …
op georganiseerde manier inplannen
Timing & coördinatie
Wanneer specifieke activiteiten moeten plaatsvinden + hun duur
Helpt bij coördinatie v/ alle betrokken partijen
– bv. sprekers, leveranciers, personeel, deelnemers, …
Communicatie
Gedeelde infobron voor alle betrokkenen
Verwarring vermijden
Probleemoplossing
Referentiepunt voor snel bedenken v/ oplossingen bij
onverwachte problemen → Lijst contactpersonen & noodprocedures
Professionaliteit
Geeft vertrouwen aan deelnemers & stakeholders
Toont goede voorbereiding aan
Efficiëntie
Tijd & middelen besparen
Dubbel werk & fouten ↓
Alle partners kunnen op gelijke lijn werken
Continuïteit
Bewaren & gebruiken voor toekomstige evenementen
Referentie voor verbeteren v/ processen & toekomstige ervaringen
1.2 OPBOUW V/E DRAAIBOEK
Exceldocument → Handig
Eventinformatie
Datum
Locatie
Type event
# Gasten
Doel
, Tijdlijn
Montagedagen
Eventdagen
Demontagedagen
Uren – Hoe lang duurt elke activiteit?
Logistiek & operationeel
Activiteit – Wat gebeurt er precies? Wat onthouden?
Leverancier – Wie verantwoordelijk?
Extra info
Checklistbeheer
Risicobeheer – Wat kan er misgaan? Plan voor noodsituaties?
Callsheet – Opsomming alle leveranciers, verantwoordelijken, …
1.2.1 OPBOUW & STRUCTUUR
Goed draaiboek bevat STRATEGISCHE & OPERATIONELE info
Basisinformatie
Naam event
Datum
Locatie
Contactpersonen
Doelpubliek
Team & contactlijst
Wie is verantwoordelijk voor wat?
Tijdslijn/planning
Overzicht hele productieketen (opbouw → afbouw)
Uur-per-uur-schema (Show flow)
Exacte timing v/ alle acties op eventdag(en)
Leveranciersoverzicht
Wie levert wat? Wanneer? Waar?
Logistiek & techniek
Materiaal
Transport
Stroompunten
Geluid/licht
Safety procedures
Communicatie & noodnummers
Plattegronden & visuals
Siteplan
Signalisatie
1: DRAAIBOEK
1.1 INZICHT – BELANG V/E DRAAIBOEK
= gedetailleerd document dat stappen, timing & verantwoordelijkheden voor
een event beschrijft → Info bundelen
Structuur & overzicht
Aspecten zoals logistiek, programmavolgorde, communicatie, …
op georganiseerde manier inplannen
Timing & coördinatie
Wanneer specifieke activiteiten moeten plaatsvinden + hun duur
Helpt bij coördinatie v/ alle betrokken partijen
– bv. sprekers, leveranciers, personeel, deelnemers, …
Communicatie
Gedeelde infobron voor alle betrokkenen
Verwarring vermijden
Probleemoplossing
Referentiepunt voor snel bedenken v/ oplossingen bij
onverwachte problemen → Lijst contactpersonen & noodprocedures
Professionaliteit
Geeft vertrouwen aan deelnemers & stakeholders
Toont goede voorbereiding aan
Efficiëntie
Tijd & middelen besparen
Dubbel werk & fouten ↓
Alle partners kunnen op gelijke lijn werken
Continuïteit
Bewaren & gebruiken voor toekomstige evenementen
Referentie voor verbeteren v/ processen & toekomstige ervaringen
1.2 OPBOUW V/E DRAAIBOEK
Exceldocument → Handig
Eventinformatie
Datum
Locatie
Type event
# Gasten
Doel
, Tijdlijn
Montagedagen
Eventdagen
Demontagedagen
Uren – Hoe lang duurt elke activiteit?
Logistiek & operationeel
Activiteit – Wat gebeurt er precies? Wat onthouden?
Leverancier – Wie verantwoordelijk?
Extra info
Checklistbeheer
Risicobeheer – Wat kan er misgaan? Plan voor noodsituaties?
Callsheet – Opsomming alle leveranciers, verantwoordelijken, …
1.2.1 OPBOUW & STRUCTUUR
Goed draaiboek bevat STRATEGISCHE & OPERATIONELE info
Basisinformatie
Naam event
Datum
Locatie
Contactpersonen
Doelpubliek
Team & contactlijst
Wie is verantwoordelijk voor wat?
Tijdslijn/planning
Overzicht hele productieketen (opbouw → afbouw)
Uur-per-uur-schema (Show flow)
Exacte timing v/ alle acties op eventdag(en)
Leveranciersoverzicht
Wie levert wat? Wanneer? Waar?
Logistiek & techniek
Materiaal
Transport
Stroompunten
Geluid/licht
Safety procedures
Communicatie & noodnummers
Plattegronden & visuals
Siteplan
Signalisatie
