Samenvatting sociaal agogische vaardigheden: thema schriftelijke communicatie

SAV – SCHRIFTELIJKE
COMMUNICATIE EN
VERGADEREN
1. VERGADEREN

Definitie ‘vergadering’

Een vergadering is een gestructureerd overleg, waarbij aan de hand van een agenda onderwerpen
besproken worden (Spoler-van den Hombergh e.a., 2000).



2. GOED VERGADEREN

Definitie ‘goed vergaderen’

“Een vergadering moet goed voorbereid worden, gestructureerd verlopen, goed geleid worden en
alle deelnemers moeten de kans krijgen om aan het woord te komen en mee te denken” (De
Brabandere, 2017).



3. FUNCTIES EN TAKEN DEELNEMERS

Deelnemers aan een vergadering kunnen verschillende rollen opnemen: gespreksleider, verslaggever
of groepslid. De gespreksleider leidt de vergadering. De verslaggever maakt aantekeningen en
verwerkt dit tot een verslag. De andere aanwezigen zijn de groepsleden.
De taken die van iedere functie verwacht worden, staan duidelijk beschreven in de feedbackfiche
‘Vergaderen’ (zie hieronder).
Het is belangrijk dat de vergadering door iedereen goed voorbereid wordt, in het bijzonder door de
gespreksleider. Hij focust niet alleen op de taak (doel van de vergadering halen), maar ook op de
groep (welzijn van elk groepslid).
De verslaggever maakt tijdens de vergadering aantekeningen in het sjabloon en werkt dit na de
vergadering uit tot een definitief verslag. Hierbij denkt hij na over wat echt in de tekst moet
opgenomen worden, de volgorde en de formulering. Hij controleert grondig het verslag vooraleer hij
het op Toledo post tegen het afgesproken tijdstip.



4. DE AGENDA

Alles wat aan bod komt op de vergadering, vormt de agenda. Iedere deelnemer kan voorstellen doen
om bepaalde onderwerpen op de agenda te plaatsen. Dankzij de agenda kan een vergadering goed
voorbereid worden en gestructureerd verlopen.

, 4.1 INHOUD VAN DE VERGADERING

Er zijn vaste en variabele agendapunten. De agenda begint en eindigt met enkele vaste
agendapunten, die iedere vergadering aan bod komen. De variabele agendapunten komen aan bod
in het midden van de vergadering en variëren naargelang het doel van de vergadering.


Vaste agendapunten bij het begin van de vergadering:
· Aanwezigheden overlopen
· Vaststellen van agendapunten (op basis van het vorig verslag, eventueel nieuwe
agendapunten toevoegen en in logische volgorde zetten)
· Feedback en goedkeuring vorig verslag
· Mededelingen docent



Variabele agendapunten in het midden van de vergadering.

Enkele voorbeelden:

· Informatie thema opzoeken
· Bezoek organisatie voorbereiden
· Activiteit voorbereiden
· Materiaallijst samenstellen
· Tussentijdse evaluatie
· Eindpresentatie voorbereiden
· …


Vaste agendapunten op het einde van de vergadering:

· Afspraken (wat, wie, wanneer)
· Agenda volgende vergadering (datum, uur, plaats + namen gespreksleider en
verslaggever)
· Feedback aan gespreksleider, verslaggever en groepsleden (op basis van de
feedbackfiche ‘Vergaderen’



4.2 STRUCTUUR VAN HET VERSLAG

Het verslag wordt opgemaakt aan de hand van een sjabloon (zie hieronder). Dit omvat de vaste en
variabele agendapunten, zoals hierboven beschreven. Het is een chronologisch verslag van de
bespreking van de agendapunten. De inhoud en besluiten worden bondig weergegeven, maar moeten
begrijpelijk zijn voor wie de vergadering niet (volledig) heeft bijgewoond.

De agendapunten worden eerst overzichtelijk en genummerd weergegeven. Daarna worden ze één
voor één uitgewerkt.

(zie verslag)