LES 1: INTRODUCTIE
Een event is
- een georganiseerde gebeurtenis of live beleving met een begin en een einde
- gericht op een specifieke doelgroep, om een vooraf bepaald doel te realiseren
- door de perceptie of het gedrag van de deelnemers te veranderen
Event categorieën
- public events
o eerst inhoud, dan pas publiek (consumenten)
o Veel promotie nodig!
o Van alle tijden
o Voorbeelden: sportwedstrijden, boekenbeurs, carnaval, festivals, muziekevents,
stakingen, protestacties, markten, cultuur, …
- corporate events
o Doelgroep gekend (besloten)
o Bedrijfsdoelstelling: moet vooraf duidelijk gedefinieerd worden
o Tip: blijf doorvragen tot het duidelijk is! Pas als doelgroep en doelstelling(en)
duidelijk zijn, kan je van start gaan met de uitwerking (inhoud)
o Voorbeelden: openbedrijvendag, VIP Event (Hospitality), stima Marketing congres,
Productlancering, Horeca Expo, BEA Awards, Lustrumfeest Artevelde
- private events
o Doel: familie en vrienden deelgenoot maken van een uniek moment
o Publiek: gekend en selectief
o Voorbeelden: verjaardag, huwelijk, jubileum, vrijgezellenfeest, …
SMART (opstellen van doelen)
- Specifiek: is het specifiek en concreet genoeg zodat er geen misvattingen zijn?
- Meetbaar: is het verhoopte resultaat ook te meten?
- Aanvaardbaar: is het aanvaardbaar voor diegenen doe het moeten uitvoeren/toestaan?
- Realistisch: is het haalbaar, realistisch? (>< onmogelijke targets)
- Tijdgebonden: is er een tijdsspanne/deadline gezet op de actie?
Soorten doelen
- Stimuleren verkoop (direct of indirect)
- Team motiveren (om op LT ambitieuze targets te halen)
- Medewerkers (dealers) bedanken en belonen
- Impopulaire beslissingen acceptabel maken
- Interne of externe relaties versterken => loyaliteit, goodwill
- Informatie delen, kennis overdragen
, - Imago van je merk/stad/land verbeteren
- Ontspanning
- Inspireren
LES 2: EVENTFLOW OF STAPPENPLAN
Eventflow of stappenplan
- Doelstelling
- Briefing
- Brainstorming
- Concept
- (Totaal)voorstel
- Budget
- Presentatie
- Opvolging na presentatie
- Bevestiging
- Voorbereiding
- Communicatie
- Draaiboek, scenario, timing
- Opbouw
- Coördinatie event
- Afbouw
- Evaluatie
- Facturatie
- Follow-up na event
DOELSTELLING
- Bepalen obv event categorie
- Iedere bedrijfskost moet grondig verantwoord worden!
- Strategische & operationele doelstelling(en)
o obv strateische doelstellingen worden operationele doelstellingen gemaakt
o operationele = hoe/met wat gaan we de doelstellingen bereiken
- ROI (return on investment) – ROO (return on objectives)
BRIEFING
Een beknopte opdrachtomschrijving op papier of een mondelinge toelichting waarmee de
opdrachtgever de opdracht aan het team overdraagt
Briefing onderdelen
- Info over bedrijf:
o Missie & visie, bedrijfsactiviteiten
, o Aantal werknemers
o Marketing & communicatiestrategie
o Corporate identity: basiswaarden, stijl, huisstijl,…
- Info over event:
o Doel (smart)
o Doelgroep: aantal, profiel
o Datum, duur, tijdstip
o Regio, locatie
o Referentiekader: vorige edities
o Programma / catering vereisten
o Evt: rol OG in voorbereidingen
o Evt: retroplanning overlopen
- Budget
Soorten briefings
- Agency briefing (OG > event agency)
o briefing voor compleet event
o Vraag om conceptvoorstel (van A tot Z)
o de briefing die jij krijgt van jouw klanten (krijg je van j klant)
- Supplier briefing (event agency > supplier)
o 1 briefing per event element
o Concept is bekend
o Heeft 4de onderdeel:
(*) Verwachtingen over gewenste sfeer, kwaliteit en stijl
o jij zal jouw leveranciers briefen over de agency briefing (geef jezelf aan de
leveranciers,…)
BRAINSTORM
Proberen uit je omgeving te trekken, vrij zijn in de gedachtegang zodat je met creatieve ideeën kan
komen
Opbouw van een brainstorm
- Probleemdefinitie = afbakening van waarover men zal brainstormen
- Ideeën genereren (= eigenlijke brainstorm)
- Ideeën selecteren
- Presentatie van ideeën
CONCEPT
Een concept uitwerken dat een antwoord biedt op:
- de doelstellingen & doelgroep van het event
- de verwachtingen van de OG
, VOORSTEL
Het concept laten nazinderen tot in alle verschillende event onderdelen:
- Communicatie pre/during/post event
- Inrichting & decoratie
- Catering
- Animatie
- Klank & licht
- People
- Give-away
- Parking & onthaal
- Evt een moodbord maken => portfolio opmaken met foto’s van eigen evenementen
BUDGET
- Concurrentieel én met marge (hoger kan niet meer achteraf)
- Prijzen kennen: ervaring én prijzen opvragen (nieuwe leveranciers)
- Niet vergeten:
o Agency fee niet vergeten!
o (10% onvoorziene kosten) potentiele kosten kan je altijd wel zeggen, maar je kan
niet zeggen : zal wel ong zoveel kosten…
o BTW ( belasting toegevoegde waarde)
PRESENTATIE – PITCH
- Stel jezelf voor
- Herhaal de briefing
- Concept
- Conceptinvulling
- Communicatie
- Locatie
- Inrichting & techniek
- Catering
- Budget
OPVOLGING NA PRESENTATIE
- Alle gepresenteerde materiaal digitaal doorsturen met offerte.
- Na pitch afspreken hoe de opvolging gebeurt, ene klant doet er langer over dan de andere
- Bellen!
- Go or no go: altijd feedback vragen
BEVESTIGING
- Per mail of telefonisch (let op!)
- Altijd vragen om offerte te laten ondertekenen, inscannen en doormailen!
- Algemene voorwaarden
Een event is
- een georganiseerde gebeurtenis of live beleving met een begin en een einde
- gericht op een specifieke doelgroep, om een vooraf bepaald doel te realiseren
- door de perceptie of het gedrag van de deelnemers te veranderen
Event categorieën
- public events
o eerst inhoud, dan pas publiek (consumenten)
o Veel promotie nodig!
o Van alle tijden
o Voorbeelden: sportwedstrijden, boekenbeurs, carnaval, festivals, muziekevents,
stakingen, protestacties, markten, cultuur, …
- corporate events
o Doelgroep gekend (besloten)
o Bedrijfsdoelstelling: moet vooraf duidelijk gedefinieerd worden
o Tip: blijf doorvragen tot het duidelijk is! Pas als doelgroep en doelstelling(en)
duidelijk zijn, kan je van start gaan met de uitwerking (inhoud)
o Voorbeelden: openbedrijvendag, VIP Event (Hospitality), stima Marketing congres,
Productlancering, Horeca Expo, BEA Awards, Lustrumfeest Artevelde
- private events
o Doel: familie en vrienden deelgenoot maken van een uniek moment
o Publiek: gekend en selectief
o Voorbeelden: verjaardag, huwelijk, jubileum, vrijgezellenfeest, …
SMART (opstellen van doelen)
- Specifiek: is het specifiek en concreet genoeg zodat er geen misvattingen zijn?
- Meetbaar: is het verhoopte resultaat ook te meten?
- Aanvaardbaar: is het aanvaardbaar voor diegenen doe het moeten uitvoeren/toestaan?
- Realistisch: is het haalbaar, realistisch? (>< onmogelijke targets)
- Tijdgebonden: is er een tijdsspanne/deadline gezet op de actie?
Soorten doelen
- Stimuleren verkoop (direct of indirect)
- Team motiveren (om op LT ambitieuze targets te halen)
- Medewerkers (dealers) bedanken en belonen
- Impopulaire beslissingen acceptabel maken
- Interne of externe relaties versterken => loyaliteit, goodwill
- Informatie delen, kennis overdragen
, - Imago van je merk/stad/land verbeteren
- Ontspanning
- Inspireren
LES 2: EVENTFLOW OF STAPPENPLAN
Eventflow of stappenplan
- Doelstelling
- Briefing
- Brainstorming
- Concept
- (Totaal)voorstel
- Budget
- Presentatie
- Opvolging na presentatie
- Bevestiging
- Voorbereiding
- Communicatie
- Draaiboek, scenario, timing
- Opbouw
- Coördinatie event
- Afbouw
- Evaluatie
- Facturatie
- Follow-up na event
DOELSTELLING
- Bepalen obv event categorie
- Iedere bedrijfskost moet grondig verantwoord worden!
- Strategische & operationele doelstelling(en)
o obv strateische doelstellingen worden operationele doelstellingen gemaakt
o operationele = hoe/met wat gaan we de doelstellingen bereiken
- ROI (return on investment) – ROO (return on objectives)
BRIEFING
Een beknopte opdrachtomschrijving op papier of een mondelinge toelichting waarmee de
opdrachtgever de opdracht aan het team overdraagt
Briefing onderdelen
- Info over bedrijf:
o Missie & visie, bedrijfsactiviteiten
, o Aantal werknemers
o Marketing & communicatiestrategie
o Corporate identity: basiswaarden, stijl, huisstijl,…
- Info over event:
o Doel (smart)
o Doelgroep: aantal, profiel
o Datum, duur, tijdstip
o Regio, locatie
o Referentiekader: vorige edities
o Programma / catering vereisten
o Evt: rol OG in voorbereidingen
o Evt: retroplanning overlopen
- Budget
Soorten briefings
- Agency briefing (OG > event agency)
o briefing voor compleet event
o Vraag om conceptvoorstel (van A tot Z)
o de briefing die jij krijgt van jouw klanten (krijg je van j klant)
- Supplier briefing (event agency > supplier)
o 1 briefing per event element
o Concept is bekend
o Heeft 4de onderdeel:
(*) Verwachtingen over gewenste sfeer, kwaliteit en stijl
o jij zal jouw leveranciers briefen over de agency briefing (geef jezelf aan de
leveranciers,…)
BRAINSTORM
Proberen uit je omgeving te trekken, vrij zijn in de gedachtegang zodat je met creatieve ideeën kan
komen
Opbouw van een brainstorm
- Probleemdefinitie = afbakening van waarover men zal brainstormen
- Ideeën genereren (= eigenlijke brainstorm)
- Ideeën selecteren
- Presentatie van ideeën
CONCEPT
Een concept uitwerken dat een antwoord biedt op:
- de doelstellingen & doelgroep van het event
- de verwachtingen van de OG
, VOORSTEL
Het concept laten nazinderen tot in alle verschillende event onderdelen:
- Communicatie pre/during/post event
- Inrichting & decoratie
- Catering
- Animatie
- Klank & licht
- People
- Give-away
- Parking & onthaal
- Evt een moodbord maken => portfolio opmaken met foto’s van eigen evenementen
BUDGET
- Concurrentieel én met marge (hoger kan niet meer achteraf)
- Prijzen kennen: ervaring én prijzen opvragen (nieuwe leveranciers)
- Niet vergeten:
o Agency fee niet vergeten!
o (10% onvoorziene kosten) potentiele kosten kan je altijd wel zeggen, maar je kan
niet zeggen : zal wel ong zoveel kosten…
o BTW ( belasting toegevoegde waarde)
PRESENTATIE – PITCH
- Stel jezelf voor
- Herhaal de briefing
- Concept
- Conceptinvulling
- Communicatie
- Locatie
- Inrichting & techniek
- Catering
- Budget
OPVOLGING NA PRESENTATIE
- Alle gepresenteerde materiaal digitaal doorsturen met offerte.
- Na pitch afspreken hoe de opvolging gebeurt, ene klant doet er langer over dan de andere
- Bellen!
- Go or no go: altijd feedback vragen
BEVESTIGING
- Per mail of telefonisch (let op!)
- Altijd vragen om offerte te laten ondertekenen, inscannen en doormailen!
- Algemene voorwaarden
