Summary Articles Organisational Design

Lekkerkerk, L.J. (2019). Instructie Modelleren van Systemen.

Een model is hier: een vereenvoudigde weergave van een complexe werkelijkheid.
Een model (of setje van modellen) is maatwerk en tijdgebonden: het geldt alleen voor een
bepaald probleem, op een bepaald moment en voor de op dat moment relevante
organisatie (of systeem).

De Sitter: “een organisatiestructuur ontstaat als je een totale klus (een primair proces)
verdeelt in deelklussen. Het uitvoerende en regelende werk is verdeeld over mensen en
machines, wat arbeidsverdeling heet” (1998).
- Uitvoerende werk: productiestructuur.
- Regelend werk: besturingsstructuur.




Uitvoerend werk
Realiseert de producten en diensten waaraan een organisatie haar bestaansrecht ontleent
en die ze aan klanten levert. Uitvoering bestaat uit:
- Maken (ook wel transformeren) omvat alles wat ten behoeve van een (klanten)order
de invoer in de uitvoer verandert of omzet. Dit kan zijn: materiaal, informatie,
energie, planten, vruchten, dieren en dierlijke producten en een mens (klant,
student, patiënt).
- Voorbereiden is dat werk dat direct met het maken van een klantenorder
samenhangt en eraan voorafgaat (bijv. verkopen, plannen) of erop volgt (bijv.
helpdesk).
- Ondersteunen is al het werk wat niet direct voor een bepaalde order gebeurt, maar
wel nodig is om het werk te kunnen blijven doen (bijv. onderhoud). Dergelijke
werkzaamheden teken je onder het maken en voorbereiden in het model.
 Het is ook mogelijk dat organisaties een combinatie van invoeren en uitvoeren hebben.
 Zowel mensen als machines kunnen bij het uitvoerende werk betrokken zijn.




Non-transforming activiteiten: magazijnen, buffers/voorraden, intern transport tussen
bewerkingen en/of magazijnen.

,Regelend werk
Regelen bestaat uit (de onderverdeling volgens Ashby staat tussen haakjes):
- Operationeel regelen (operational regulation) zorgt ervoor dat de kleine en
dagelijkse verstoringen in het primaire proces de prestaties zo min mogelijk
(negatief) beïnvloeden.
- Inrichtingsregelen (regulation by design) omvat het bedenken en invoeren van
innovaties en veranderingen.
- Strategisch regelen (control) betreft doelen aan kunnen passen aan een steeds
veranderende omgeving.
 In de praktijk wordt ‘coördineren’ ook gezien als regelend werk. Deze noodzaak ontstaat
direct wanneer werk verdeeld wordt over twee of meer mensen (met hun machines),
waarbij handeling afgestemd dienen te worden.
 Regelen is nodig om met onvermijdelijke verstoringen om te kunnen gaan en toch de
doelen van de organisatie te behalen.




Tekenafspraken
- Dubbele pijl: dat wat getransformeerd wordt.
- Enkele pijl: overige interacties (in veel gevallen informatieoverdracht).
- Systeemgrens: rechthoek die aangeeft wat binnen en buiten het (sub)systeem valt.
- Kleine rechthoeken: geven de subsystemen weer die een bepaald soort ‘werk’ doen.
- Teken werkzaamheden in hun onderlinge afhankelijkheid (werkwoorden) en geen
afdelingen of mensen.
- Horizontale enkele pijlen: symboliseren het overleg en orders met toeleveranciers
(links) en met de klant (rechts).
- Verticale enkele pijlen: geven een ingreep weer (omlaag) en een waarneming
(omhoog).

Let op: soms kan het handig zijn om een tweede primaire stroom (dat wat getransformeerd
wordt) aan te geven, dit kan door middel van een driedubbele pijl of een dubbele pijl met
een andere kleur.

Open systeembenadering: de benadering volgens de moderne sociotechniek. Het feit dat er
pijlen in en uit het systeem gaan (naar de omgeving) laten het open karakter zien.

Het primaire proces
Primaire proces: bestaat uit de productiestructuur (PS) en de operationele laag van de
besturingsstructuur (BS-OR).

, Doel van herontwerp: het vergroten van de bestuurbaarheid (controllability) door ten eerste
het verlagen van de regelbehoefte en het vervolgens verhogen van het regelvermogen van
het systeem.

Herontwerp
Herontwerp bestaat uit:
- Het herontwerpen van de productiestructuur van macro- tot microniveau en de
onderste laag (operationeel regelen) van de besturingsstructuur.
- Het herontwerp wordt gemaakt op basis van de verkregen gegevens (uit bijv. een
case) en eventuele aannames).
- Eerste stap is het maken van een ‘werkmodel’. De volgende modelleerstap omvat
het nader uitwerken van hoe het werk over de grootste eenheden (en eenheden
daarbinnen en daar binnen) is verdeeld (macro -> meso -> micro).
 Meestal worden drie ontwerpen gemaakt: een luchtkasteel (droombeeld) en twee
realistische alternatieven.

Beoordelen van je herontwerp:
- Controleren of het ontwerp voldoet aan de gestelde externe en interne functie-
eisen.
- Controleren of het ontwerp de problemen met de bestaande organisatiestructuur
oplossen.
- Controleren wat de waarden op de parameters van De Sitter zijn en of deze zo laag
als mogelijk zijn.

Stap voor stap inzoomen op de uitvoering (macro -> meso -> micro):
- Beginnen met een tekening voor de hele organisatie met passende generieke
woorden voor wat de in- en uitvoer omvat (en soms ook naar welke deelmarkten de
uitvoer gaat).
- Vervolgens maak je meer gedetailleerde modellen.
 Per ontwerpvraagstuk moet je bepalen hoeveel stappen je wilt inzoomen. Dit
correspondeert vrij aardig met het aantal stappen van het productiestructuurontwerpen
(macro -> meso -> micro).

De eerste stap is het tekenen van een ‘black box’ (je ‘system in focus’), met de in- en uitvoer
en de naam van de organisatie of het gekozen onderdeel.




Vervolgens dient de black box ‘geopend’ te worden om te zien wat het werk inhoudt.
Systematisch betekent dit dat er stap voor stap verder ingezoomd moet worden.
- In termen van het Viable System Model (VSM) heet dit ‘het zichtbaar maken van
subsystemen van Functie 1 op lagere recursieniveaus’.