Bestuurlijke informatie verzorging
BIV – Inleiding
H1 Organisatie en informatie
Bestuurlijke informatie heeft drie mogelijkheden:
1. Informatie in het kader van het delegeren van taken en het afleggen van
verantwoordelijkheid.
2. Informatie voor het nemen van beslissingen
3. Informatie ten behoeve van het doen functioneren van een organisatie
Bestuurlijke informatieverzorging = Alle activiteiten met betrekking tot het systematisch
verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens, gericht op het verstrekken van informatie ten
behoeve van het besturen-in-engere zin (Kiezen uit alternatieve mogelijkheden), het doen
functioneren en het beheersen van een huishouding en ten behoeve van de verantwoordingen die
daarover moeten worden afgelegd.
Bestuurlijke informatieverzorging = Het op efficiënte wijze verstrekken van relevante en
betrouwbare informatie.
• Aan interne en externe belanghebbende gerelateerd aan de besturing van de organisatie
Administratieve organisatie (AO) omvat het gehele complex van organisatorische maatregelen dat
direct of indirect betrekking heeft op de goede werking van de bestuurlijke informatieverzorging.
Informatie = Bestaat uit data die betekenis hebben gekregen doordat ze in een bepaalde vorm en in
een bepaalde context aan een bepaalde gebruiker zijn verstrekt.
Informatiemanagement = Informatieverzorging via geautomatiseerde systemen en de inpassing van
die systemen in en tussen organisaties.
De systeemcomponenten van een informatiesysteem zijn schematisch in de vorm van een
procesmodel weergegeven. Een procesmodel dat algemeen toepasbaar is op de
informatieverzorging noemen we het grondpatroon van de informatieverzorging.
Keuze voor centralisatie en decentralisatie =
1. Maatschappelijke ontwikkelingen = Decentralisatie bevorderend
* Unit management = Een managementstijl en een organisatievorm, gericht op het
decentraliseren van het ondernemerschap in organisaties waarbij de zeggenschap laag in de
organisatie komt te liggen.
2. Motivatie en betrokkenheid personeel
* Empowerment = Het afstaan van de beslissingsbevoegdheden naar uitvoeringsniveaus
3. Kosten en baten decentralisatie
4. Gebruikerseisen
Twee wetten van Starreveld =
→ Rationeel verband tussen de opgeofferde kosten (Verbruik) en de opbrengsten (Soll positie)
→ BETA-formule = Beginwaarde toestandsgrootheid (B) -/- eindwaarde toestandsgrootheid (E) +
toename voorraad (T) = afname voorraad (A) → Wet van samenhang tussen toestand en gebeuren
Kritische succesfactoren (KSF) = Een beperkt aantal factoren die bepalend zijn voor het behalen van
concurrentievoordeel en succes voor de onderneming.
,Relatie tussen KSF’s en managementrapportage =
1. Vaststellen kritische succesfactoren
2. Vaststellen van bedrijfsprocessen
3. Matrix bedrijfsprocessen en KSF’s
4. Managementrapportages
Organisatie = Herkenbare eenheid waarin mensen op gecoördineerde wijze en met behulp van
technologie en financiële middelen activiteiten uitvoeren om gemeenschappelijke doelen te
realiseren.
Beslissingsniveaus – Besturen vereist structureren/afstemmen op drie niveaus (Achtereenvolgend) =
1. Strategisch niveau
2. Tactisch niveau
3. Operationeel niveau
Besturen vereist afstemmen tussen drie domeinen =
→ Bedrijfsdomein
→ Informatiedomein
→ IT domein
Strategisch niveau = De afstemming met de externe omgeving, immer wordt er geprobeerd
concurrentievoordeel te behalen.
Tactisch niveau = Structurering van de organisatie
1. Functionele oriëntatie = Functionele specialisaties worden geclusterd in afdelingen.
2. Proces oriëntatie = Een organisatievorm die tegemoet komt aan de gewenste flexibiliteit en
klantgerichtheid.
Matrixorganisatie = Een vorm die probeert het beste van twee werelden naar voren te halen.
→ Projectorganisatie
→ Netwerkorganisatie
→ Platformorganisatie
Operationeel niveau = De uitvoering van de bedrijfsactiviteiten (Transacties).
Door middel van besturing wordt beoogd te komen tot beheersing van een bepaald object
(Organisatie).
Besturingsparadigma = De essentie van het besturingsparadigma is dat besturing en beheersing niet
los van elkaar kunnen worden gezien.
,Voorbeeld stokbroden =
Terugkoppeling = Getelde stokbroden
Uitvoer naar de omgeving = Stokbroden naar de winkel/verkopen
Besturend systeem = Benjamin
Bestuurd systeem = Bakkerij
Voorbeeld inkoop =
Terugkoppeling = Tellen van de ingekochte producten
Uitvoer naar de omgeving = Ingekochte producten naar de winkel/verkopen
Besturend systeem = Hoofd inkopen
Bestuurd systeem = Organisatie
Bestuurd systeem (Primair/operationeel proces) = Organisatie (Beneden in de beslissingsniveaus)
Besturend systeem = Het management van de organisatie, die de organisatie bestuurd – Degene die
verantwoordelijk is (Processen)
Informatie systeem = Informatie verkrijgen door middel van dit systeem –
Boekhouding/administratie
Omgeving = Verantwoording afleggen aan het maatschappelijk verkeer
Bijsturen wanneer er afwijkingen zijn van de norm.
Drie indicatoren bij de invoer – input (Voorbeeld bakkerij) =
→ Mensen - Benjamin
→ Machines - Broodoven
→ Materialen – Meel, bloem, ei en gist
Management = Het aansturen van mensen opdat ze zich in gewenste richting bewegen. Idealiter
moet er volledige overeenstemming zijn tussen de doelen van de organisatie en de leden ervan.
Besturen en beheersen zijn de belangrijkste processen waarmee managers zich bezighouden.
Managementcyclus (PDCA cyclus - Deming Cycle =
1. Planning = Het systematisch voorbereiden van op een later tijdstip uit te voeren activiteiten.
2. Inrichting = Een organisatie moet op een zodanige manier worden ingericht dat de doelen
kunnen worden gerealiseerd.
3. Uitvoering = Uitvoeren van de plannen.
4. Evaluatie = De realisatie vergelijken met het plan zelf.
5. Bijsturing = Realisatie of norm aanpassen (Single loop of double loop).
, Vier domeinen integraal beheersingskader =
1. Bedrijfsdomein = Beheersing van de bedrijfsvoering met het doel om de organisatiestructuur
te implementeren
* Bedrijfsvoering = Alle activiteiten op operationeel niveau die gericht zijn op de realisatie
van organisatiedoelstellingen
2. Informatiedomein = Beheersing van de informatieverzorging en communicatie met het doel
om de informatie strategie te implementeren
* Informatieverzorging = Het met behulp van ingevoerde gegevens, procedures en
vastgelegde gegevens produceren van relevante representaties van de werkelijkheid met het
doel besluitvorming te ondersteunen, verantwoording afleggen en de organisatie doen
functioneren
3. Datadomein = Invoer, bewerking en vastlegging van betrouwbare data met het doel om de
datastrategie te implementeren
* Data-Engering = Alle activiteiten op operationeel niveau die gericht zijn op het definiëren,
verzamelen, bewerken en vastleggen van gegevens met het doel de betrouwbaarheid van die
gegevens op een zodanig niveau te brengen dat ze kunnen worden gebruikt.
4. IT-domein = Beheersing van IT met het doel om de IT-strategie te implementeren
* IT = Alle hardware en software die informatieverzorging en communicatie mogelijk maakt
H2 Interne beheersing en informatie
Beheersing = De efficiëntie- en effectiviteitsbenadering waarin het gaat om door middel van control
de prestaties van ondernemingen te verbeteren.
Interne controle = Alle controle op de oordeelsvorming en activiteiten van anderen, door of namens
de leiding van een organisatie.
Internal control = Een proces dat in gang wordt gezet door het bestuur, de commissarissen, het
management en ander personeel, dat redelijke zekerheid moet geven inzake het bereiken van
doelstellingen op het gebied van verslaggeving, bedrijfsvoering en naleving van wet- en regelgeving.
Management control = Zullen de werknemers zich gedragen zoals ze zich volgens het management
zich moeten gedragen?
→ Sterke gedragsmatige oriëntatie = Het meten van prestaties van medewerkers en de
organisatorische eenheden en het geven van beloningen op basis van deze prestaties.
→ Insteek vanuit de strategie van de organisatie = Expliciete aandacht voor het top-down
implementeren.
BIV – Inleiding
H1 Organisatie en informatie
Bestuurlijke informatie heeft drie mogelijkheden:
1. Informatie in het kader van het delegeren van taken en het afleggen van
verantwoordelijkheid.
2. Informatie voor het nemen van beslissingen
3. Informatie ten behoeve van het doen functioneren van een organisatie
Bestuurlijke informatieverzorging = Alle activiteiten met betrekking tot het systematisch
verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens, gericht op het verstrekken van informatie ten
behoeve van het besturen-in-engere zin (Kiezen uit alternatieve mogelijkheden), het doen
functioneren en het beheersen van een huishouding en ten behoeve van de verantwoordingen die
daarover moeten worden afgelegd.
Bestuurlijke informatieverzorging = Het op efficiënte wijze verstrekken van relevante en
betrouwbare informatie.
• Aan interne en externe belanghebbende gerelateerd aan de besturing van de organisatie
Administratieve organisatie (AO) omvat het gehele complex van organisatorische maatregelen dat
direct of indirect betrekking heeft op de goede werking van de bestuurlijke informatieverzorging.
Informatie = Bestaat uit data die betekenis hebben gekregen doordat ze in een bepaalde vorm en in
een bepaalde context aan een bepaalde gebruiker zijn verstrekt.
Informatiemanagement = Informatieverzorging via geautomatiseerde systemen en de inpassing van
die systemen in en tussen organisaties.
De systeemcomponenten van een informatiesysteem zijn schematisch in de vorm van een
procesmodel weergegeven. Een procesmodel dat algemeen toepasbaar is op de
informatieverzorging noemen we het grondpatroon van de informatieverzorging.
Keuze voor centralisatie en decentralisatie =
1. Maatschappelijke ontwikkelingen = Decentralisatie bevorderend
* Unit management = Een managementstijl en een organisatievorm, gericht op het
decentraliseren van het ondernemerschap in organisaties waarbij de zeggenschap laag in de
organisatie komt te liggen.
2. Motivatie en betrokkenheid personeel
* Empowerment = Het afstaan van de beslissingsbevoegdheden naar uitvoeringsniveaus
3. Kosten en baten decentralisatie
4. Gebruikerseisen
Twee wetten van Starreveld =
→ Rationeel verband tussen de opgeofferde kosten (Verbruik) en de opbrengsten (Soll positie)
→ BETA-formule = Beginwaarde toestandsgrootheid (B) -/- eindwaarde toestandsgrootheid (E) +
toename voorraad (T) = afname voorraad (A) → Wet van samenhang tussen toestand en gebeuren
Kritische succesfactoren (KSF) = Een beperkt aantal factoren die bepalend zijn voor het behalen van
concurrentievoordeel en succes voor de onderneming.
,Relatie tussen KSF’s en managementrapportage =
1. Vaststellen kritische succesfactoren
2. Vaststellen van bedrijfsprocessen
3. Matrix bedrijfsprocessen en KSF’s
4. Managementrapportages
Organisatie = Herkenbare eenheid waarin mensen op gecoördineerde wijze en met behulp van
technologie en financiële middelen activiteiten uitvoeren om gemeenschappelijke doelen te
realiseren.
Beslissingsniveaus – Besturen vereist structureren/afstemmen op drie niveaus (Achtereenvolgend) =
1. Strategisch niveau
2. Tactisch niveau
3. Operationeel niveau
Besturen vereist afstemmen tussen drie domeinen =
→ Bedrijfsdomein
→ Informatiedomein
→ IT domein
Strategisch niveau = De afstemming met de externe omgeving, immer wordt er geprobeerd
concurrentievoordeel te behalen.
Tactisch niveau = Structurering van de organisatie
1. Functionele oriëntatie = Functionele specialisaties worden geclusterd in afdelingen.
2. Proces oriëntatie = Een organisatievorm die tegemoet komt aan de gewenste flexibiliteit en
klantgerichtheid.
Matrixorganisatie = Een vorm die probeert het beste van twee werelden naar voren te halen.
→ Projectorganisatie
→ Netwerkorganisatie
→ Platformorganisatie
Operationeel niveau = De uitvoering van de bedrijfsactiviteiten (Transacties).
Door middel van besturing wordt beoogd te komen tot beheersing van een bepaald object
(Organisatie).
Besturingsparadigma = De essentie van het besturingsparadigma is dat besturing en beheersing niet
los van elkaar kunnen worden gezien.
,Voorbeeld stokbroden =
Terugkoppeling = Getelde stokbroden
Uitvoer naar de omgeving = Stokbroden naar de winkel/verkopen
Besturend systeem = Benjamin
Bestuurd systeem = Bakkerij
Voorbeeld inkoop =
Terugkoppeling = Tellen van de ingekochte producten
Uitvoer naar de omgeving = Ingekochte producten naar de winkel/verkopen
Besturend systeem = Hoofd inkopen
Bestuurd systeem = Organisatie
Bestuurd systeem (Primair/operationeel proces) = Organisatie (Beneden in de beslissingsniveaus)
Besturend systeem = Het management van de organisatie, die de organisatie bestuurd – Degene die
verantwoordelijk is (Processen)
Informatie systeem = Informatie verkrijgen door middel van dit systeem –
Boekhouding/administratie
Omgeving = Verantwoording afleggen aan het maatschappelijk verkeer
Bijsturen wanneer er afwijkingen zijn van de norm.
Drie indicatoren bij de invoer – input (Voorbeeld bakkerij) =
→ Mensen - Benjamin
→ Machines - Broodoven
→ Materialen – Meel, bloem, ei en gist
Management = Het aansturen van mensen opdat ze zich in gewenste richting bewegen. Idealiter
moet er volledige overeenstemming zijn tussen de doelen van de organisatie en de leden ervan.
Besturen en beheersen zijn de belangrijkste processen waarmee managers zich bezighouden.
Managementcyclus (PDCA cyclus - Deming Cycle =
1. Planning = Het systematisch voorbereiden van op een later tijdstip uit te voeren activiteiten.
2. Inrichting = Een organisatie moet op een zodanige manier worden ingericht dat de doelen
kunnen worden gerealiseerd.
3. Uitvoering = Uitvoeren van de plannen.
4. Evaluatie = De realisatie vergelijken met het plan zelf.
5. Bijsturing = Realisatie of norm aanpassen (Single loop of double loop).
, Vier domeinen integraal beheersingskader =
1. Bedrijfsdomein = Beheersing van de bedrijfsvoering met het doel om de organisatiestructuur
te implementeren
* Bedrijfsvoering = Alle activiteiten op operationeel niveau die gericht zijn op de realisatie
van organisatiedoelstellingen
2. Informatiedomein = Beheersing van de informatieverzorging en communicatie met het doel
om de informatie strategie te implementeren
* Informatieverzorging = Het met behulp van ingevoerde gegevens, procedures en
vastgelegde gegevens produceren van relevante representaties van de werkelijkheid met het
doel besluitvorming te ondersteunen, verantwoording afleggen en de organisatie doen
functioneren
3. Datadomein = Invoer, bewerking en vastlegging van betrouwbare data met het doel om de
datastrategie te implementeren
* Data-Engering = Alle activiteiten op operationeel niveau die gericht zijn op het definiëren,
verzamelen, bewerken en vastleggen van gegevens met het doel de betrouwbaarheid van die
gegevens op een zodanig niveau te brengen dat ze kunnen worden gebruikt.
4. IT-domein = Beheersing van IT met het doel om de IT-strategie te implementeren
* IT = Alle hardware en software die informatieverzorging en communicatie mogelijk maakt
H2 Interne beheersing en informatie
Beheersing = De efficiëntie- en effectiviteitsbenadering waarin het gaat om door middel van control
de prestaties van ondernemingen te verbeteren.
Interne controle = Alle controle op de oordeelsvorming en activiteiten van anderen, door of namens
de leiding van een organisatie.
Internal control = Een proces dat in gang wordt gezet door het bestuur, de commissarissen, het
management en ander personeel, dat redelijke zekerheid moet geven inzake het bereiken van
doelstellingen op het gebied van verslaggeving, bedrijfsvoering en naleving van wet- en regelgeving.
Management control = Zullen de werknemers zich gedragen zoals ze zich volgens het management
zich moeten gedragen?
→ Sterke gedragsmatige oriëntatie = Het meten van prestaties van medewerkers en de
organisatorische eenheden en het geven van beloningen op basis van deze prestaties.
→ Insteek vanuit de strategie van de organisatie = Expliciete aandacht voor het top-down
implementeren.
