Inkoopmanagement en
inkoopplanning
NAAM
Studentnummer:
1-3-2022
NCOI
HBO Associate degree Ondernemerschap &
Retail Management
, Voorwoord
ZELF INVULLEN
2
, Samenvatting
Deze aanbeveling is geschreven voor [BEDRIJF] en beschrijft de inkoopfunctie in de huidige situatie, de
gewenste situatie en bevat een implementatieplan hoe naar de gewenste situatie te komen.
De missie van [BEDRIJF] is zijn klanten 24/7 een veilige, betrouwbare, duurzame en efficiënte
containerafhandeling te bieden in Rotterdam. En de visie is om toonaangevend te zijn in termen van veiligheid en
duurzaamheid en continu streven naar een maximaal betrouwbare en efficiënte op- en overslag van containers.
De afdeling inkoop valt hiërarchisch onder de afdeling Finance, maar is functioneel nauw betrokken bij de
aankopen van de afdeling Engineering. De afdeling inkoop bestaat uit een Supervisor, een tactisch inkoper en
twee operationeel inkopers.
[BEDRIJF] had 224 leveranciers in 2021, met ongeveer 300 actieve contracten.
Er worden bij deze leveranciers zowel producten of diensten ingekocht en kunnen zowel complexe
aanbestedingstrajecten en langlopende projecten zijn, tot terugkerende aankopen zoals gepland onderhoud en
storingen en dagelijkse behoefte producten alsmede voorraad artikelen.
Om efficiënt en effectief te kunnen inkopen maakt [BEDRIJF] gebruikt van gedifferentieerde inkoopstrategieën
welke worden toegepast op de inkoopsegmenten hefboom-, strategische-, routine- en knelpuntproducten. Ieder
inkoopsegment heeft zijn eigen toepasbare strategie. Er zijn hiervoor ook drempelwaardes om te bepalen of er
wel of niet aanbesteed dient te worden en hoeveel offertes minimaal benodigd zijn, of hoeveel partijen
aangeschreven dienen te worden.
De strategie van [BEDRIJF] is beschreven vanuit een viertal kernwaarden: veiligheid, betrouwbaarheid,
duurzaamheid en competitiviteit. Vanuit deze strategie, alsmede de missie en visie, zijn de inkoopdoelstellingen
bepaald. De afdeling inkoop zorgt ervoor dat de doelstellingen welke de kernwaarden vertegenwoordigen in
praktijk gebracht worden bij het aanbesteden en het evalueren van de leveranciers. Bij aanbestedingen wordt
gebruik gemaakt van een beoordelingsmatrix met vooraf gecommuniceerde weegfactoren en bij de
leveranciersbeoordeling wordt gebruik gemaakt van kwantitatieve en kwalitatieve scores.
Het inkoopmanagementproces wordt zowel lineair als cyclisch uitgevoerd, waarbij het lineaire proces volledig
gedocumenteerd en geïntegreerd is. De financiële impact van het inkoopmanagement wordt gemeten en
gekoppeld aan de rentabiliteit van de organisatie.
De stakeholders en risico’s worden gedurende het lineair- en cyclisch inkoopproces geïnventariseerd tijdens het
specificeren van de behoefte en meegenomen in het contracteren van de geselecteerde leverancier.
De prestaties van de inkoopafdeling worden door middel van een ABC-analyse en middels een dashboard in het
ERP-systeem Maximo gemeten. De prestaties vertalen zich uiteindelijk naar een aangepast beleid voor het
volgende jaar. Om deze prestaties te bevorderen wordt er gebruikt gemaakt van een tweetal rapportages.
Toch zijn er verbeteringen mogelijk om de prestaties van de inkoopafdeling te verbeteren en de processen van de
organisatie te optimaliseren.
Het bewaken van de openstaande inkooporders gedurende het operationele proces is momenteel zeer tijdrovend
en kan geautomatiseerd worden. De benodigde uren kunnen gebruikt worden vanuit het bestaande contract met
de systeembeheerder en brengen dus geen additionele kosten met zich mee.
Verder is het cyclisch inkoopproces momenteel onvolledig en vereist nadere uitwerking met behulp van diverse
functionarissen binnen de organisatie, wat wel enige tijd in beslag zal nemen uit te voeren.
Tevens worden momenteel de technische- en imagorisico’s onvoldoende in kaart gebracht, wat ten gevolge heeft
dat deze risico’s niet of te laat worden ontdekt. Omdat dit enige expertise vereist welke binnen de organisatie niet
voor handen is, zal er externe partij gezocht en geïnvesteerd moeten worden om dit verbeterpunt te
implementeren.
3
, Inhoudsopgave
Voorwoord.........................................................................................................................................2
Samenvatting.....................................................................................................................................3
Inleiding.............................................................................................................................................5
1. De analyse van de huidige situatie rondom inkoop in de organisatie..............................................7
1.1. Positionering van inkoop in de organisatie............................................................................................................................7
1.1.1. Samenwerking................................................................................................................................................................7
1.2. Inkoopbeleid...........................................................................................................................................................................7
1.2.1. Inkoopstrategie...............................................................................................................................................................7
1.2.2. Aanbesteding..................................................................................................................................................................8
1.3. Inkoopontwikkeling................................................................................................................................................................8
1.4. Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden.................................................................................................................8
1.5. Het huidig inkoop(management)proces in relatie tot de organisatiestrategie....................................................................9
1.5.1. Organisatiedoelen en strategie......................................................................................................................................9
1.5.2. Het huidige inkoopmanagementproces.........................................................................................................................9
1.5.3. Impact en financiële analyse........................................................................................................................................11
1.6. Stakeholder- en risicomanagement.....................................................................................................................................12
1.6.1. Stakeholderanalyse......................................................................................................................................................12
1.6.2. Risicoanalyse................................................................................................................................................................12
1.7. Prestatiemeting en rapportage............................................................................................................................................12
1.7.1. Prestatiemeting............................................................................................................................................................12
1.7.2. Rapportage...................................................................................................................................................................12
2. Het verbeterplan...........................................................................................................................13
2.1. Aanbeveling 1: Operationeel proces....................................................................................................................................13
2.2. Aanbeveling 2: Cyclisch inkoopproces.................................................................................................................................13
2.3. Aanbeveling 3: Risicoanalyse...............................................................................................................................................13
Literatuurlijst....................................................................................................................................14
Bijlage I: Beoordelingsmatrix............................................................................................................15
Bijlage II: Vendor Rating...................................................................................................................16
Bijlage III: Source to contract proces flow chart................................................................................17
Bijlage IV: Contracting Process – Contract Request...........................................................................18
Bijlage V: Contracting Process – Specification & Vendors..................................................................19
Bijlage VI: Contracting Process – Quotations & Recommendation.....................................................20
Bijlage VII: Contracting Process – Ondertekend aanbevelingsdocument...........................................21
Bijlage IX: Purchase to pay process flow chart..................................................................................22
Bijlage X: Draaitabel Oude Po’s........................................................................................................23
Bijlage XI: Vendor Evaluation Dashboard..........................................................................................24
4
inkoopplanning
NAAM
Studentnummer:
1-3-2022
NCOI
HBO Associate degree Ondernemerschap &
Retail Management
, Voorwoord
ZELF INVULLEN
2
, Samenvatting
Deze aanbeveling is geschreven voor [BEDRIJF] en beschrijft de inkoopfunctie in de huidige situatie, de
gewenste situatie en bevat een implementatieplan hoe naar de gewenste situatie te komen.
De missie van [BEDRIJF] is zijn klanten 24/7 een veilige, betrouwbare, duurzame en efficiënte
containerafhandeling te bieden in Rotterdam. En de visie is om toonaangevend te zijn in termen van veiligheid en
duurzaamheid en continu streven naar een maximaal betrouwbare en efficiënte op- en overslag van containers.
De afdeling inkoop valt hiërarchisch onder de afdeling Finance, maar is functioneel nauw betrokken bij de
aankopen van de afdeling Engineering. De afdeling inkoop bestaat uit een Supervisor, een tactisch inkoper en
twee operationeel inkopers.
[BEDRIJF] had 224 leveranciers in 2021, met ongeveer 300 actieve contracten.
Er worden bij deze leveranciers zowel producten of diensten ingekocht en kunnen zowel complexe
aanbestedingstrajecten en langlopende projecten zijn, tot terugkerende aankopen zoals gepland onderhoud en
storingen en dagelijkse behoefte producten alsmede voorraad artikelen.
Om efficiënt en effectief te kunnen inkopen maakt [BEDRIJF] gebruikt van gedifferentieerde inkoopstrategieën
welke worden toegepast op de inkoopsegmenten hefboom-, strategische-, routine- en knelpuntproducten. Ieder
inkoopsegment heeft zijn eigen toepasbare strategie. Er zijn hiervoor ook drempelwaardes om te bepalen of er
wel of niet aanbesteed dient te worden en hoeveel offertes minimaal benodigd zijn, of hoeveel partijen
aangeschreven dienen te worden.
De strategie van [BEDRIJF] is beschreven vanuit een viertal kernwaarden: veiligheid, betrouwbaarheid,
duurzaamheid en competitiviteit. Vanuit deze strategie, alsmede de missie en visie, zijn de inkoopdoelstellingen
bepaald. De afdeling inkoop zorgt ervoor dat de doelstellingen welke de kernwaarden vertegenwoordigen in
praktijk gebracht worden bij het aanbesteden en het evalueren van de leveranciers. Bij aanbestedingen wordt
gebruik gemaakt van een beoordelingsmatrix met vooraf gecommuniceerde weegfactoren en bij de
leveranciersbeoordeling wordt gebruik gemaakt van kwantitatieve en kwalitatieve scores.
Het inkoopmanagementproces wordt zowel lineair als cyclisch uitgevoerd, waarbij het lineaire proces volledig
gedocumenteerd en geïntegreerd is. De financiële impact van het inkoopmanagement wordt gemeten en
gekoppeld aan de rentabiliteit van de organisatie.
De stakeholders en risico’s worden gedurende het lineair- en cyclisch inkoopproces geïnventariseerd tijdens het
specificeren van de behoefte en meegenomen in het contracteren van de geselecteerde leverancier.
De prestaties van de inkoopafdeling worden door middel van een ABC-analyse en middels een dashboard in het
ERP-systeem Maximo gemeten. De prestaties vertalen zich uiteindelijk naar een aangepast beleid voor het
volgende jaar. Om deze prestaties te bevorderen wordt er gebruikt gemaakt van een tweetal rapportages.
Toch zijn er verbeteringen mogelijk om de prestaties van de inkoopafdeling te verbeteren en de processen van de
organisatie te optimaliseren.
Het bewaken van de openstaande inkooporders gedurende het operationele proces is momenteel zeer tijdrovend
en kan geautomatiseerd worden. De benodigde uren kunnen gebruikt worden vanuit het bestaande contract met
de systeembeheerder en brengen dus geen additionele kosten met zich mee.
Verder is het cyclisch inkoopproces momenteel onvolledig en vereist nadere uitwerking met behulp van diverse
functionarissen binnen de organisatie, wat wel enige tijd in beslag zal nemen uit te voeren.
Tevens worden momenteel de technische- en imagorisico’s onvoldoende in kaart gebracht, wat ten gevolge heeft
dat deze risico’s niet of te laat worden ontdekt. Omdat dit enige expertise vereist welke binnen de organisatie niet
voor handen is, zal er externe partij gezocht en geïnvesteerd moeten worden om dit verbeterpunt te
implementeren.
3
, Inhoudsopgave
Voorwoord.........................................................................................................................................2
Samenvatting.....................................................................................................................................3
Inleiding.............................................................................................................................................5
1. De analyse van de huidige situatie rondom inkoop in de organisatie..............................................7
1.1. Positionering van inkoop in de organisatie............................................................................................................................7
1.1.1. Samenwerking................................................................................................................................................................7
1.2. Inkoopbeleid...........................................................................................................................................................................7
1.2.1. Inkoopstrategie...............................................................................................................................................................7
1.2.2. Aanbesteding..................................................................................................................................................................8
1.3. Inkoopontwikkeling................................................................................................................................................................8
1.4. Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden.................................................................................................................8
1.5. Het huidig inkoop(management)proces in relatie tot de organisatiestrategie....................................................................9
1.5.1. Organisatiedoelen en strategie......................................................................................................................................9
1.5.2. Het huidige inkoopmanagementproces.........................................................................................................................9
1.5.3. Impact en financiële analyse........................................................................................................................................11
1.6. Stakeholder- en risicomanagement.....................................................................................................................................12
1.6.1. Stakeholderanalyse......................................................................................................................................................12
1.6.2. Risicoanalyse................................................................................................................................................................12
1.7. Prestatiemeting en rapportage............................................................................................................................................12
1.7.1. Prestatiemeting............................................................................................................................................................12
1.7.2. Rapportage...................................................................................................................................................................12
2. Het verbeterplan...........................................................................................................................13
2.1. Aanbeveling 1: Operationeel proces....................................................................................................................................13
2.2. Aanbeveling 2: Cyclisch inkoopproces.................................................................................................................................13
2.3. Aanbeveling 3: Risicoanalyse...............................................................................................................................................13
Literatuurlijst....................................................................................................................................14
Bijlage I: Beoordelingsmatrix............................................................................................................15
Bijlage II: Vendor Rating...................................................................................................................16
Bijlage III: Source to contract proces flow chart................................................................................17
Bijlage IV: Contracting Process – Contract Request...........................................................................18
Bijlage V: Contracting Process – Specification & Vendors..................................................................19
Bijlage VI: Contracting Process – Quotations & Recommendation.....................................................20
Bijlage VII: Contracting Process – Ondertekend aanbevelingsdocument...........................................21
Bijlage IX: Purchase to pay process flow chart..................................................................................22
Bijlage X: Draaitabel Oude Po’s........................................................................................................23
Bijlage XI: Vendor Evaluation Dashboard..........................................................................................24
4
