Interne communicatie:
cursus bestaat uit 3 delen:
A. de context v. interne communicatie:
• organisaties
• organisatiecultuur
• organisatieveranderingen
B. de bouwstenen van interne communicatie:
• soorten communicatie binnen de organisatie
• definitie v. interne communicatie
• soorten informatiestromen binnen de organisatie
• barrières en valkuilen in interne communicatie
• de ‘actie-visie’ op interne communicatie
• de ‘interactie-visie’ op interne communicatie
C. kernelementen v. interne communicatie:
• communicatie-onderzoek binnen de organisatie
• intern communicatiebeleid
• training v. communicatievaardigheden voor managers
• communiceren over veranderingen in de organisatie
• adviseur in interne communicatie
Introductie:
Geschiedenis v. interne communicatie:
> interne communicatie = een academische specialisatie sinds ‘50
> interne communicatie = een beroep sinds ‘60
→ oorspronkelijk werd de rol voornamelijk vervuld door:
1) personeelschef: informatie over sociale aangelegenheden & tewerkstelling
2) managers: informatie gerelateerd aan de taak/plichten v.d. wn’s
deze informatie werd verzameld & verder verdeeld door secretaresse(s) naar alle andere wn’s in
de organisatie (via offline kanalen)
Wat doet een intern communicatieverantwoordelijke?
KU Leuven:
∙ intranet info
∙ nieuwsbrief onderwijs
∙ personeelsfeest
∙ teambuilding (dankzij stijgende werklast, burnouts,…)
Richard Branson:
“Clients do not come first, employees come first. If you take care of your employees, they will take
care of the clients.”
,Trendonderzoek interne communicatie (2017):
door Involve (specialisten interne communicatie) & Vakblad Communicatie
wat betekent interne communicatie?
veel bedrijven hebben hier een ander begrip over
belang v. interne communicatie in de organisatie:
-> enkel negatieve
feedback i.p.v.
constructieve, wn’s te laat
betrekken, wn’s vernemen
nieuws via pers i.p.v. eerst
zelf ingelicht te worden
door bedrijf
inhoud takenpakket interne communicatiemedewerker: globale tijdsverdeling:
1) teksten schrijven & communicatiemiddelen ontwikkelen
2) adviseren over communicatie bij organisatiethema’s & veranderingen
,effectiviteit v. middelen: (intere communicatie media)
top 3 effectieve & niet-effectieve middelen door de jaren heen:
-> intranet volledig v. zijn plek
afgestoten
-> plaats gemaakt voor momenten
i.p.v. middelen
-> over mededelingenbord &
personeelsblad al tijd minder +
opm.: het middel ‘interactieve sessie’ & ‘informatiesessie’ = dit jaar toegevoegd
-> verschuiving visie IC:
actie: interactie:
de juiste boodschap naar de tussen bedrijf & wn’s: ook kijken naar hoe
juiste ontvanger sturen op het ontvanger boodschap interpreteert, niet enkel
juiste tijdstip de vraag of hij boodschap ontvangen heeft
4 uitdagingen voor IC:
1) accountability:
meten v. outcome/impact die IC heeft op bedrijfsprocessen
2) inzet & ondersteuning (v. lijncommunicatie):
hoe bereiken we mensen in primaire proces, is de deur naar het primaire proces nog steeds
de manager of benaderen we wn’s direct?
3) scheppen v. duidelijkheid & structuur:
managen v. informatie-overload die wn’s over zich heen krijgen
4) de rol v.d. IC-er:
- de vraag naar IC op hoger niveau ↑
bv. bij crisis in bedrijf: hoe overbrengen naar eigen wn’s?
- groeien naar coachende rol
bv. managers adviseren hoe ze vergadering moeten leiden
Belang v. interne communicatie:
sinds ‘80: veel organisaties met +100 wn’s realiseren zich belang & relevantie v. interne
communicatie
-> vandaar: verdere professionalisering v. het beroep:
secretaresses -> bedrijfsjournalisten -> ‘interne communicatie’-medewerkers
vandaag:
• grote organisaties: >1 interne communicatie-medewerker
, • middelgrote ondernemingen: externe communicatie-medewerker met een deeltijdse interne
communicatie-functie
• kleine bedrijven: geen interne communicatie-medewerker
Definitie v. interne communicatie:
veel definities in wetenschappelijke literatuur: bv.:
˃ Stauss & Hoffmann:
“doelbewuste gebruik v. communicatie-activiteiten om op systematische wijze de (a)
kennis, (b) attitudes & (c) gedragingen v. huidige wn’s te beïnvloeden”
→ nadruk op assymetrische relatie tssn wg & wn, weinig sprake v. wisselwerking (niet zo’n
goede def.)
˃ Bowen:
“opbouwen & onderhouden v. relaties met de publieke binnenkant (‘inside’) v.d.
organisatie & dit gaande v. lager ondersteunend personeel tot het top management”
˃ Reijnders:
“proces v. continue uitwisseling v. boodschappen & de interpretatie v. deze boodschappen
tussen mensen die professioneel betrokken = in een organisatie.”
→ sterkte def. Reijnders: voorziet in 4 criteria: (waaraan IC dient te voldoen)
1. een proces: IC ≠ éénmalige inspanning (constant aanwezig in org.)
2. een uitwisseling: IC ≠ éénrichtingsverkeer maar dialoog/interactie
3. interpretatie v. deze boodschappen: rol ontvanger = even belangrijk als rol zender
4. professioneel: zender & ontvanger staan (on)rechtstreeks in loondienst bij org.
(moeilijkste criterium: onderaannemers/leveranciers/catering er al dan niet bij?)
12 fouten die een IC-specialist kan overkomen:
• wn’s vernemen via pers dat ze ontslagen zijn
• informatie overload:
20 belangrijke berichten in 1 communicatie of verschillende tegenstrijdige berichten
• managers communiceren infrequent & inconsistent
• veel jargon & acroniemen gebruiken
• altijd het negatieve benadrukken
• nooit wn’s betrekken bij beslissingen
• zoeken naar mening v. wn’s maar er niet naar handelen
• face-to-face contact vermijden & meer emails zenden
• input team/wn’s niet waarderen, hun gewoon vertellen wat te doen
• negeren hoe het werk linkt aan het bedrijf zijn strategie
• goede prestaties niet herkennen
• just wing it (doe er maar op los maar je moet kritisch evalueren, onderzoek doen naar IC)
De realiteit in de meeste organisaties:
aantal externe communicatie FTE > aantal interne communicatie FTE :
cursus bestaat uit 3 delen:
A. de context v. interne communicatie:
• organisaties
• organisatiecultuur
• organisatieveranderingen
B. de bouwstenen van interne communicatie:
• soorten communicatie binnen de organisatie
• definitie v. interne communicatie
• soorten informatiestromen binnen de organisatie
• barrières en valkuilen in interne communicatie
• de ‘actie-visie’ op interne communicatie
• de ‘interactie-visie’ op interne communicatie
C. kernelementen v. interne communicatie:
• communicatie-onderzoek binnen de organisatie
• intern communicatiebeleid
• training v. communicatievaardigheden voor managers
• communiceren over veranderingen in de organisatie
• adviseur in interne communicatie
Introductie:
Geschiedenis v. interne communicatie:
> interne communicatie = een academische specialisatie sinds ‘50
> interne communicatie = een beroep sinds ‘60
→ oorspronkelijk werd de rol voornamelijk vervuld door:
1) personeelschef: informatie over sociale aangelegenheden & tewerkstelling
2) managers: informatie gerelateerd aan de taak/plichten v.d. wn’s
deze informatie werd verzameld & verder verdeeld door secretaresse(s) naar alle andere wn’s in
de organisatie (via offline kanalen)
Wat doet een intern communicatieverantwoordelijke?
KU Leuven:
∙ intranet info
∙ nieuwsbrief onderwijs
∙ personeelsfeest
∙ teambuilding (dankzij stijgende werklast, burnouts,…)
Richard Branson:
“Clients do not come first, employees come first. If you take care of your employees, they will take
care of the clients.”
,Trendonderzoek interne communicatie (2017):
door Involve (specialisten interne communicatie) & Vakblad Communicatie
wat betekent interne communicatie?
veel bedrijven hebben hier een ander begrip over
belang v. interne communicatie in de organisatie:
-> enkel negatieve
feedback i.p.v.
constructieve, wn’s te laat
betrekken, wn’s vernemen
nieuws via pers i.p.v. eerst
zelf ingelicht te worden
door bedrijf
inhoud takenpakket interne communicatiemedewerker: globale tijdsverdeling:
1) teksten schrijven & communicatiemiddelen ontwikkelen
2) adviseren over communicatie bij organisatiethema’s & veranderingen
,effectiviteit v. middelen: (intere communicatie media)
top 3 effectieve & niet-effectieve middelen door de jaren heen:
-> intranet volledig v. zijn plek
afgestoten
-> plaats gemaakt voor momenten
i.p.v. middelen
-> over mededelingenbord &
personeelsblad al tijd minder +
opm.: het middel ‘interactieve sessie’ & ‘informatiesessie’ = dit jaar toegevoegd
-> verschuiving visie IC:
actie: interactie:
de juiste boodschap naar de tussen bedrijf & wn’s: ook kijken naar hoe
juiste ontvanger sturen op het ontvanger boodschap interpreteert, niet enkel
juiste tijdstip de vraag of hij boodschap ontvangen heeft
4 uitdagingen voor IC:
1) accountability:
meten v. outcome/impact die IC heeft op bedrijfsprocessen
2) inzet & ondersteuning (v. lijncommunicatie):
hoe bereiken we mensen in primaire proces, is de deur naar het primaire proces nog steeds
de manager of benaderen we wn’s direct?
3) scheppen v. duidelijkheid & structuur:
managen v. informatie-overload die wn’s over zich heen krijgen
4) de rol v.d. IC-er:
- de vraag naar IC op hoger niveau ↑
bv. bij crisis in bedrijf: hoe overbrengen naar eigen wn’s?
- groeien naar coachende rol
bv. managers adviseren hoe ze vergadering moeten leiden
Belang v. interne communicatie:
sinds ‘80: veel organisaties met +100 wn’s realiseren zich belang & relevantie v. interne
communicatie
-> vandaar: verdere professionalisering v. het beroep:
secretaresses -> bedrijfsjournalisten -> ‘interne communicatie’-medewerkers
vandaag:
• grote organisaties: >1 interne communicatie-medewerker
, • middelgrote ondernemingen: externe communicatie-medewerker met een deeltijdse interne
communicatie-functie
• kleine bedrijven: geen interne communicatie-medewerker
Definitie v. interne communicatie:
veel definities in wetenschappelijke literatuur: bv.:
˃ Stauss & Hoffmann:
“doelbewuste gebruik v. communicatie-activiteiten om op systematische wijze de (a)
kennis, (b) attitudes & (c) gedragingen v. huidige wn’s te beïnvloeden”
→ nadruk op assymetrische relatie tssn wg & wn, weinig sprake v. wisselwerking (niet zo’n
goede def.)
˃ Bowen:
“opbouwen & onderhouden v. relaties met de publieke binnenkant (‘inside’) v.d.
organisatie & dit gaande v. lager ondersteunend personeel tot het top management”
˃ Reijnders:
“proces v. continue uitwisseling v. boodschappen & de interpretatie v. deze boodschappen
tussen mensen die professioneel betrokken = in een organisatie.”
→ sterkte def. Reijnders: voorziet in 4 criteria: (waaraan IC dient te voldoen)
1. een proces: IC ≠ éénmalige inspanning (constant aanwezig in org.)
2. een uitwisseling: IC ≠ éénrichtingsverkeer maar dialoog/interactie
3. interpretatie v. deze boodschappen: rol ontvanger = even belangrijk als rol zender
4. professioneel: zender & ontvanger staan (on)rechtstreeks in loondienst bij org.
(moeilijkste criterium: onderaannemers/leveranciers/catering er al dan niet bij?)
12 fouten die een IC-specialist kan overkomen:
• wn’s vernemen via pers dat ze ontslagen zijn
• informatie overload:
20 belangrijke berichten in 1 communicatie of verschillende tegenstrijdige berichten
• managers communiceren infrequent & inconsistent
• veel jargon & acroniemen gebruiken
• altijd het negatieve benadrukken
• nooit wn’s betrekken bij beslissingen
• zoeken naar mening v. wn’s maar er niet naar handelen
• face-to-face contact vermijden & meer emails zenden
• input team/wn’s niet waarderen, hun gewoon vertellen wat te doen
• negeren hoe het werk linkt aan het bedrijf zijn strategie
• goede prestaties niet herkennen
• just wing it (doe er maar op los maar je moet kritisch evalueren, onderzoek doen naar IC)
De realiteit in de meeste organisaties:
aantal externe communicatie FTE > aantal interne communicatie FTE :
