,Contents at a Glance
Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
Book 1: Common Office Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
CHAPTER 1: Getting Your Bearings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
CHAPTER 2: Populating Documents with Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
CHAPTER 3: Becoming Enviously Efficient . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
CHAPTER 4: Making Office 365 Your Own . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
CHAPTER 5: Handling Graphics and Photos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
Book 2: Word 365 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
CHAPTER 1: Getting Up to Speed with Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
CHAPTER 2: Laying Out Pages Just So . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
CHAPTER 3: Making Looking Good Look Easy: Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141
CHAPTER 4: Building a Table with Your Bare Hands . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159
CHAPTER 5: Polishing Your Prose . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181
CHAPTER 6: Designing Fancy-Schmancy Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201
CHAPTER 7: Printing Envelopes and Labels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219
CHAPTER 8: Advanced (But Useful) Document Design . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233
CHAPTER 9: Writing and Editing with Copilot at Your Side . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 263
Book 3: Excel 365 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 277
CHAPTER 1: Excel: The 50-Cent Tour . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279
CHAPTER 2: Sprucing Up a Worksheet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 307
CHAPTER 3: Fiddling with Your Worksheets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 319
CHAPTER 4: Taming Your Worksheets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 337
CHAPTER 5: Building Basic Formulas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 359
CHAPTER 6: Analyzing Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 387
CHAPTER 7: Visualizing Data with Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 409
CHAPTER 8: Automating Excel with Copilot . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 427
Book 4: PowerPoint 365 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 447
CHAPTER 1: Putting Together a PowerPoint Presentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 449
CHAPTER 2: Formatting Slides . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 481
CHAPTER 3: Creating Dynamic Presentations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 505
CHAPTER 4: Delivering a Presentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 523
,Book 5: Outlook 365 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 537
CHAPTER 1: Sending and Receiving Email . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 539
CHAPTER 2: Managing Your Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 567
CHAPTER 3: Keeping Track of Appointments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 581
Book 6: Access 365 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 601
CHAPTER 1: Forging Databases and Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 603
CHAPTER 2: Entering, Sorting, and Filtering Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 637
CHAPTER 3: Querying Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 661
Book 7: Microsoft Teams . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 691
CHAPTER 1: Getting around in Teams . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 693
CHAPTER 2: Getting Up to Speed with Teams and Channels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 719
CHAPTER 3: Chin-wagging with Channels and Chats . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 739
CHAPTER 4: Fiddling with Files in Teams . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 763
CHAPTER 5: Getting Together for Online Meetings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 777
Book 8: File Sharing and Collaborating . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 803
CHAPTER 1: Sharing Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 805
CHAPTER 2: Making the Most of OneDrive . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 821
CHAPTER 3: Collaborating in SharePoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 833
CHAPTER 4: Collaborating on Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 861
Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 883
, Table of Contents
INTRODUCTION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
About This Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
Foolish Assumptions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
Conventions Used in This Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
Icons Used in This Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Beyond the Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
BOOK 1: COMMON OFFICE TASKS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
CHAPTER 1: Getting Your Bearings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Saying “Hello” to Office 365 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Meeting the Office 365 applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Getting to know the Office 365 cloud services . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Finding out what software and Office 365 version you have . . . . .10
Managing your Microsoft account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12
Navigating the Office 365 Apps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13
Heading backstage via the File tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13
Getting comfy with the all-important Ribbon . . . . . . . . . . . . . . . . . .14
Commands only when you need ’em: context-sensitive tabs . . . . .16
Taking a closer look at Ribbon tabs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16
Accessing stuff quickly I: The Quick Access toolbar . . . . . . . . . . . . .19
Accessing stuff quickly II: Mini-toolbars and shortcut menus . . . . .19
Accessing stuff quickly III: Keyboard shortcuts . . . . . . . . . . . . . . . . .21
Saving Your Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22
Saving a file . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22
Saving a new file for the first time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23
Saving AutoRecovery information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23
Opening and Closing Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .24
Opening a file . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .25
Closing a file . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .25
CHAPTER 2: Populating Documents with Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Messing with Capitalization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .28
Entering Symbols, Foreign Letters, and Other Oddball Characters . . .29
Forging Hyperlinks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .30
Linking a hyperlink to a web page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .31
Creating a hyperlink to another place in your file . . . . . . . . . . . . . .32
Creating an email hyperlink . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .33
Repairing and removing hyperlinks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .34
Dictating the Words . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .34
Manipulating Text Like a Pro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .35
Table of Contents v
Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
Book 1: Common Office Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
CHAPTER 1: Getting Your Bearings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
CHAPTER 2: Populating Documents with Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
CHAPTER 3: Becoming Enviously Efficient . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
CHAPTER 4: Making Office 365 Your Own . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
CHAPTER 5: Handling Graphics and Photos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
Book 2: Word 365 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
CHAPTER 1: Getting Up to Speed with Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
CHAPTER 2: Laying Out Pages Just So . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
CHAPTER 3: Making Looking Good Look Easy: Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141
CHAPTER 4: Building a Table with Your Bare Hands . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159
CHAPTER 5: Polishing Your Prose . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181
CHAPTER 6: Designing Fancy-Schmancy Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201
CHAPTER 7: Printing Envelopes and Labels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219
CHAPTER 8: Advanced (But Useful) Document Design . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233
CHAPTER 9: Writing and Editing with Copilot at Your Side . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 263
Book 3: Excel 365 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 277
CHAPTER 1: Excel: The 50-Cent Tour . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279
CHAPTER 2: Sprucing Up a Worksheet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 307
CHAPTER 3: Fiddling with Your Worksheets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 319
CHAPTER 4: Taming Your Worksheets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 337
CHAPTER 5: Building Basic Formulas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 359
CHAPTER 6: Analyzing Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 387
CHAPTER 7: Visualizing Data with Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 409
CHAPTER 8: Automating Excel with Copilot . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 427
Book 4: PowerPoint 365 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 447
CHAPTER 1: Putting Together a PowerPoint Presentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 449
CHAPTER 2: Formatting Slides . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 481
CHAPTER 3: Creating Dynamic Presentations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 505
CHAPTER 4: Delivering a Presentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 523
,Book 5: Outlook 365 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 537
CHAPTER 1: Sending and Receiving Email . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 539
CHAPTER 2: Managing Your Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 567
CHAPTER 3: Keeping Track of Appointments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 581
Book 6: Access 365 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 601
CHAPTER 1: Forging Databases and Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 603
CHAPTER 2: Entering, Sorting, and Filtering Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 637
CHAPTER 3: Querying Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 661
Book 7: Microsoft Teams . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 691
CHAPTER 1: Getting around in Teams . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 693
CHAPTER 2: Getting Up to Speed with Teams and Channels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 719
CHAPTER 3: Chin-wagging with Channels and Chats . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 739
CHAPTER 4: Fiddling with Files in Teams . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 763
CHAPTER 5: Getting Together for Online Meetings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 777
Book 8: File Sharing and Collaborating . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 803
CHAPTER 1: Sharing Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 805
CHAPTER 2: Making the Most of OneDrive . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 821
CHAPTER 3: Collaborating in SharePoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 833
CHAPTER 4: Collaborating on Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 861
Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 883
, Table of Contents
INTRODUCTION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
About This Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
Foolish Assumptions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
Conventions Used in This Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
Icons Used in This Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Beyond the Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
BOOK 1: COMMON OFFICE TASKS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
CHAPTER 1: Getting Your Bearings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Saying “Hello” to Office 365 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Meeting the Office 365 applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Getting to know the Office 365 cloud services . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Finding out what software and Office 365 version you have . . . . .10
Managing your Microsoft account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12
Navigating the Office 365 Apps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13
Heading backstage via the File tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13
Getting comfy with the all-important Ribbon . . . . . . . . . . . . . . . . . .14
Commands only when you need ’em: context-sensitive tabs . . . . .16
Taking a closer look at Ribbon tabs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16
Accessing stuff quickly I: The Quick Access toolbar . . . . . . . . . . . . .19
Accessing stuff quickly II: Mini-toolbars and shortcut menus . . . . .19
Accessing stuff quickly III: Keyboard shortcuts . . . . . . . . . . . . . . . . .21
Saving Your Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22
Saving a file . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22
Saving a new file for the first time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23
Saving AutoRecovery information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23
Opening and Closing Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .24
Opening a file . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .25
Closing a file . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .25
CHAPTER 2: Populating Documents with Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Messing with Capitalization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .28
Entering Symbols, Foreign Letters, and Other Oddball Characters . . .29
Forging Hyperlinks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .30
Linking a hyperlink to a web page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .31
Creating a hyperlink to another place in your file . . . . . . . . . . . . . .32
Creating an email hyperlink . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .33
Repairing and removing hyperlinks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .34
Dictating the Words . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .34
Manipulating Text Like a Pro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .35
Table of Contents v
