OAT Administratieve organisatie
AO: Administratieve organisatie is het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van
gegevens ten behoeve van het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen en
doen functioneren van een organisatie en ten behoeve van de verantwoording die daarover
moet worden afgelegd.
, Automatisering
Het is belangrijk om de inzicht te krijgen in de IT omgeving van een onderneming.
Kenmerken voor het bepalen van de type IT-omgeving zijn:
- Integratie IT in processen – Welke processen zijn geautomatiseerd, significant ja/nee?
- Complexiteit IT-systeem – is de accountingtrail makkelijk te volgend of zijn er veel
bewerkingen van het brondocument naar boeking
- Afhankelijkheid IT – What if scenario? Continuïteit van de bedrijfsvoering
- Specifieke risico’s – kunnen externe partijen direct toegang hebben tot applicaties
- Directe beslissingen management – beslissingen zonder menselijke tussenkomst, zoals
automatische bestellingen.
Je dient de AO/IB van de onderneming in kaart te brengen waarbij de IT componenten nadrukkelijk
naar voren komen. De onderwerpen zijn:
- Functiescheiding
- IT-General Controls
- Application controls
- User controls
Gegevens en applicaties draaien op het internet en niet fysiek in je eigen serverruimte.
Voordelen voor klant:
- Lage/geen investering
- Niet zelf onderhouden
Risico’s voor de klant:
- Back-up en recovery
- Toegangsbeveiliging
- Virussen e.d.
- Privacy
ERP-systeem
Met de komst van enterprise resource planning (ERP) kwam er één informatiesysteem in de
organisatie dat alle processen automatiseert en alle informatie voor alle medewerkers levert. Een ERP-
systeem werkt met centrale gegevensopslag in één database. Op die manier kunnen bijvoorbeeld de
klantgegevens die door verkoop zijn vastgelegd, ook worden gebruikt bij de facturering en het
debiteurenbeheer. Iedereen werkt dus met dezelfde gegevens.
Het is overigens niet zo dat alle bedrijven een ERP-systeem gebruiken. Erp-systemen zijn complex,
duur in aanschaf en kennen vaak een heel lang implementatietraject. Voor bedrijven uit met name het
MKB lonen de aanschaf zich daarom niet altijd. Een ander nadeel van ERP-systemen is dat ze geen
maatwerkoplossingen bieden. Voor de meeste bedrijven is dat geen probleem, maar sommige
organisaties zijn niet met standaardsoftware te automatiseren. Denk bijvoorbeeld aan een ziekenhuis of
aan de Belastingdienst. De processen die daar plaatsvinden, wijken zodanig af van wat er in andere
organisatie gebeurt, dat ze niet goed door een ERP-systeem ondersteund kunnen worden. Deze
organisaties zijn genoodzaakt om voor om voor een andere aanpak te kiezen.
ERP-systemen zijn opgebouwd uit losse modules. Voor elke afdeling of functioneel gebied binnen een
organisatie, zoals inkoop, verkoop, personeel of productie is een module beschikbaar. In principe kan
met een ERP-systeem de totale organisatie worden bestuurd. Ondernemingen zullen overigens niet alle
AO: Administratieve organisatie is het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van
gegevens ten behoeve van het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen en
doen functioneren van een organisatie en ten behoeve van de verantwoording die daarover
moet worden afgelegd.
, Automatisering
Het is belangrijk om de inzicht te krijgen in de IT omgeving van een onderneming.
Kenmerken voor het bepalen van de type IT-omgeving zijn:
- Integratie IT in processen – Welke processen zijn geautomatiseerd, significant ja/nee?
- Complexiteit IT-systeem – is de accountingtrail makkelijk te volgend of zijn er veel
bewerkingen van het brondocument naar boeking
- Afhankelijkheid IT – What if scenario? Continuïteit van de bedrijfsvoering
- Specifieke risico’s – kunnen externe partijen direct toegang hebben tot applicaties
- Directe beslissingen management – beslissingen zonder menselijke tussenkomst, zoals
automatische bestellingen.
Je dient de AO/IB van de onderneming in kaart te brengen waarbij de IT componenten nadrukkelijk
naar voren komen. De onderwerpen zijn:
- Functiescheiding
- IT-General Controls
- Application controls
- User controls
Gegevens en applicaties draaien op het internet en niet fysiek in je eigen serverruimte.
Voordelen voor klant:
- Lage/geen investering
- Niet zelf onderhouden
Risico’s voor de klant:
- Back-up en recovery
- Toegangsbeveiliging
- Virussen e.d.
- Privacy
ERP-systeem
Met de komst van enterprise resource planning (ERP) kwam er één informatiesysteem in de
organisatie dat alle processen automatiseert en alle informatie voor alle medewerkers levert. Een ERP-
systeem werkt met centrale gegevensopslag in één database. Op die manier kunnen bijvoorbeeld de
klantgegevens die door verkoop zijn vastgelegd, ook worden gebruikt bij de facturering en het
debiteurenbeheer. Iedereen werkt dus met dezelfde gegevens.
Het is overigens niet zo dat alle bedrijven een ERP-systeem gebruiken. Erp-systemen zijn complex,
duur in aanschaf en kennen vaak een heel lang implementatietraject. Voor bedrijven uit met name het
MKB lonen de aanschaf zich daarom niet altijd. Een ander nadeel van ERP-systemen is dat ze geen
maatwerkoplossingen bieden. Voor de meeste bedrijven is dat geen probleem, maar sommige
organisaties zijn niet met standaardsoftware te automatiseren. Denk bijvoorbeeld aan een ziekenhuis of
aan de Belastingdienst. De processen die daar plaatsvinden, wijken zodanig af van wat er in andere
organisatie gebeurt, dat ze niet goed door een ERP-systeem ondersteund kunnen worden. Deze
organisaties zijn genoodzaakt om voor om voor een andere aanpak te kiezen.
ERP-systemen zijn opgebouwd uit losse modules. Voor elke afdeling of functioneel gebied binnen een
organisatie, zoals inkoop, verkoop, personeel of productie is een module beschikbaar. In principe kan
met een ERP-systeem de totale organisatie worden bestuurd. Ondernemingen zullen overigens niet alle
