Samenvattingen ‘Ondernemen met informatie’
HOOFDSTUK 1
Paragraaf 1 De organisatie
Organisaties produceren producten en diensten en maken deze beschikbaar
zodat consumenten het kunnen kopen. Een organisatie voorziet in een behoefte.
1.1.1 Soorten organisaties
Organisatie is een samenwerkingsverband met de kern het leveren van
toegevoegde waarde voor het realiseren van doelen. Een profitorganisatie,
gericht op winst, dat noem je ook wel een bedrijf of onderneming. Een
onderneming is een organisatie die voor eigen rekening en risico, met winst als
doelstelling, producten/diensten levert.
Business-to-consumer bedrijven/ondernemingen, doen direct zaken met
consumenten (supermarktketen). Business-to-business
bedrijven/ondernemingen, doen alleen zaken met andere bedrijven (grote
producent van melkproducten, levert aan
supermarktketen maar niet direct aan de
consument).
Organisatie zonder winstoogmerk is een non-
profitorganisatie, realiseert doelen door
verlenen van diensten. Twee soorten non-
profitorganisaties:
Overheid met verschillende
overheidsinstanties, gefinancierd met
belastinggeld 1
Non-gouvernementele organisatie,
krijgen geld uit overheid of giften
(kerken)
Je hebt bedrijfsprocessen en informatievoorziening, welke van toepassing is, zal
blijken uit de naam of soort organisatie.
1.1.2. Transformatieproces
Alle organisaties (winkelbedrijf, productie computer, hogescholen) verwerven
productiefactoren (kapitaal, arbeid, grondstoffen, informatie), deze zetten zij
om in producten/diensten. dit is het
transformatieproces.
Bij arbeid gaat het om inzet van mensen. Bij grondstoffen
gaat het om basisstoffen om het product te maken,
energie, halffabricaten en hulpstoffen. Bij kapitaal gaat
het om aanwezige geld en ook productiemiddelen als
machines en gebouwen. Informatie gaat over gegevens
van inkoop- en verkoopmarkten, concurrenten, klanten,
overheidsregels en dergelijke.
Bij uitvoer denk je aan het eindresultaat dat wordt geleverd aan de klant. Wat
ook bij uitvoer hoort zijn de uittredende mensen, ontslagenen, gepensioneerden
en WAO’ers. Afval, lawaai en vervuiling zijn ook eindproducten. Afgeschreven
productiemiddelen en rendement zijn ook kapitaal. Informatie is ook
verantwoording, verslaglegging en reclame.
,Paragraaf 2 Bedrijfsproces: keten van activiteiten
De manier waarop werkzaamheden in de organisatie verlopen en activiteiten
worden gestructureerd in bedrijfsprocessen.
1.2.1 Het bedrijfsproces
Een bedrijfsproces is een manier om de gang van
zaken in een organisatie te begrijpen. Een
voorbeeld van een bedrijfsproces: de boekhandel
krijgt een bestellijst met studentnamen,
studentnummers en benodigde studieboeken. De
boekhandel stelt een besteloverzicht op en plaatst
inkooporders van boeken bij verschillende
uitgeverijen. De boeken zijn geleverd door
uitgeverijen en de boekhandel maakt pakketjes
per student waar de factuur voor de
desbetreffende student bij zit. Op het afgesproken
moment worden de boeken geleverd op school en
de student betaalt contant of door ondertekening
van een machtiging. Tot slot worden de ontvangen
betalingen verwerkt en de uitgeverijen betaald.
Dit bedrijfsproces heeft een begin en een eind. Het
begin is de impuls, daartussen worden
noodzakelijke activiteiten uitgevoerd om tot een goed einde te komen en het
specifieke doel te behalen.
Een bedrijfsproces is een, op het realiseren van een specifiek doel gerichte,
aaneenschakeling van activiteiten die in een organisatie worden uitgevoerd. 2
Realiseren van het doel is het verrichten van diensten of productie van goederen
voor een klant. Het eindresultaat is dus een concreet product/dienst voor een
interne-of externe klant. Voorbeelden van bedrijfsprocessen: verkoop-, inkoop-,
productie- en financiële processen.
Bij beschrijving van bedrijfsprocessen richt je op het administratieve deel van het
proces en ook de gegevensstromen. De aanwezige goederenstromen worden niet
weergegeven.
1.2.2 Soorten processen
Doelstellingen worden gesteld door het management en komen in het beleid.
Deze doelen bereik je door effectief en efficiënt te werken. Wel zijn er
verschillende dingen nodig om het bedrijfsproces uit te kunnen voeren
(gebouwen, mensen etc.). Dit heeft te maken met organisatie van het werk.
Onderdeel van besturing van bedrijfsprocessen zijn: aansturen, regelen,
veranderen en oplossen.
Er zijn twee categorieën m.b.t. processen:
Operationele processen, gaat om uitvoerende activiteiten en worden
onderverdeeld in primaire en secundaire processen (ondersteunende
processen). Primaire processen zijn activiteiten waar het bestaansrecht
aan ontleend wordt. Deze realiseren producten en diensten en leveren
geld op. Tot het primair proces behoren alle handelingen die direct
bijdrage leveren aan het tot stand komen van het product. Secundaire
processen ondersteunen de primaire processen en worden dus ook wel
, ondersteunende processen genoemd, denk hierbij aan beheren van
boekenvoorraad.
Bestuurlijke processen sturen operationele processen aan. De
bestuurlijke processen bestaan weer uit vier soorten processen, worden
beschreven in onderstaande tabel.
Bestuurlijke Omschrijving Voorbeeld
processen
Strategievormi Creëren van een Vaststellen hoeveel winst we willen maken
ng toekomstbeeld en doelen dit jaar
bepalen
Afstemming Afstemming primaire- en Informatievoorziening zo inrichten dat
secundaire processen om productieproces over actuele
gestelde doelen te voorraadgegevens en juiste
realiseren ordergegevens beschikt.
Structurering Beschikbaar stellen van Opstellen van begrotingen en
benodigde middelen en formatieplannen voor afdelingen, keuzes
mensen verdeeld over maken over budgetten, zodat de drie
verschillende processen kunnen functioneren en targets
bedrijfsprocessen. halen.
Procesbeheers Doelgericht en doelmatig Opstellen van doelen en meten of
ing verlopen van operationele gestelde doelen gerealiseerd worden. Bij
bedrijfsprocessen een verschil proces bijsturen of targets
bijsturen.
Procesbeheersing bestaat uit 3 beheersingsactiviteiten.
Beheersingsactiv Omschrijving Hoe?
iteiten van 3
procesbeheersin
g
Plannen Maken van een plan voor Afgesproken prestatiecriteria,
beheersen en uitvoeren van uitvoeringsnormen, streefgetallen en
operationele processen werkstandaarden.
Meten en Meten en vergelijken van Daadwerkelijke prestatie meten en
vergelijken voortgang van het deze vergelijken met afgesproken
operationele proces standaarden en normen.
Bijsturen Op basis van situatieanalyse Situatieanalyse maken op basis van
bijsturen met het beoogde plannen, meten en vergelijken en op
doel te realiseren basis daarvan keuzes maken voor
corrigerende maatregelen.
Procesbeheersing is een cyclus waarbij het gaat om continu plannen, meten,
vergelijken en bijsturen.
Gegevens die nodig zijn voor besturing komen uit operationele activiteiten en uit
de omgeving. Met alleen gegevens kan de bestuurder de uit te voeren
activiteiten richten en sturing geven.
Paragraaf 3 Informatie: het bindmiddel
Informatie is een verbindende schakel, bindmiddel, tussen verschillende
bedrijfsprocessen en dus ook tussen bedrijfsprocessen van verschillende
organisaties.
1.3.1 Informatie: de verbindende schakel binnen bedrijfsprocessen
, Afstemming is cruciaal, alle medewerkers moeten op de juiste tijd juiste
informatie krijgen om te doen wat van ze verwacht wordt. Zonder gegevens kan
een bedrijfsproces niet worden uitgevoerd. De uitgevoerde activiteiten zorgen
voor gegevens als input in een ander processtap. Voor een voorbeeld zie
‘voorbeeld 1.13’ op bladzijde 27 en bladzijde 28.
1.3.2 Informatie: de verbindende schakel tussen bedrijfsprocessen
Gegevens tussen bedrijfsprocessen worden uitgewisseld. Als de afdeling inkoop
niet beschikt over voorraadgegevens en productieplanning, wordt er
waarschijnlijk verkeerd ingekocht. Gegevensuitwisseling tussen bedrijfsprocessen
zorgt van een samenhangend geheel van bedrijfsprocessen. Voor een voorbeeld
zie ‘voorbeeld 1.15’ op bladzijde 29. Uit het voorbeeld blijkt dat bedrijfsprocessen
gegevens nodig hebben om andere processen te laten draaien. Stroom van
gegevens van bedrijfsprocessen verbindt elkaar. Dit geldt ook op
organisatieniveau, gegevensuitwisseling is het netwerk van de organisatie dat
samenwerkt tot één geheel.
Paragraaf 4 Informatie binnen organisaties
Niks kan uitgevoerd worden zonder gegevens en informatie. Het proces dat
ervoor zorgt dat je de goede gegevens op het goede moment bij de
belanghebbende hebt, is dus heel cruciaal.
1.4.1 Gegevens en informatie
Gegevens zijn feiten of gebeurtenissen die de werkelijkheid weergeven, dus
documenten over feiten of gebeurtenissen en vastleggingen van geluid en beeld.
Informatie is de betekenis die een persoon geeft aan gegevens, verrijken van
kennis. Of de gegevens informatie wordt hangt van de persoon af. Denk
bijvoorbeeld aan een persoon die op centraal station ’s-Hertogenbosch staat en 4
naar huis wil met de trein, deze persoon heeft hoogstwaarschijnlijk andere
informatie gehaald uit dezelfde gegevens als jij.
1.4.2 Model van de informatievoorziening
Informatievoorziening bestaat uit veel handelingen met als doel de juiste
gegevens op het goede moment aan de
juiste personen/systemen geven. Dit
proces bestaat uit de volgende
activiteiten:
Verzamelen en vastleggen van
gegevens
Bewaren van gegevens in
gegevensopslag
Verwerken van gegevens
Verstrekken van verstrekte gegevens aan degene voor wie die informatie
bestemd is
Definitie van informatievoorziening: is het systematisch verzamelen,
vastleggen, bewaren en verwerken van gegevens, gericht op het verstrekken van
informatie voor de uitvoering van activiteiten, besturing, besluitvorming en het
realiseren van organisatiedoelen. Voor een voorbeeld zie ‘voorbeeld 1.19’ op
bladzijde 31 en bladzijde 32.
1.4.3 Geautomatiseerde informatievoorziening
HOOFDSTUK 1
Paragraaf 1 De organisatie
Organisaties produceren producten en diensten en maken deze beschikbaar
zodat consumenten het kunnen kopen. Een organisatie voorziet in een behoefte.
1.1.1 Soorten organisaties
Organisatie is een samenwerkingsverband met de kern het leveren van
toegevoegde waarde voor het realiseren van doelen. Een profitorganisatie,
gericht op winst, dat noem je ook wel een bedrijf of onderneming. Een
onderneming is een organisatie die voor eigen rekening en risico, met winst als
doelstelling, producten/diensten levert.
Business-to-consumer bedrijven/ondernemingen, doen direct zaken met
consumenten (supermarktketen). Business-to-business
bedrijven/ondernemingen, doen alleen zaken met andere bedrijven (grote
producent van melkproducten, levert aan
supermarktketen maar niet direct aan de
consument).
Organisatie zonder winstoogmerk is een non-
profitorganisatie, realiseert doelen door
verlenen van diensten. Twee soorten non-
profitorganisaties:
Overheid met verschillende
overheidsinstanties, gefinancierd met
belastinggeld 1
Non-gouvernementele organisatie,
krijgen geld uit overheid of giften
(kerken)
Je hebt bedrijfsprocessen en informatievoorziening, welke van toepassing is, zal
blijken uit de naam of soort organisatie.
1.1.2. Transformatieproces
Alle organisaties (winkelbedrijf, productie computer, hogescholen) verwerven
productiefactoren (kapitaal, arbeid, grondstoffen, informatie), deze zetten zij
om in producten/diensten. dit is het
transformatieproces.
Bij arbeid gaat het om inzet van mensen. Bij grondstoffen
gaat het om basisstoffen om het product te maken,
energie, halffabricaten en hulpstoffen. Bij kapitaal gaat
het om aanwezige geld en ook productiemiddelen als
machines en gebouwen. Informatie gaat over gegevens
van inkoop- en verkoopmarkten, concurrenten, klanten,
overheidsregels en dergelijke.
Bij uitvoer denk je aan het eindresultaat dat wordt geleverd aan de klant. Wat
ook bij uitvoer hoort zijn de uittredende mensen, ontslagenen, gepensioneerden
en WAO’ers. Afval, lawaai en vervuiling zijn ook eindproducten. Afgeschreven
productiemiddelen en rendement zijn ook kapitaal. Informatie is ook
verantwoording, verslaglegging en reclame.
,Paragraaf 2 Bedrijfsproces: keten van activiteiten
De manier waarop werkzaamheden in de organisatie verlopen en activiteiten
worden gestructureerd in bedrijfsprocessen.
1.2.1 Het bedrijfsproces
Een bedrijfsproces is een manier om de gang van
zaken in een organisatie te begrijpen. Een
voorbeeld van een bedrijfsproces: de boekhandel
krijgt een bestellijst met studentnamen,
studentnummers en benodigde studieboeken. De
boekhandel stelt een besteloverzicht op en plaatst
inkooporders van boeken bij verschillende
uitgeverijen. De boeken zijn geleverd door
uitgeverijen en de boekhandel maakt pakketjes
per student waar de factuur voor de
desbetreffende student bij zit. Op het afgesproken
moment worden de boeken geleverd op school en
de student betaalt contant of door ondertekening
van een machtiging. Tot slot worden de ontvangen
betalingen verwerkt en de uitgeverijen betaald.
Dit bedrijfsproces heeft een begin en een eind. Het
begin is de impuls, daartussen worden
noodzakelijke activiteiten uitgevoerd om tot een goed einde te komen en het
specifieke doel te behalen.
Een bedrijfsproces is een, op het realiseren van een specifiek doel gerichte,
aaneenschakeling van activiteiten die in een organisatie worden uitgevoerd. 2
Realiseren van het doel is het verrichten van diensten of productie van goederen
voor een klant. Het eindresultaat is dus een concreet product/dienst voor een
interne-of externe klant. Voorbeelden van bedrijfsprocessen: verkoop-, inkoop-,
productie- en financiële processen.
Bij beschrijving van bedrijfsprocessen richt je op het administratieve deel van het
proces en ook de gegevensstromen. De aanwezige goederenstromen worden niet
weergegeven.
1.2.2 Soorten processen
Doelstellingen worden gesteld door het management en komen in het beleid.
Deze doelen bereik je door effectief en efficiënt te werken. Wel zijn er
verschillende dingen nodig om het bedrijfsproces uit te kunnen voeren
(gebouwen, mensen etc.). Dit heeft te maken met organisatie van het werk.
Onderdeel van besturing van bedrijfsprocessen zijn: aansturen, regelen,
veranderen en oplossen.
Er zijn twee categorieën m.b.t. processen:
Operationele processen, gaat om uitvoerende activiteiten en worden
onderverdeeld in primaire en secundaire processen (ondersteunende
processen). Primaire processen zijn activiteiten waar het bestaansrecht
aan ontleend wordt. Deze realiseren producten en diensten en leveren
geld op. Tot het primair proces behoren alle handelingen die direct
bijdrage leveren aan het tot stand komen van het product. Secundaire
processen ondersteunen de primaire processen en worden dus ook wel
, ondersteunende processen genoemd, denk hierbij aan beheren van
boekenvoorraad.
Bestuurlijke processen sturen operationele processen aan. De
bestuurlijke processen bestaan weer uit vier soorten processen, worden
beschreven in onderstaande tabel.
Bestuurlijke Omschrijving Voorbeeld
processen
Strategievormi Creëren van een Vaststellen hoeveel winst we willen maken
ng toekomstbeeld en doelen dit jaar
bepalen
Afstemming Afstemming primaire- en Informatievoorziening zo inrichten dat
secundaire processen om productieproces over actuele
gestelde doelen te voorraadgegevens en juiste
realiseren ordergegevens beschikt.
Structurering Beschikbaar stellen van Opstellen van begrotingen en
benodigde middelen en formatieplannen voor afdelingen, keuzes
mensen verdeeld over maken over budgetten, zodat de drie
verschillende processen kunnen functioneren en targets
bedrijfsprocessen. halen.
Procesbeheers Doelgericht en doelmatig Opstellen van doelen en meten of
ing verlopen van operationele gestelde doelen gerealiseerd worden. Bij
bedrijfsprocessen een verschil proces bijsturen of targets
bijsturen.
Procesbeheersing bestaat uit 3 beheersingsactiviteiten.
Beheersingsactiv Omschrijving Hoe?
iteiten van 3
procesbeheersin
g
Plannen Maken van een plan voor Afgesproken prestatiecriteria,
beheersen en uitvoeren van uitvoeringsnormen, streefgetallen en
operationele processen werkstandaarden.
Meten en Meten en vergelijken van Daadwerkelijke prestatie meten en
vergelijken voortgang van het deze vergelijken met afgesproken
operationele proces standaarden en normen.
Bijsturen Op basis van situatieanalyse Situatieanalyse maken op basis van
bijsturen met het beoogde plannen, meten en vergelijken en op
doel te realiseren basis daarvan keuzes maken voor
corrigerende maatregelen.
Procesbeheersing is een cyclus waarbij het gaat om continu plannen, meten,
vergelijken en bijsturen.
Gegevens die nodig zijn voor besturing komen uit operationele activiteiten en uit
de omgeving. Met alleen gegevens kan de bestuurder de uit te voeren
activiteiten richten en sturing geven.
Paragraaf 3 Informatie: het bindmiddel
Informatie is een verbindende schakel, bindmiddel, tussen verschillende
bedrijfsprocessen en dus ook tussen bedrijfsprocessen van verschillende
organisaties.
1.3.1 Informatie: de verbindende schakel binnen bedrijfsprocessen
, Afstemming is cruciaal, alle medewerkers moeten op de juiste tijd juiste
informatie krijgen om te doen wat van ze verwacht wordt. Zonder gegevens kan
een bedrijfsproces niet worden uitgevoerd. De uitgevoerde activiteiten zorgen
voor gegevens als input in een ander processtap. Voor een voorbeeld zie
‘voorbeeld 1.13’ op bladzijde 27 en bladzijde 28.
1.3.2 Informatie: de verbindende schakel tussen bedrijfsprocessen
Gegevens tussen bedrijfsprocessen worden uitgewisseld. Als de afdeling inkoop
niet beschikt over voorraadgegevens en productieplanning, wordt er
waarschijnlijk verkeerd ingekocht. Gegevensuitwisseling tussen bedrijfsprocessen
zorgt van een samenhangend geheel van bedrijfsprocessen. Voor een voorbeeld
zie ‘voorbeeld 1.15’ op bladzijde 29. Uit het voorbeeld blijkt dat bedrijfsprocessen
gegevens nodig hebben om andere processen te laten draaien. Stroom van
gegevens van bedrijfsprocessen verbindt elkaar. Dit geldt ook op
organisatieniveau, gegevensuitwisseling is het netwerk van de organisatie dat
samenwerkt tot één geheel.
Paragraaf 4 Informatie binnen organisaties
Niks kan uitgevoerd worden zonder gegevens en informatie. Het proces dat
ervoor zorgt dat je de goede gegevens op het goede moment bij de
belanghebbende hebt, is dus heel cruciaal.
1.4.1 Gegevens en informatie
Gegevens zijn feiten of gebeurtenissen die de werkelijkheid weergeven, dus
documenten over feiten of gebeurtenissen en vastleggingen van geluid en beeld.
Informatie is de betekenis die een persoon geeft aan gegevens, verrijken van
kennis. Of de gegevens informatie wordt hangt van de persoon af. Denk
bijvoorbeeld aan een persoon die op centraal station ’s-Hertogenbosch staat en 4
naar huis wil met de trein, deze persoon heeft hoogstwaarschijnlijk andere
informatie gehaald uit dezelfde gegevens als jij.
1.4.2 Model van de informatievoorziening
Informatievoorziening bestaat uit veel handelingen met als doel de juiste
gegevens op het goede moment aan de
juiste personen/systemen geven. Dit
proces bestaat uit de volgende
activiteiten:
Verzamelen en vastleggen van
gegevens
Bewaren van gegevens in
gegevensopslag
Verwerken van gegevens
Verstrekken van verstrekte gegevens aan degene voor wie die informatie
bestemd is
Definitie van informatievoorziening: is het systematisch verzamelen,
vastleggen, bewaren en verwerken van gegevens, gericht op het verstrekken van
informatie voor de uitvoering van activiteiten, besturing, besluitvorming en het
realiseren van organisatiedoelen. Voor een voorbeeld zie ‘voorbeeld 1.19’ op
bladzijde 31 en bladzijde 32.
1.4.3 Geautomatiseerde informatievoorziening
