Samenvatting H6.1: Functiescheiding & H6.2: Automatisering (De kern van de administratieve organisatie)
7 views 0 purchase
Course
Administratieve organisatie controleleer
Institution
Hogeschool Rotterdam (HR)
Book
De kern van de administratieve organisatie
Dit document is een samenvatting van de eerste en tweede paragraven van het zesde hoofdstuk uit het boek van M. Paur & A.G.J. van Boxel.
In deze paragraven wordt er verder ingegaan op de functiescheiding en automatisering, twee randvoorwaarden van de AO. Er wordt gebruik gemaakt van afbeeldingen...
H6.1: Functiescheiding
De eerste randvoorwaarde van de administratieve organisatie is de functiescheiding. Deze moet
zodanig zijn dat het mogelijk is een goede AO vorm te geven.
De opzet bij functiescheiding is dat er twee of meer medewerkers met tegengestelde belangen
betrokken zijn bij dezelfde gebeurtenis. Hierdoor komen er twee (of meer) gescheiden registraties
tot stand in de administratie.
De beide registraties kunnen met elkaar worden vergeleken (dit wordt aansluiten genoemd).
Functiescheiding is uiteraard alleen maar effectief als de registraties om de zoveel tijd met elkaar
worden vergeleken.
We hebben wel een probleem als bijvoorbeeld de inkoper en de magazijnmeester besluiten om
gezamenlijk te frauderen. De nepinkoop van de inkoper wordt dan gevolgd door een nepontvangst
door de magazijnmeester. Wanneer medewerkers elkaar op die manier telkens dekken (dit wordt
ook wel samenspannen genoemd), wordt het moeilijk om het bedrog te achterhalen.
Beschikken
Registeren
Bewaren
Controleren
Uitvoeren
(figuur 1: De vijf functies voor functiescheiding)
De belangrijkste functiescheiding is die tussen de beschikkende functie en de bewarende functie.
De beschikkende functie beslist over activa van de organisatie. De beschikkende functie mag wel bij
of aan de goederen of het geld in de kassa komen, maar mag er (zonder een beslissing van een
andere functionaris) niets mee doen. Als nu beide functies (beschikkend en bewarend) informatie
over bijvoorbeeld de inkoop aan de administratie doorgeven (de registrerende functie), dan kan deze
controleren of het klopt.
In figuur 1 zie je dat de registrerende en controlerende functie eigenlijk niet gescheden zijn, want
eigenlijk is het één functie. Als een transactie door de administratie wordt geregistreerd, wordt zij
tegelijkertijd ook gecontroleerd. We spreken dan ook van de registrerende/controlerende functie
van de administratie. Tot slot zien we in het schema de uitvoerende functie. Deze voert activiteiten
uit die niet tot een van de andere categorieën behoren. Overigens zitten in bijna elke
bedrijfsactiviteit wel componenten van meerdere functies.
The benefits of buying summaries with Stuvia:
Guaranteed quality through customer reviews
Stuvia customers have reviewed more than 700,000 summaries. This how you know that you are buying the best documents.
Quick and easy check-out
You can quickly pay through credit card or Stuvia-credit for the summaries. There is no membership needed.
Focus on what matters
Your fellow students write the study notes themselves, which is why the documents are always reliable and up-to-date. This ensures you quickly get to the core!
Frequently asked questions
What do I get when I buy this document?
You get a PDF, available immediately after your purchase. The purchased document is accessible anytime, anywhere and indefinitely through your profile.
Satisfaction guarantee: how does it work?
Our satisfaction guarantee ensures that you always find a study document that suits you well. You fill out a form, and our customer service team takes care of the rest.
Who am I buying these notes from?
Stuvia is a marketplace, so you are not buying this document from us, but from seller ponsderweije. Stuvia facilitates payment to the seller.
Will I be stuck with a subscription?
No, you only buy these notes for $3.44. You're not tied to anything after your purchase.
