De kern van administratieve organisatie Paur
Inhoudsopgave
Hoofdstuk 1 Organisatie en besturing.................................................................................... 3
1.1 Organisatie .............................................................................................................. 3
1.2 Besturing van de organisatie ................................................................................... 3
Hoofdstuk 2 Control en controlmodellen ................................................................................ 6
2.1 Waarom control?.......................................................................................................... 6
2.2 Wat is control? ............................................................................................................. 6
2.3 COSO Internal Control Framework .............................................................................. 7
2.4 Risicomanagement ...................................................................................................... 9
2.5 Toepassingen in de praktijk ........................................................................................10
2.6 Tax Control Framework...............................................................................................11
Hoofdstuk 3 Informatie en informatieverzorging....................................................................12
3.1 Informatie als product..................................................................................................12
3.2 Soorten informatie.......................................................................................................12
3.3 Balanced scorecard ....................................................................................................13
Hoofdstuk 4 Administratieve organisatie en interne controle ................................................16
4.1 Wat is administratieve organisatie? .............................................................................16
4.2 Interne controle ...........................................................................................................16
4.3 Interne controle en internal control ..............................................................................16
4.4 Elementen van administratieve organisatie .................................................................17
Hoofdstuk 5 Typologie en attentiepunten .............................................................................18
5.1 Typologie ....................................................................................................................18
5.2 Attentiepunten en risico’s ............................................................................................18
Hoofdstuk 6 Randvoorwaarden van de administratieve organisatie ......................................19
6.1 Functiescheiding .........................................................................................................19
6.2 Automatisering ............................................................................................................19
6.3 Begroting en normen ..................................................................................................19
6.4 Richtlijnen ...................................................................................................................20
Hoofdstuk 8 Processen en controles en analyses ................................................................21
8.1 Processen ...................................................................................................................21
8.2 Controles en analyses.................................................................................................22
8.3 SOLL en IST ...............................................................................................................23
Hoofdstuk 9 Inkoop: de Bijenkorf ..........................................................................................24
9.1 Typologie en steunpunten ...........................................................................................24
9.2 Attentiepunten en risico’s ............................................................................................24
9.3 Randvoorwaarden.......................................................................................................24
9.4 Processen ...................................................................................................................25
1
, 9.5 Controles en analyses.................................................................................................30
9.6 Informatiebehoefte inkoop ...........................................................................................31
9.7 Samenvattende schema’s inkoop ...............................................................................31
Hoofdstuk 10 Voorraad: de Bijenkorf ....................................................................................32
10.1 Attentiepunten en risico’s ..........................................................................................32
10.2 Randvoorwaarden.....................................................................................................32
10.3 Processen .................................................................................................................32
10.4 Controle van de voorraad ..........................................................................................34
10.5 Controles en analyses...............................................................................................35
10.6 Samenvattende schema’s voorraad ..........................................................................35
Hoofdstuk 11 Verkoop op rekening: FrysTec ........................................................................36
11.1 Typologie en steunpunten .........................................................................................36
11.2 Attentiepunten en risico’s ..........................................................................................36
11.3 Randvoorwaarden.....................................................................................................37
11.4 Processen .................................................................................................................38
11.5 Controles en analyses...............................................................................................42
11.6 Informatiebehoefte verkoop op rekening ...................................................................43
11.7 Samenvattende schema’s verkoop op rekening ........................................................43
Hoofdstuk 12 Contante verkopen: Mediamarkt .....................................................................44
12.1 Typologie en steunpunten .........................................................................................44
12.2 Attentiepunten en risico’s ..........................................................................................44
12.3 Randvoorwaarden.....................................................................................................44
12.4 Processen .................................................................................................................45
12.5 Controles en analyses...............................................................................................47
12.6 Informatiebehoefte contante verkopen ......................................................................47
12.7 Samenvattende schema’s contante verkopen ...........................................................47
2
,Hoofdstuk 1 Organisatie en besturing
1.1 Organisatie
Organisatie = een samenwerkingsverband van mensen die met behulp van de inzet van
middelen (input) een bepaalde prestatie leveren (output) om een doelstelling te bereiken.
Een belangrijke opdracht voor het topmanagement van een organisatie is ervoor te zorgen
dat de mensen in de organisatie die dingen doen die bijdragen aan het bereiken van de
organisatiedoelstellingen. Bij grote organisaties is het moeilijker om de medewerkers te laten
doen wat goed is voor de organisatie, maar het succes van een organisatie is afhankelijk van
de cultuur binnen de organisatie.
Output is meestal een product of dienst. De output moet goed worden onderscheiden van de
doelstelling.
Bedrijf = specifieke vorm organisatie. Het doel van een bedrijf is het behalen van winst.
Een organisatie heeft input nodig om haar output te krijgen. Er zijn 4 soorten input:
1. Geld → Hierbij kan er nog een onderscheid gemaakt worden in:
• Geld afkomstig van eigenaren (eigen vermogen)
• Geld afkomstig van derden, zoals bank (vreemd vermogen)
Agencytheorie (figuur 1.1) = scheiding tussen leiding (agent) en eigendom (principaal)
en de complicaties die zich erbij voor kunnen doen. De eigenaar heeft bij scheiding
twee problemen:
• Hidden action. Eigenaar weet niet zeker of agent zijn best en goede dingen
doet.
• Hidden information. Eigenaar weet niet of agent waarheid vertelt bij
verantwoording.
Ook wel informatieasymmetrie genoemd = ene partij heeft informatievoorsprong en
weet dus hoe het echt zit.
2. Goederen → Nodig om output te kunnen leveren. Hoeveelheid verschilt per bedrijf.
3. Mensen → Moeten arbeid verrichten anders is er geen output.
Kapitaalintensief = relatief weinig medewerkers
Arbeidsintensief = relatief veel medewerkers. Factor arbeid is belangrijk.
4. Informatie → Juiste informatie nodig om werk te kunnen verrichten.
1.2 Besturing van de organisatie
Het blijkt dat het lastig is om doelstellingen te behalen. Daarom bepalen organisaties vooraf
de doelstelling die ze willen bereiken en ze meten of deze ook werkelijk behaald wordt.
Figuur 1.5
Element strategie:
Strategie bestaat uit de missie en visie. Geeft aan wat de organisatie wil bereiken, de
strategische uitgangspunten formuleren, hoe dit bereikt moet worden.
Missie is een beknopte verklaring met daarin:
- Reden waarom de organisatie bestaat
- Primaire doel waarop de activiteiten zijn gericht
- Kernwaarden die als richtlijn functioneren voor de werkzaamheden van de
werknemers
3
, - Wijze waarop de organisatie verwacht de concurrentie aan te gaan
- Wijze waarop de organisatie verwacht de klanten waarde te bieden.
Visie = vertaling van de missie. Het geeft een beeld van de doelstellingen op middellange tot
lange termijn.
Vervolgens wordt de strategie vertaald naar concrete doelen en plannen. Er worden concrete
acties geformuleerd die voor een bepaalde periode moeten leiden tot het realiseren van de
strategie. Er zijn 2 soorten plannen:
- Meerjarenplannen = soort verbindingsschakel tussen strategie en jaarplan komend
jaar.
- Jaarplannen
De doelen en plannen moeten SMART worden geformuleerd:
- Specifiek → doelstellingen moet concreet zijn.
- Meetbaar
- Acceptabel → degene die de doelstelling moet halen, moet het ermee eens zijn.
- Realistisch → doelstelling moet haalbaar zijn.
- Tijdgebonden → moet bekend zijn wanneer de doelstelling behaald moet zijn.
Vervolgens moeten de plannen vertaald worden in geld. Dit heet een budget. Als de plannen
en het budget zijn opgesteld zitten we op tactisch niveau. Dit is het niveau dat niet de
strategie bepaald en ook niet de activiteiten verricht. Ze hebben de taak om de strategie te
vertalen naar de uitvoering en ze hebben een belangrijke taak om te bewaken of de
doelstellingen worden behaald.
Output moet ertoe leiden dat de doelstellingen worden behaald.
Als er wordt begonnen met de uitvoering, gaan ze van het terrein planning naar het terrein
control. Vanaf dat moment is het ook van belang dat er wordt gemeten. Er moet dus van
alles worden vastgelegd omtrent de uitvoering. Door het meten van de input, output en
resultaten ontstaat er informatie. Met deze informatie wordt het volgende gedaan:
- Bijsturen als de uitvoering misgaat.
- Verantwoording afleggen aan de chef.
- Samenvatten om te beoordelen of het budget gehaald wordt.
- Samenvatten om te beoordelen of de strategie gerealiseerd wordt.
Gegevensverwerkend proces = alle activiteiten in de organisatie worden gegevens gemeten
en vastgelegd om daaruit informatie te herleiden.
Kritische succesfactoren (KSF’s) = bepaalde factoren die zo belangrijk zijn voor het behalen
van de organisatiedoelstellingen. Zonder informatie over de KSF kan de organisatie niet
functioneren of worden bestuurd.
Balanced scorecard = een instrument dat is ontwikkeld om met name het management in
een organisatie van de juiste informatie te voorzien.
Control staat centraal in figuur 1.5. Er vindt een confrontatie plaats tussen control en de
plannen. Dit kan leiden tot bijsturing dat plaats kan vinden op 3 niveaus:
- Operationeel → uitvoering loopt niet goed.
- Tactisch → budget wordt niet gehaald (omzet) of overschreden (kosten).
- Strategisch → strategische doelstellingen worden niet behaald.
4
Inhoudsopgave
Hoofdstuk 1 Organisatie en besturing.................................................................................... 3
1.1 Organisatie .............................................................................................................. 3
1.2 Besturing van de organisatie ................................................................................... 3
Hoofdstuk 2 Control en controlmodellen ................................................................................ 6
2.1 Waarom control?.......................................................................................................... 6
2.2 Wat is control? ............................................................................................................. 6
2.3 COSO Internal Control Framework .............................................................................. 7
2.4 Risicomanagement ...................................................................................................... 9
2.5 Toepassingen in de praktijk ........................................................................................10
2.6 Tax Control Framework...............................................................................................11
Hoofdstuk 3 Informatie en informatieverzorging....................................................................12
3.1 Informatie als product..................................................................................................12
3.2 Soorten informatie.......................................................................................................12
3.3 Balanced scorecard ....................................................................................................13
Hoofdstuk 4 Administratieve organisatie en interne controle ................................................16
4.1 Wat is administratieve organisatie? .............................................................................16
4.2 Interne controle ...........................................................................................................16
4.3 Interne controle en internal control ..............................................................................16
4.4 Elementen van administratieve organisatie .................................................................17
Hoofdstuk 5 Typologie en attentiepunten .............................................................................18
5.1 Typologie ....................................................................................................................18
5.2 Attentiepunten en risico’s ............................................................................................18
Hoofdstuk 6 Randvoorwaarden van de administratieve organisatie ......................................19
6.1 Functiescheiding .........................................................................................................19
6.2 Automatisering ............................................................................................................19
6.3 Begroting en normen ..................................................................................................19
6.4 Richtlijnen ...................................................................................................................20
Hoofdstuk 8 Processen en controles en analyses ................................................................21
8.1 Processen ...................................................................................................................21
8.2 Controles en analyses.................................................................................................22
8.3 SOLL en IST ...............................................................................................................23
Hoofdstuk 9 Inkoop: de Bijenkorf ..........................................................................................24
9.1 Typologie en steunpunten ...........................................................................................24
9.2 Attentiepunten en risico’s ............................................................................................24
9.3 Randvoorwaarden.......................................................................................................24
9.4 Processen ...................................................................................................................25
1
, 9.5 Controles en analyses.................................................................................................30
9.6 Informatiebehoefte inkoop ...........................................................................................31
9.7 Samenvattende schema’s inkoop ...............................................................................31
Hoofdstuk 10 Voorraad: de Bijenkorf ....................................................................................32
10.1 Attentiepunten en risico’s ..........................................................................................32
10.2 Randvoorwaarden.....................................................................................................32
10.3 Processen .................................................................................................................32
10.4 Controle van de voorraad ..........................................................................................34
10.5 Controles en analyses...............................................................................................35
10.6 Samenvattende schema’s voorraad ..........................................................................35
Hoofdstuk 11 Verkoop op rekening: FrysTec ........................................................................36
11.1 Typologie en steunpunten .........................................................................................36
11.2 Attentiepunten en risico’s ..........................................................................................36
11.3 Randvoorwaarden.....................................................................................................37
11.4 Processen .................................................................................................................38
11.5 Controles en analyses...............................................................................................42
11.6 Informatiebehoefte verkoop op rekening ...................................................................43
11.7 Samenvattende schema’s verkoop op rekening ........................................................43
Hoofdstuk 12 Contante verkopen: Mediamarkt .....................................................................44
12.1 Typologie en steunpunten .........................................................................................44
12.2 Attentiepunten en risico’s ..........................................................................................44
12.3 Randvoorwaarden.....................................................................................................44
12.4 Processen .................................................................................................................45
12.5 Controles en analyses...............................................................................................47
12.6 Informatiebehoefte contante verkopen ......................................................................47
12.7 Samenvattende schema’s contante verkopen ...........................................................47
2
,Hoofdstuk 1 Organisatie en besturing
1.1 Organisatie
Organisatie = een samenwerkingsverband van mensen die met behulp van de inzet van
middelen (input) een bepaalde prestatie leveren (output) om een doelstelling te bereiken.
Een belangrijke opdracht voor het topmanagement van een organisatie is ervoor te zorgen
dat de mensen in de organisatie die dingen doen die bijdragen aan het bereiken van de
organisatiedoelstellingen. Bij grote organisaties is het moeilijker om de medewerkers te laten
doen wat goed is voor de organisatie, maar het succes van een organisatie is afhankelijk van
de cultuur binnen de organisatie.
Output is meestal een product of dienst. De output moet goed worden onderscheiden van de
doelstelling.
Bedrijf = specifieke vorm organisatie. Het doel van een bedrijf is het behalen van winst.
Een organisatie heeft input nodig om haar output te krijgen. Er zijn 4 soorten input:
1. Geld → Hierbij kan er nog een onderscheid gemaakt worden in:
• Geld afkomstig van eigenaren (eigen vermogen)
• Geld afkomstig van derden, zoals bank (vreemd vermogen)
Agencytheorie (figuur 1.1) = scheiding tussen leiding (agent) en eigendom (principaal)
en de complicaties die zich erbij voor kunnen doen. De eigenaar heeft bij scheiding
twee problemen:
• Hidden action. Eigenaar weet niet zeker of agent zijn best en goede dingen
doet.
• Hidden information. Eigenaar weet niet of agent waarheid vertelt bij
verantwoording.
Ook wel informatieasymmetrie genoemd = ene partij heeft informatievoorsprong en
weet dus hoe het echt zit.
2. Goederen → Nodig om output te kunnen leveren. Hoeveelheid verschilt per bedrijf.
3. Mensen → Moeten arbeid verrichten anders is er geen output.
Kapitaalintensief = relatief weinig medewerkers
Arbeidsintensief = relatief veel medewerkers. Factor arbeid is belangrijk.
4. Informatie → Juiste informatie nodig om werk te kunnen verrichten.
1.2 Besturing van de organisatie
Het blijkt dat het lastig is om doelstellingen te behalen. Daarom bepalen organisaties vooraf
de doelstelling die ze willen bereiken en ze meten of deze ook werkelijk behaald wordt.
Figuur 1.5
Element strategie:
Strategie bestaat uit de missie en visie. Geeft aan wat de organisatie wil bereiken, de
strategische uitgangspunten formuleren, hoe dit bereikt moet worden.
Missie is een beknopte verklaring met daarin:
- Reden waarom de organisatie bestaat
- Primaire doel waarop de activiteiten zijn gericht
- Kernwaarden die als richtlijn functioneren voor de werkzaamheden van de
werknemers
3
, - Wijze waarop de organisatie verwacht de concurrentie aan te gaan
- Wijze waarop de organisatie verwacht de klanten waarde te bieden.
Visie = vertaling van de missie. Het geeft een beeld van de doelstellingen op middellange tot
lange termijn.
Vervolgens wordt de strategie vertaald naar concrete doelen en plannen. Er worden concrete
acties geformuleerd die voor een bepaalde periode moeten leiden tot het realiseren van de
strategie. Er zijn 2 soorten plannen:
- Meerjarenplannen = soort verbindingsschakel tussen strategie en jaarplan komend
jaar.
- Jaarplannen
De doelen en plannen moeten SMART worden geformuleerd:
- Specifiek → doelstellingen moet concreet zijn.
- Meetbaar
- Acceptabel → degene die de doelstelling moet halen, moet het ermee eens zijn.
- Realistisch → doelstelling moet haalbaar zijn.
- Tijdgebonden → moet bekend zijn wanneer de doelstelling behaald moet zijn.
Vervolgens moeten de plannen vertaald worden in geld. Dit heet een budget. Als de plannen
en het budget zijn opgesteld zitten we op tactisch niveau. Dit is het niveau dat niet de
strategie bepaald en ook niet de activiteiten verricht. Ze hebben de taak om de strategie te
vertalen naar de uitvoering en ze hebben een belangrijke taak om te bewaken of de
doelstellingen worden behaald.
Output moet ertoe leiden dat de doelstellingen worden behaald.
Als er wordt begonnen met de uitvoering, gaan ze van het terrein planning naar het terrein
control. Vanaf dat moment is het ook van belang dat er wordt gemeten. Er moet dus van
alles worden vastgelegd omtrent de uitvoering. Door het meten van de input, output en
resultaten ontstaat er informatie. Met deze informatie wordt het volgende gedaan:
- Bijsturen als de uitvoering misgaat.
- Verantwoording afleggen aan de chef.
- Samenvatten om te beoordelen of het budget gehaald wordt.
- Samenvatten om te beoordelen of de strategie gerealiseerd wordt.
Gegevensverwerkend proces = alle activiteiten in de organisatie worden gegevens gemeten
en vastgelegd om daaruit informatie te herleiden.
Kritische succesfactoren (KSF’s) = bepaalde factoren die zo belangrijk zijn voor het behalen
van de organisatiedoelstellingen. Zonder informatie over de KSF kan de organisatie niet
functioneren of worden bestuurd.
Balanced scorecard = een instrument dat is ontwikkeld om met name het management in
een organisatie van de juiste informatie te voorzien.
Control staat centraal in figuur 1.5. Er vindt een confrontatie plaats tussen control en de
plannen. Dit kan leiden tot bijsturing dat plaats kan vinden op 3 niveaus:
- Operationeel → uitvoering loopt niet goed.
- Tactisch → budget wordt niet gehaald (omzet) of overschreden (kosten).
- Strategisch → strategische doelstellingen worden niet behaald.
4
