Attentiepunten, risico’s en interne beheersingsmaatregelen
Het Inkoopproces
1. Inkoopcontracten
Risico: Onvolledig vastleggen van verplichtingen in contracten.
Preventieve interne beheersingsmaatregel: Het hanteren van een
functiescheiding waarbij beperkte functionarissen de bevoegdheid hebben tot het
afsluiten van de contracten met leveranciers en beperkte functionarissen de
bevoegdheid hebben tot het bepalen van de verplichtingen die moeten worden
opgenomen in de contracten.
Detectieve interne beheersingsmaatregel: Verplichtingen die zijn vastgesteld in
de contracten laten beoordelen en laten vastleggen in een contractenregister
door de financiële administratie.
Repressieve interne beheersingsmaatregel: Het toepassen van een
detailcontrole op de volledigheid van de verplichtingen in de contracten door de
financiële administratie.
2. Boeteclausules in contracten
Risico: Het ten onrechte verantwoorden van boetes of het niet opnemen van
verplichtingen ten hoofde van boetes.
Preventieve interne beheersingsmaatregel: Het hanteren van richtlijnen voor het
verwerken en controleren van boetes in de administratie.
Detectieve interne beheersingsmaatregel: Het laten beoordelen van boetes, die
betrekking hebben op een verplichting in de afgesloten contracten, door de
financiële administratie.
Repressieve interne beheersingsmaatregel: Het toepassen van een
detailcontrole op de boetes door de financiële administratie.
3. Kortingsregelingen
Risico: Er is sprake van een verschuivingsgevaar waarbij inkopen met een hoge
korting (lage inkoopprijs) worden verantwoord als inkopen met een lage korting
(hoge inkoopprijs), wat resulteert tot een onjuiste kostenverantwoording.
Preventieve interne beheersingsmaatregel: Het hanteren van richtlijnen in de
onderneming voor het verwerken van kortingen in de administratie.
Detectieve interne beheersingsmaatregel: Het laten controleren van inkopen met
een korting in de administratie rondom het moment van de wijziging/verwerking
door de financiële administratie.
Repressieve interne beheersingsmaatregel: Het toepassen van een
cijferbeoordeling voor de waarde van de kortingen ten op zichte van de waarde
die er in de begroting is vastgesteld door de financiële administratie.
1
Het Inkoopproces
1. Inkoopcontracten
Risico: Onvolledig vastleggen van verplichtingen in contracten.
Preventieve interne beheersingsmaatregel: Het hanteren van een
functiescheiding waarbij beperkte functionarissen de bevoegdheid hebben tot het
afsluiten van de contracten met leveranciers en beperkte functionarissen de
bevoegdheid hebben tot het bepalen van de verplichtingen die moeten worden
opgenomen in de contracten.
Detectieve interne beheersingsmaatregel: Verplichtingen die zijn vastgesteld in
de contracten laten beoordelen en laten vastleggen in een contractenregister
door de financiële administratie.
Repressieve interne beheersingsmaatregel: Het toepassen van een
detailcontrole op de volledigheid van de verplichtingen in de contracten door de
financiële administratie.
2. Boeteclausules in contracten
Risico: Het ten onrechte verantwoorden van boetes of het niet opnemen van
verplichtingen ten hoofde van boetes.
Preventieve interne beheersingsmaatregel: Het hanteren van richtlijnen voor het
verwerken en controleren van boetes in de administratie.
Detectieve interne beheersingsmaatregel: Het laten beoordelen van boetes, die
betrekking hebben op een verplichting in de afgesloten contracten, door de
financiële administratie.
Repressieve interne beheersingsmaatregel: Het toepassen van een
detailcontrole op de boetes door de financiële administratie.
3. Kortingsregelingen
Risico: Er is sprake van een verschuivingsgevaar waarbij inkopen met een hoge
korting (lage inkoopprijs) worden verantwoord als inkopen met een lage korting
(hoge inkoopprijs), wat resulteert tot een onjuiste kostenverantwoording.
Preventieve interne beheersingsmaatregel: Het hanteren van richtlijnen in de
onderneming voor het verwerken van kortingen in de administratie.
Detectieve interne beheersingsmaatregel: Het laten controleren van inkopen met
een korting in de administratie rondom het moment van de wijziging/verwerking
door de financiële administratie.
Repressieve interne beheersingsmaatregel: Het toepassen van een
cijferbeoordeling voor de waarde van de kortingen ten op zichte van de waarde
die er in de begroting is vastgesteld door de financiële administratie.
1
