Samenvatting CAFA1

Samenvatting Boekhouden geboekstaafd 1
Hoofdstuk 1: De boekhouding als informatieproces
De boekhouding van een bedrijf is veelal geautomatiseerd. Desondanks is het erg belangrijk
dat je het boekhoudproces begrijpt zodat je de cijfers op een juiste manier kunt
interpreteren.
Een bedrijf of bedrijfshuishouding verzorgt een bepaald gedeelte van de totale
maatschappelijke productie. Wanneer het bedrijf deze activiteiten ontwikkelt met de
bedoeling hiermee winst te behalen, spreken we van een onderneming.
In het informatieproces van een onderneming kunnen we de volgende fasen onderscheiden:

 Het verzamelen van gegevens;
 Het vastleggen van deze gegevens;
 Het bewerken van de vastgelegde gegevens;
 Het doorgeven van de bewerkte gegevens aan de vragers ernaar.
Het is de bedoeling dat wij met de verstrekte gegevens de kennis van de ‘vragers’ vergroten.
Gegevens waarmee we de kennis van een vrager vergroten, noemen we informatie. Het is
dus duidelijk dat een onderneming eerst moet weten welke informatie de desbetreffende
personen/instanties nodig hebben voordat ze gegevens gaat verzamelen, vastleggen en
bewerken. Het onderzoek dat hierbij wordt gedaan noemen we informatieanalyse. Door de
snelle ontwikkelingen in de informatietechnologie neemt de beschikbaarheid van de
hoeveelheid gegevens enorm toe (big data). Hierdoor wordt de informatieanalyse alleen nog
maar belangrijker. Het informatieproces zal zich dan ook steeds meer ontwikkelen van
aanbodgedreven naar vraaggestuurd.
De uitkomsten van dit informatieproces is voor de onderneming van groot belang, want deze
informatie is de basis voor:
A. Het voorbereiden en nemen van beslissingen. In elke onderneming moeten de
leidinggevende functionarissen (het management) regelmatig beleidsbeslissingen
nemen om de doelstellingen van de organisatie te verwezenlijken. Dit doen zij aan de
hand van de informatie die beschikbaar is voor hun. Wanneer het informatiesysteem
voldoet aan de informatiebehoeften van het management, doet het dienst als
instrument bij het bedrijfsbeleid (‘a tool of management’). Vooral voor het voeren
van het beleid in de toekomst vormt de informatie over het resultaat in het verleden
belangrijk materiaal. Het belang van nacalculatie zit vooral in het leren van de
ervaringen uit het verleden ten behoeve van de voorcalculatie.
B. Informatie als middel bij het beheersen van de uitvoering van allerlei activiteiten. Op
grond van beleidsbeslissingen door het management worden in een onderneming
allerlei activiteiten uitgevoerd. Hierbij is het voor degene die toezicht hebben op
deze activiteiten van groot belang dat zij de juiste informatie hebben over het te
voeren proces. Vooral wanneer voor bepaalde werkzaamheden van tevoren normen
of budgetten zijn opgesteld. Dan pas kunnen zij eventuele afwijkingen ten opzichte

, van de norm of het budget vaststellen en de oorzaak opsporen. Op deze manier gaat
de informatie naast beleidsinstrument ook dienst doen als beheersinstrument. Het
vervult dus ook een functie als controlemiddel.
C. Informatie als middel bij het afleggen van verantwoording. De functionarissen binnen
de onderneming moeten verantwoording over de werkzaamheden afleggen
tegenover hun managers. Ook zijn er functionarissen binnen sommige
ondernemingen die voorraden moeten bewaren en hier dus ook verantwoording
over moeten afleggen. Ook niet te vergeten moeten ondernemingen verantwoording
afleggen aan de fiscus of bijvoorbeeld aandeelhouders in het bedrijf. Wanneer
informatiebehoeften van het management zijn ‘vertaald’ in een systeem waarbij
allerlei gegevens van binnen het bedrijf en daarbuiten worden omgezet in voor de
bedrijfsleiding (bruikbare) informatie, spreken we van een Management Informatie
Systeem (MIS).
De gegevens die we in de administratie vastleggen, kunnen we als volgt verdelen:

 Gegevens die te maken hebben met geld. We noemen dit financiële gegevens. De
vastlegging hiervan vindt plaats in de financiële administratie.
 Overige gegevens die niets met geld te maken hebben zoals alle persoonlijke
gegevens van de werknemers. De overige gegevens leggen we vast in bijvoorbeeld de
personeelsadministratie of de voorraadadministratie.
De boekhouding is een belangrijk onderdeel van de financiële administratie. Bij de financiële
gegevens die we in de boekhouding van een bedrijf vastleggen, gaat het altijd om
veranderingen in: de bezittingen, de schulden en het eigen vermogen. Alle andere financiële
gegevens horen wel tot de financiële administratie, maar leggen we niet vast in de
boekhouding. Een voorbeeld hiervan is een offerteaanvraag.
Veranderingen in de bezittingen, schulden en het eigen vermogen van de onderneming zijn
meestal het gevolg van de goederen- en geldstromen die door de onderneming lopen. Een
handelsonderneming koopt goederen in met de bedoeling deze goederen – meestal in
dezelfde vorm – met winst te verkopen.
Het figuur 1.4 laat een waardenkringloop zien. De diverse onderdelen in de figuur staan in
relatie met elkaar. De cirkels symboliseren een handeling, terwijl de rechthoeken voorraden
voorstellen. Het bovenste gedeelte van de figuur gaat over de goederenstromen in de
onderneming, in het onderste deel hebben we de geldstromen weergeven.
Figuur 1.4 ondergaat een uitbreiding als sprake is van een industriële onderneming. In zo’n
onderneming worden door middel van een technisch omvormingsproces
(transformatieproces) grondstoffen omgezet in eindproducten. Ook bij sommige
dienstverlenende ondernemingen zien we zo’n omvormingsproces. Het gevolg hiervan is dat
we in figuur 1.4 de rechthoek ‘Goederen’ moeten vervangen door ‘Produceren’.
In een geautomatiseerde administratie is de boekhouding doorgaans geïntegreerd met
andere financiële administraties tot een financiële administratie. Vervolgens kan deze
financiële administratie worden geïntegreerd met allerlei andere administraties, zoals de

,administratie van het inkoopproces, het verkoopproces, het logistieke proces en ga zo maar
door. De integratie van dergelijke systemen leidt tot een compleet administratief systeem
(=geïntegreerd informatiesysteem). Een verdere vorm van integratie vindt plaats via externe
integratie. In dit geval is er een verbinding gelegd tussen het financiële informatiesysteem
van een onderneming met dat van een derde, bijvoorbeeld een bank, accountant of een
leverancier.
Een combinatie van interne en externe integratie vinden we in nog grotere mate bij
toepassing van ERP (Enterprise Resource Planning)-systemen. Bij deze systemen zien we
twee manieren van gegevensinvoer:
1. De gegevens worden ingevoerd op de plaats waar ze ontstaan en worden vervolgens
doorgesluisd naar de boekhouden;
2. De gegevens worden ingevoerd via de boekhouding en worden daarbij voorzien van
relevante gegevens ten aanzien van afdelingen, producten en dergelijke waarop ze
betrekking hebben.

, Hoofstuk 2: De inventaris, de balans en de winst- en verliesrekening
In deel A en B van dit boek gaan we steeds uit van een handelsonderneming in de vorm van
een eenmanszaak. We spreken van een eenmanszaak als de onderneming eigendom is van
een persoon en er geen scheiding is tussen het vermogen van de zaak en het privévermogen.
Elke onderneming heeft bezittingen (assets) en schulden (liabilities).
Voorbeelden van bezittingen zijn:

 Het bedrijfsgebouw, de voorraad handelsgoederen (inventory of stock), de vordering
op klanten (deze vorderingen noteren we meestal met de naam debiteuren
(accounts receivable)) , een tegoed bij een bank en kasgeld.
Voorbeelden van schulden zijn:

 Een hypothecaire lening die de onderneming als geldnemer heeft gesloten
(mortgage). Voor het lenen moet de onderneming interest (rente) betalen. Een
hypothecaire lening is een lening met een onroerende zaak (gebouw, stuk grond) als
onderpand (zekerheid). Als zekerheid voor de geldgever (de bank) verstrekt de
geldnemer een hypotheekrecht op een onroerende zaak die eigendom is van de
geldnemer.
 De te betalen bedragen aan leveranciers. Deze schulden geven we meestal aan met
‘Crediteuren’ (account payable).
Het verschil tussen het totaal van de bezittingen en het totaal van de schulden is het eigen
vermogen (equity). Kort weergegeven krijg je: bezittingen – schulden = eigen vermogen. Het
eigen vermogen is het vermogen dat de eigenaar zelf in zijn/haar onderneming heeft
geïnvesteerd.
De volledige lijst die een onderneming opstelt van alle bezittingen en schulden met de
bijbehorende bedragen (en vermelding van hoeveelheden) per een bepaalde datum,
noemen we de inventaris. De werkzaamheden die nodig zijn voor het samenstellen van de
inventaris noemen we inventariseren.
Wanneer er veel soorten goederen of veel vorderingen op afnemers en schulden aan
leveranciers zijn, wordt de inventaris erg omvangrijk en daardoor minder overzichtelijk. De
onderneming neemt dan op de verkorte inventaris van deze posten de totaalbedragen op en
verwijst voor de specificaties naar bijlagen.
Aan de hand van de inventaris kunnen we de balans opstellen. Een balans (balance sheet) is
een overzicht van bezittingen, schulden en het eigen vermogen op een bepaald moment.
Meestal stellen we de balans op in scrontovorm. Dit betekent dat de balans verdeeld is in
een linkerkant en een rechterkant. De linkerkant noemen we de debetkant. Hier staan de
bezittingen. De rechterkant staat bekend als de creditkant. Hier staan de schulden en het
eigen vermogen van de onderneming.