Samenvatting operationeel personeelsmanagement
H2,3,5,6,7,14,15,16,18,19,20,22,24,26,27,28,29
H2 Personeelsbehoefte en planning (Instroom).
Belangrijk onderdeel van HRM is het in kaart brengen van de personeelsplanning en behoefte.
2.1 Personeelsbehoefte
Personeelsbehoeften: De mate waarin een bedrijf behoefte heeft aan medewerkers.
2 vormen van personeelsbehoeften:
Kwalitatieve behoefte aan personeel: Inhoudelijke behoefte aan personeel
Kwantitatieve behoefte aan personeel: De hoeveelheid medewerkers die nodig is om de taken binnen de
organisatie uit te voeren.
2.2 Ontstaan van personeelsbehoeften
De behoeften aan personeel is afhankelijk van factoren als:
Afzet: Groei in de afzet wil niet gelijk zeggen dat je meer personeel moet aan nemen.
Er wordt gekeken naar of er al overcapaciteit was ook wel Labour hoarding genoemd.
productietechnologie: Een combinatie van arbeid (mens) en kapitaal (machines, apparaten enzovoort). Hier
verandert vaak de verhouding tussen arbeid en kapitaal.
organisatieplannen: Hier wordt gekeken naar de strategische personeelsplanning en hoeveel personeel er
dus nodig is om het plan uit te kunnen voeren.
arbeidsaanbod: Bij een krappe arbeidsmarkt kan het een aanleiding zijn om technologie aan te passen of de
productielocatie te wijzigen (in beide gevallen heeft dit gevolgen voor de medewerkers)
2.3 Personeelsplanning (waarom is personeelsplanning?)
Personeelsplanning: het in kaart brengen van de personeelsbehoeften ook wel: Het aantal en soort
personeelsleden dat een bedrijf nodig heeft om tot een evenwichtig personeelsbestand te komen. Zodat je niet
voor verassingen komst te staan. Nu, op korte termijn en op lange termijn.
Personeelsbehoefte: Redenen/bronnen van personeelsbehoeften: - Technologie, Groei organisatie,
organisatieplannen, arbeidsaanbod, verloop van personeel.
Personeelsbehoeften ook wel: FTE: Fulltime-equivalent (voltijd) (medewerker die 5 dagen in de week 8 uur
werkt staat voor 1 FTE (twee medewerkers met 2,5 dag en 8 uur is ook 1 FTE)
2.4 Personeelsplanning: stappenplan
5 stappen voor een goede personeelsplanning:
1. In kaart brengen van de personeelsbehoefte: Twee methode voor
- Kwalitatieve methoden: Gebaseerd op meningen en ervaringen van deskundigen binnen of buiten de
organisatie.
- Kwantitatieve methode: Gaat over cijfers, analyses en trends. (terug kijken naar het verleden en voorspellen)
Voorbeelden hiervan zijn (Omzetgroei, Trends zoals seizoen, dollarkoers, prijs grondstoffen, koopkracht)
2. Bepalen van het interne personeelsaanbod: Met Functieomschrijvingen en functiegesprekken met
medewerkers. Divers personeelsbestand: ook wel inclusie genoemd (mannen, vrouwen, jongeren, ouderen
enz) (tekort en overschoten, verloop, doorstroompotentie)
3. Analyseren en voorspellen van de arbeidsmarkt: Aan de hand van cijfers van onderzoeksbureaus kan een
bedrijf een indruk krijgen van toekomstig tekorten of overschotten aan soorten medewerkers. (om problemen
in personeelsbestand in de toekomst te voorkomen)
4. planning: (en actie) Discrepantie: situatie waarin twee zaken niet met elkaar overeenstemmen. In deze stap
moet dit opgeheven worden door te kijken naar: Welke middelen en handelingen moeten er worden gepland
om te zorgen voor een evenwichtig personeelsbestand? (kijken naar instroom, doorstroom, uitstr) in stap 1 tot
3 laten het huidig en toekomst gat zien tussen (huidig) personeelsaanbod en behoeften.
5. evaluatie
Personeelsplanning is een continu proces dat steeds afstemming behoeft.
Voor een goede personeelsplanning breng je de personeelsbehoefte in kaart, bepaal je het interne
personeelsaanbod, analyseer je de arbeidsmarkt, maak je een planning en ten slotte evalueer je de
maatregelen.
Belangrijk om te kijken of er geen kannibalisatie optreed: Is bijvoorbeeld als je medewerkers van een eene
afdeling haalt en op een andere afdeling neerzet. Maar dit eigenlijk niet mogelijk is.
,Voor een goede personeelsplanning breng je de personeelsbehoefte in kaart bepaal je het interne
personeelsaanbod, analyseer je de arbeidsmarkt, maak je een planning en ten slotte evalueer je de
maatregelen.
,H3 Functie: analyse, profiel, beschrijving en waardering (Instroom)
3.1 Functieanalyse (Vaak door extern bedrijf is bepaalden voor succes)
Functieanalyse: is een systematische analyse van de inhoud van een functie met de daarbij behorende eisen
die een organisatie aan de medewerker stelt die deze functie moeten vervullen.
Het moet duidelijk zijn wat de: Taken, Bevoegdheden en verantwoordelijkheden
3.2 Functieanalyse: methoden (binnen het bedrijf)
Verschillende manieren om een functie in kaart te brengen (kan met elkaar gecombineerd worden)
Observatie: Door medewerkers tijdens hun werk te observeren.
Interview: Het afnemen van persoonlijke interviews.
Dagboek: Medewerkers houden zelf een dagboek bij. Nadeel vragen tijd en spanning van de medewerkers
zelf.
Zelf doen: Als leidinggevende tijdelijk een functie zelf uit te voeren.
3.3 Functieprofiel (komt tot stand door functieanalyse)
Functieprofiel/ functiebeschrijving: Uitgebreid document over de inhoud van de functie en de daarbij
behorende competenties en eisen. (weten wat in een functie profiel moet staan)
Dingen die deel uit kunnen maken van een functiebeschrijving:
- Titel functie, datum, huidige status functie, beschrijving taken en bevoegdheden, begeleiding dat medewerker
krijgt, begeleiding dat organisatie geeft, benodigde competentie, hierarchie, loopbaanmogelijkheden,
Salarisschaal.
3.4 Waarvoor worden functieanalyse en profiel gebruikt?
Toepassingsgebieden van de functieanalyse en beschrijving zijn:
- Functiewaardering: is het indelen van functies in een rangordening, op basis van de relatieve zwaarte van de
functie. (als basis voor beloningssysteem)
- Werving en selectie: Op basis van een functieprofiel kan worden vastgesteld aan welke eisen de nieuwe
medewerker moet voldoen.
- Beoordelingscriteria: Door functieprofiel kan medewerker worden beoordeeld.
- Gesprek: Erachter komen of medewerker doet wat hij zou moeten en willen doen, en klopt dit met de baan of
rol die hij heeft?
- Opleidingsplan: Op basis van functieprofiel kan gekeken worden welke kennis en vaardigheden ontbreken en
kan er een individueel opleidingsplan worden gemaakt.
- Taakstructurering als gevolg van een fusie of reorganisatie: Taken en functies van medewerkers
herstructureren.
3.5 Functiehuis
Functiehuis: is een logische ordening van werkzaamheden naar een bepaald niveau (de functieschaal) en naar
het soort werkzaamheden (functiereeks). De functies zijn zodanig onderverdeeld en samengevoegd dat er een
logisch geheel ontstaat.
Door met functiehuizen en functiefamilies te werken hebben organisaties en medewerkers beter zicht op
welke functies en competenties horen bij welke vakgebied.
3.6 Functiewaardering
Gaat over het waarderen van de functie, niet over het waarderen en beoordelen van de medewerkers.
Functiewaardering: Is een methode waarmee de zwaarte van functies ten opzichte van elkaar wordt
beoordeeld en gerangschikt. De zwaarte wordt bepaald op basis van een functieanalyse en omschrijving.
Doel: om de verschillen in beloning vast te stellen.
3.7 Soorten systemen
Er bestaan verschillende soorten functiewaarderingssystemen die door verschillende instellingen zijn
ontwikkeld, zoals adviesbureaus, werkgeversorganisaties of bedrijfstakorganisaties.
Systemen zijn: ORBA, FWG, FUWASYS en HAY. El systeem is eigendom van een bureau (de systeemhouder). Als
je kiest voor een systeem kies je ook voor een systeem houder.
, H5 werving en wervingsmiddelen (Instroom)
Werving: Actief op zoek gaan naar geschikte kandidaten voor een functie/vacature
5.1 Interne en externe werving
Interne werving of referral recruitment: Binnen de eigen organisatie op zoek te gaan naar een kandidaat.
Externe werving: Buiten de eigen organisatie op de arbeidsmarkt te zoeken.
Voordelen interne werving Voordelen van externe werving
Kosten kan laag worden gehouden Aantal te kiezen kandidaten is groot
Sollicitanten zijn bekend Beoordeling is objectiever
Werving en selectieprocedure snel Nieuwe kandidaat nieuwe wint
Kandidaat is bekend met bedrijfscultuur Voorkomt dat elders in bedrijf vacature ontstaat
Inwerktijd is kort Voorkomt dat andere medewerkers zich gepasseerd voelen
5.2 Wervingsmiddelen
Verschillende middelen die helpen een nieuwe werknemer te vinden:
Vacaturesite: Vacatures op de site
Sociaal-mediasite: Zoals LinkedIn
Personeelsadvertentie: online en offline, dagbladen, tijdschriften en vakbladen
Bedrijfsfilmpje: wervend filmpje plaatsen om potentiele sollicitanten enthousiast maken.
UWV Werkbedrijf: Werkzoekende staan hier ingeschreven
Uitzendbureau: Niet direct opzoek bent naar een vaste werknemer dus tijdelijk
Detacheringsbureau: Medewerkers inhuren, in tegenstelling tot bij uitzendbureau werken zij vaak met
contractbasis en wordt vaak uitgevoerd door hoogopgeleide.
Werving en selectiebureau: Worden meestal ingehuurd voor het vinden van hoogopgeleide kandidaten.
5.3 Wervingskanalen (verschillende soorten)
Internet en e-recruitment: Online werven en selecteren wordt ook wel e-recruitment genoemd.
Recruitment is ander wordt voor werven en selecteren.
Deze vorm van adverteren is Gratis.
Referral recruitment (interne werving): Nieuwe medewerkers werven via het netwerk van de eigen
medewerkers.
Dag, Week en vakbladen (online)
Banenmarkt: Op diverse plaatsen in het land zogenoemde banenmarkten georganiseerd.
Congres/seminar: Een uitstekende ontmoetingsplaats voor werkgevers en toekomstige werknemers.
Netwerk: Via via aan hun medewerkers komen
Video: video’s plaatsen om potentieel talent te laten zien hoe het is om bij de onderneming te werken.
5.4 Personeel werven in Europa
EER-medewerkers: is een afkorting voor Europese Economische Ruimte en betreft alle EU-landen plus
Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein.
In EER bestaat een vrij verkeer van personen. Bedrijven kunnen dus zonder problemen medewerkers uit een
van deze staten in Nederland in dienst nemen.
5.5 Vacaturetekst (voorwaarden voor een goede personeelsadvertentie)
Hier bespreken we een aantal regels voor het opstellen van een goede vacaturetekst.
Weest duidelijk: Over wat en hoe van de vacature
Ken je doelgroep: Tekst laten aansluiten op jou doelgroep
Straal visie uit: Een duidelijke richting of overtuiging geeft een bedrijf een gezicht.
Maak een imagokeuze: Maak een keuze uit de positieve punten en overdrijf niet.
Beperk de tekst tot een functiegroep: Geen afwijkende functie in een zetten
Wees zo beknopt mogelijk: Houd het kort maar krachtig
Maak gebruik van de eigen website: Hier is het mogelijk om meer omschrijving te geven over de functie.
Zoek een goede balans tussen tekst en beeld:
Koppel vormgeving aan huisstijl:
Wees eerlijk: Maak de advertentie niet te mooi je moet het nog wel nakomen
Kies het juiste kanaal:
H2,3,5,6,7,14,15,16,18,19,20,22,24,26,27,28,29
H2 Personeelsbehoefte en planning (Instroom).
Belangrijk onderdeel van HRM is het in kaart brengen van de personeelsplanning en behoefte.
2.1 Personeelsbehoefte
Personeelsbehoeften: De mate waarin een bedrijf behoefte heeft aan medewerkers.
2 vormen van personeelsbehoeften:
Kwalitatieve behoefte aan personeel: Inhoudelijke behoefte aan personeel
Kwantitatieve behoefte aan personeel: De hoeveelheid medewerkers die nodig is om de taken binnen de
organisatie uit te voeren.
2.2 Ontstaan van personeelsbehoeften
De behoeften aan personeel is afhankelijk van factoren als:
Afzet: Groei in de afzet wil niet gelijk zeggen dat je meer personeel moet aan nemen.
Er wordt gekeken naar of er al overcapaciteit was ook wel Labour hoarding genoemd.
productietechnologie: Een combinatie van arbeid (mens) en kapitaal (machines, apparaten enzovoort). Hier
verandert vaak de verhouding tussen arbeid en kapitaal.
organisatieplannen: Hier wordt gekeken naar de strategische personeelsplanning en hoeveel personeel er
dus nodig is om het plan uit te kunnen voeren.
arbeidsaanbod: Bij een krappe arbeidsmarkt kan het een aanleiding zijn om technologie aan te passen of de
productielocatie te wijzigen (in beide gevallen heeft dit gevolgen voor de medewerkers)
2.3 Personeelsplanning (waarom is personeelsplanning?)
Personeelsplanning: het in kaart brengen van de personeelsbehoeften ook wel: Het aantal en soort
personeelsleden dat een bedrijf nodig heeft om tot een evenwichtig personeelsbestand te komen. Zodat je niet
voor verassingen komst te staan. Nu, op korte termijn en op lange termijn.
Personeelsbehoefte: Redenen/bronnen van personeelsbehoeften: - Technologie, Groei organisatie,
organisatieplannen, arbeidsaanbod, verloop van personeel.
Personeelsbehoeften ook wel: FTE: Fulltime-equivalent (voltijd) (medewerker die 5 dagen in de week 8 uur
werkt staat voor 1 FTE (twee medewerkers met 2,5 dag en 8 uur is ook 1 FTE)
2.4 Personeelsplanning: stappenplan
5 stappen voor een goede personeelsplanning:
1. In kaart brengen van de personeelsbehoefte: Twee methode voor
- Kwalitatieve methoden: Gebaseerd op meningen en ervaringen van deskundigen binnen of buiten de
organisatie.
- Kwantitatieve methode: Gaat over cijfers, analyses en trends. (terug kijken naar het verleden en voorspellen)
Voorbeelden hiervan zijn (Omzetgroei, Trends zoals seizoen, dollarkoers, prijs grondstoffen, koopkracht)
2. Bepalen van het interne personeelsaanbod: Met Functieomschrijvingen en functiegesprekken met
medewerkers. Divers personeelsbestand: ook wel inclusie genoemd (mannen, vrouwen, jongeren, ouderen
enz) (tekort en overschoten, verloop, doorstroompotentie)
3. Analyseren en voorspellen van de arbeidsmarkt: Aan de hand van cijfers van onderzoeksbureaus kan een
bedrijf een indruk krijgen van toekomstig tekorten of overschotten aan soorten medewerkers. (om problemen
in personeelsbestand in de toekomst te voorkomen)
4. planning: (en actie) Discrepantie: situatie waarin twee zaken niet met elkaar overeenstemmen. In deze stap
moet dit opgeheven worden door te kijken naar: Welke middelen en handelingen moeten er worden gepland
om te zorgen voor een evenwichtig personeelsbestand? (kijken naar instroom, doorstroom, uitstr) in stap 1 tot
3 laten het huidig en toekomst gat zien tussen (huidig) personeelsaanbod en behoeften.
5. evaluatie
Personeelsplanning is een continu proces dat steeds afstemming behoeft.
Voor een goede personeelsplanning breng je de personeelsbehoefte in kaart, bepaal je het interne
personeelsaanbod, analyseer je de arbeidsmarkt, maak je een planning en ten slotte evalueer je de
maatregelen.
Belangrijk om te kijken of er geen kannibalisatie optreed: Is bijvoorbeeld als je medewerkers van een eene
afdeling haalt en op een andere afdeling neerzet. Maar dit eigenlijk niet mogelijk is.
,Voor een goede personeelsplanning breng je de personeelsbehoefte in kaart bepaal je het interne
personeelsaanbod, analyseer je de arbeidsmarkt, maak je een planning en ten slotte evalueer je de
maatregelen.
,H3 Functie: analyse, profiel, beschrijving en waardering (Instroom)
3.1 Functieanalyse (Vaak door extern bedrijf is bepaalden voor succes)
Functieanalyse: is een systematische analyse van de inhoud van een functie met de daarbij behorende eisen
die een organisatie aan de medewerker stelt die deze functie moeten vervullen.
Het moet duidelijk zijn wat de: Taken, Bevoegdheden en verantwoordelijkheden
3.2 Functieanalyse: methoden (binnen het bedrijf)
Verschillende manieren om een functie in kaart te brengen (kan met elkaar gecombineerd worden)
Observatie: Door medewerkers tijdens hun werk te observeren.
Interview: Het afnemen van persoonlijke interviews.
Dagboek: Medewerkers houden zelf een dagboek bij. Nadeel vragen tijd en spanning van de medewerkers
zelf.
Zelf doen: Als leidinggevende tijdelijk een functie zelf uit te voeren.
3.3 Functieprofiel (komt tot stand door functieanalyse)
Functieprofiel/ functiebeschrijving: Uitgebreid document over de inhoud van de functie en de daarbij
behorende competenties en eisen. (weten wat in een functie profiel moet staan)
Dingen die deel uit kunnen maken van een functiebeschrijving:
- Titel functie, datum, huidige status functie, beschrijving taken en bevoegdheden, begeleiding dat medewerker
krijgt, begeleiding dat organisatie geeft, benodigde competentie, hierarchie, loopbaanmogelijkheden,
Salarisschaal.
3.4 Waarvoor worden functieanalyse en profiel gebruikt?
Toepassingsgebieden van de functieanalyse en beschrijving zijn:
- Functiewaardering: is het indelen van functies in een rangordening, op basis van de relatieve zwaarte van de
functie. (als basis voor beloningssysteem)
- Werving en selectie: Op basis van een functieprofiel kan worden vastgesteld aan welke eisen de nieuwe
medewerker moet voldoen.
- Beoordelingscriteria: Door functieprofiel kan medewerker worden beoordeeld.
- Gesprek: Erachter komen of medewerker doet wat hij zou moeten en willen doen, en klopt dit met de baan of
rol die hij heeft?
- Opleidingsplan: Op basis van functieprofiel kan gekeken worden welke kennis en vaardigheden ontbreken en
kan er een individueel opleidingsplan worden gemaakt.
- Taakstructurering als gevolg van een fusie of reorganisatie: Taken en functies van medewerkers
herstructureren.
3.5 Functiehuis
Functiehuis: is een logische ordening van werkzaamheden naar een bepaald niveau (de functieschaal) en naar
het soort werkzaamheden (functiereeks). De functies zijn zodanig onderverdeeld en samengevoegd dat er een
logisch geheel ontstaat.
Door met functiehuizen en functiefamilies te werken hebben organisaties en medewerkers beter zicht op
welke functies en competenties horen bij welke vakgebied.
3.6 Functiewaardering
Gaat over het waarderen van de functie, niet over het waarderen en beoordelen van de medewerkers.
Functiewaardering: Is een methode waarmee de zwaarte van functies ten opzichte van elkaar wordt
beoordeeld en gerangschikt. De zwaarte wordt bepaald op basis van een functieanalyse en omschrijving.
Doel: om de verschillen in beloning vast te stellen.
3.7 Soorten systemen
Er bestaan verschillende soorten functiewaarderingssystemen die door verschillende instellingen zijn
ontwikkeld, zoals adviesbureaus, werkgeversorganisaties of bedrijfstakorganisaties.
Systemen zijn: ORBA, FWG, FUWASYS en HAY. El systeem is eigendom van een bureau (de systeemhouder). Als
je kiest voor een systeem kies je ook voor een systeem houder.
, H5 werving en wervingsmiddelen (Instroom)
Werving: Actief op zoek gaan naar geschikte kandidaten voor een functie/vacature
5.1 Interne en externe werving
Interne werving of referral recruitment: Binnen de eigen organisatie op zoek te gaan naar een kandidaat.
Externe werving: Buiten de eigen organisatie op de arbeidsmarkt te zoeken.
Voordelen interne werving Voordelen van externe werving
Kosten kan laag worden gehouden Aantal te kiezen kandidaten is groot
Sollicitanten zijn bekend Beoordeling is objectiever
Werving en selectieprocedure snel Nieuwe kandidaat nieuwe wint
Kandidaat is bekend met bedrijfscultuur Voorkomt dat elders in bedrijf vacature ontstaat
Inwerktijd is kort Voorkomt dat andere medewerkers zich gepasseerd voelen
5.2 Wervingsmiddelen
Verschillende middelen die helpen een nieuwe werknemer te vinden:
Vacaturesite: Vacatures op de site
Sociaal-mediasite: Zoals LinkedIn
Personeelsadvertentie: online en offline, dagbladen, tijdschriften en vakbladen
Bedrijfsfilmpje: wervend filmpje plaatsen om potentiele sollicitanten enthousiast maken.
UWV Werkbedrijf: Werkzoekende staan hier ingeschreven
Uitzendbureau: Niet direct opzoek bent naar een vaste werknemer dus tijdelijk
Detacheringsbureau: Medewerkers inhuren, in tegenstelling tot bij uitzendbureau werken zij vaak met
contractbasis en wordt vaak uitgevoerd door hoogopgeleide.
Werving en selectiebureau: Worden meestal ingehuurd voor het vinden van hoogopgeleide kandidaten.
5.3 Wervingskanalen (verschillende soorten)
Internet en e-recruitment: Online werven en selecteren wordt ook wel e-recruitment genoemd.
Recruitment is ander wordt voor werven en selecteren.
Deze vorm van adverteren is Gratis.
Referral recruitment (interne werving): Nieuwe medewerkers werven via het netwerk van de eigen
medewerkers.
Dag, Week en vakbladen (online)
Banenmarkt: Op diverse plaatsen in het land zogenoemde banenmarkten georganiseerd.
Congres/seminar: Een uitstekende ontmoetingsplaats voor werkgevers en toekomstige werknemers.
Netwerk: Via via aan hun medewerkers komen
Video: video’s plaatsen om potentieel talent te laten zien hoe het is om bij de onderneming te werken.
5.4 Personeel werven in Europa
EER-medewerkers: is een afkorting voor Europese Economische Ruimte en betreft alle EU-landen plus
Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein.
In EER bestaat een vrij verkeer van personen. Bedrijven kunnen dus zonder problemen medewerkers uit een
van deze staten in Nederland in dienst nemen.
5.5 Vacaturetekst (voorwaarden voor een goede personeelsadvertentie)
Hier bespreken we een aantal regels voor het opstellen van een goede vacaturetekst.
Weest duidelijk: Over wat en hoe van de vacature
Ken je doelgroep: Tekst laten aansluiten op jou doelgroep
Straal visie uit: Een duidelijke richting of overtuiging geeft een bedrijf een gezicht.
Maak een imagokeuze: Maak een keuze uit de positieve punten en overdrijf niet.
Beperk de tekst tot een functiegroep: Geen afwijkende functie in een zetten
Wees zo beknopt mogelijk: Houd het kort maar krachtig
Maak gebruik van de eigen website: Hier is het mogelijk om meer omschrijving te geven over de functie.
Zoek een goede balans tussen tekst en beeld:
Koppel vormgeving aan huisstijl:
Wees eerlijk: Maak de advertentie niet te mooi je moet het nog wel nakomen
Kies het juiste kanaal:
