Hieronder vindt u een professionele samenvatting van het boek "De kern
van de administratieve organisatie", geschreven door onder andere Mark
Paur en Toine van Boxel. Deze samenvatting is gestructureerd met
duidelijke kopjes, bullet points en benadrukte belangrijke begrippen. Aan
het einde zijn voorbeeldvragen toegevoegd ter ondersteuning van het
leerproces.
"De kern van de administratieve organisatie" biedt een diepgaand inzicht
in de werking van de administratieve organisatie binnen bedrijfsprocessen.
Het boek is praktijkgericht en bevat talrijke voorbeelden, tussenvragen en
casussen om de student wegwijs te maken in de principes van
bedrijfsprocessen. Er is speciale aandacht voor managementinformatie en
de rol van Enterprise Resource Planning (ERP)-systemen.
Hoofdstuk 1 – Organisatie en Informatie
Een organisatie is een samenwerkingsverband van mensen die met
behulp van middelen een bepaalde prestatie leveren om een vooraf
vastgestelde doelstelling te realiseren. Deze prestatie wordt ook wel de
output genoemd. Organisaties gebruiken hiervoor diverse soorten input,
zoals arbeid, kapitaal, goederen en informatie. De relatie tussen input en
output vormt de kern van het organisatorische proces.
Arbeid omvat de menselijke inzet en deskundigheid. Kapitaal verwijst
naar financiële middelen en productiemiddelen zoals machines en
gebouwen. Goederen kunnen grondstoffen of hulpmiddelen zijn die nodig
zijn om een product of dienst te realiseren. Informatie is essentieel om
processen te sturen, beslissingen te nemen en prestaties te evalueren.
Zonder betrouwbare informatie kan een organisatie niet effectief
functioneren.
De besturing van een organisatie is gebaseerd op informatie.
Bestuurders moeten weten welke middelen beschikbaar zijn, hoe
processen verlopen en in welke mate doelstellingen worden bereikt. Hierbij
,speelt de informatievoorziening een centrale rol. Informatie moet
volledig, betrouwbaar, tijdig en relevant zijn om een goede besluitvorming
mogelijk te maken.
Elke organisatie heeft een missie en een visie. De missie beschrijft het
bestaansrecht van de organisatie; het geeft antwoord op de vraag waarom
de organisatie bestaat. De visie daarentegen richt zich op de toekomst en
beschrijft waar de organisatie naartoe wil werken. Op basis van missie en
visie formuleert een organisatie haar strategie, waarin staat hoe zij haar
doelen wil bereiken, rekening houdend met interne en externe factoren.
Om de externe omgeving van een organisatie in kaart te brengen, wordt
vaak gebruik gemaakt van het DESTEP-model. Dit model analyseert zes
categorieën van externe invloeden: demografische, economische, sociaal-
culturele, technologische, ecologische en politiek-juridische factoren. Door
inzicht te krijgen in deze factoren kan de organisatie haar strategie beter
afstemmen op veranderingen in de omgeving.
Een belangrijk theoretisch kader binnen dit hoofdstuk is de
agencytheorie. Deze theorie beschrijft de relatie tussen een principaal
(de opdrachtgever, bijvoorbeeld een aandeelhouder) en een agent (de
uitvoerder, bijvoorbeeld een manager). Een belangrijk risico in deze relatie
is informatieasymmetrie: de agent beschikt vaak over meer informatie
dan de principaal, wat kan leiden tot beslissingen die niet in het belang
zijn van de principaal. Transparantie en goede informatievoorziening zijn
daarom cruciaal.
In de praktijk is het noodzakelijk dat een organisatie beschikt over een
goed ingerichte administratieve organisatie. Deze waarborgt dat
informatie juist, volledig en tijdig beschikbaar is voor besturing, controle
en verantwoording. Hiermee draagt zij bij aan een efficiënte en effectieve
organisatie.
Oefentoets – Voorbeeldvragen
1. Wat is het verschil tussen missie en visie van een organisatie?
Antwoord: De missie beschrijft het bestaansrecht en de kernactiviteiten
van de organisatie, terwijl de visie de gewenste toekomstige situatie
schetst.
2. Wat verstaan we onder informatieasymmetrie in de
agencytheorie?
Antwoord: Informatieasymmetrie betekent dat de agent over meer of
betere informatie beschikt dan de principaal, wat kan leiden tot inefficiënt
gedrag of verkeerde beslissingen.
,3. Waarom is informatievoorziening essentieel voor een
organisatie?
Antwoord: Omdat informatie nodig is voor het aansturen van processen,
het nemen van beslissingen, het controleren van resultaten en het
afleggen van verantwoording.
4. Welke zes externe factoren worden geanalyseerd in het
DESTEP-model?
Antwoord: Demografische, economische, sociaal-culturele, technologische,
ecologische en politiek-juridische factoren.
Hoofdstuk 2 – Besturing en Inrichting van Organisaties
In dit hoofdstuk staat de besturing van organisaties centraal. Besturing
houdt in dat een organisatie haar processen zodanig inricht dat
doelstellingen worden gerealiseerd. Hierbij is sprake van een voortdurend
proces van plannen, uitvoeren, controleren en bijsturen. Besturing is niet
alleen van toepassing op de strategische top, maar ook op operationeel en
tactisch niveau.
De drie belangrijkste niveaus van besturing zijn het strategisch, tactisch
en operationeel niveau. Op strategisch niveau gaat het om het bepalen
van de lange termijn koers, zoals markten, producten en investeringen.
Tactische besturing richt zich op het vertalen van deze strategie naar
concrete beleidsterreinen zoals afdelingsstructuur, personeel en systemen.
Op operationeel niveau vindt de dagelijkse aansturing van de
werkzaamheden plaats. Hier wordt de strategie daadwerkelijk in actie
omgezet.
Om tot effectieve besturing te komen, moet een organisatie beschikken
over een duidelijke organisatiestructuur. Deze structuur bepaalt hoe
taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn verdeeld. Er zijn
verschillende vormen van organisatiestructuren, waaronder
lijnorganisaties, lijn-staforganisaties en matrixorganisaties. De keuze voor
een bepaalde structuur hangt af van de grootte van de organisatie, het
type werkzaamheden en de mate van complexiteit.
Een belangrijk instrument voor de inrichting van een organisatie is de
functiescheiding. Functiescheiding houdt in dat verschillende taken
binnen een proces worden uitgevoerd door verschillende personen of
afdelingen. Dit bevordert controleerbaarheid, voorkomt
belangenverstrengeling en verkleint de kans op fouten of fraude. Er zijn
vier hoofdgroepen van functies: de beschikkende functie, de uitvoerende
functie, de registrerende functie en de bewarende functie. Door deze
functies van elkaar te scheiden, wordt een basis gelegd voor een
betrouwbare administratieve organisatie.
, Binnen de inrichting van organisaties wordt ook aandacht besteed aan het
interne beheersingsysteem. Dit systeem bestaat uit richtlijnen,
procedures en controles waarmee de organisatie haar processen beheerst.
Een belangrijk uitgangspunt hierbij is het zogenaamde vierogenprincipe:
belangrijke handelingen moeten altijd door minimaal twee personen
worden gecontroleerd of goedgekeurd. Dit vergroot de betrouwbaarheid en
integriteit van processen.
Naast functiescheiding en controlemaatregelen is ook een goede
informatievoorziening onmisbaar voor besturing. Informatie moet tijdig,
juist, volledig en relevant zijn. Zonder betrouwbare informatie is het
onmogelijk om processen goed aan te sturen of tijdig in te grijpen bij
afwijkingen.
De inrichting van een organisatie is nooit statisch. Door veranderingen in
technologie, regelgeving of marktontwikkelingen moet een organisatie
zich voortdurend aanpassen. Dit vraagt om een flexibele
besturingsstructuur die ruimte laat voor innovatie én controle.
De kern van dit hoofdstuk is dat effectieve besturing afhankelijk is van een
heldere taakverdeling, duidelijke verantwoordelijkheden, adequate
controlemechanismen en betrouwbare informatievoorziening. Alleen dan
kan een organisatie haar doelen realiseren en inspelen op interne en
externe veranderingen.
Oefentoets – Voorbeeldvragen
1. Wat wordt verstaan onder functiescheiding in een organisatie?
Antwoord: Functiescheiding betekent dat taken binnen een proces worden
verdeeld over meerdere personen of afdelingen, zodat controle en
betrouwbaarheid worden gewaarborgd.
2. Wat is het doel van het vierogenprincipe?
Antwoord: Het vierogenprincipe zorgt ervoor dat belangrijke handelingen
gecontroleerd worden door een tweede persoon, wat de kans op fouten of
fraude verkleint.
3. Welke drie niveaus van besturing worden onderscheiden binnen
een organisatie?
Antwoord: Strategisch niveau, tactisch niveau en operationeel niveau.
4. Waarom is een goede informatievoorziening belangrijk voor
besturing?
Antwoord: Omdat alleen met tijdige, juiste en volledige informatie goede
besluiten genomen kunnen worden en processen effectief kunnen worden
bijgestuurd.
van de administratieve organisatie", geschreven door onder andere Mark
Paur en Toine van Boxel. Deze samenvatting is gestructureerd met
duidelijke kopjes, bullet points en benadrukte belangrijke begrippen. Aan
het einde zijn voorbeeldvragen toegevoegd ter ondersteuning van het
leerproces.
"De kern van de administratieve organisatie" biedt een diepgaand inzicht
in de werking van de administratieve organisatie binnen bedrijfsprocessen.
Het boek is praktijkgericht en bevat talrijke voorbeelden, tussenvragen en
casussen om de student wegwijs te maken in de principes van
bedrijfsprocessen. Er is speciale aandacht voor managementinformatie en
de rol van Enterprise Resource Planning (ERP)-systemen.
Hoofdstuk 1 – Organisatie en Informatie
Een organisatie is een samenwerkingsverband van mensen die met
behulp van middelen een bepaalde prestatie leveren om een vooraf
vastgestelde doelstelling te realiseren. Deze prestatie wordt ook wel de
output genoemd. Organisaties gebruiken hiervoor diverse soorten input,
zoals arbeid, kapitaal, goederen en informatie. De relatie tussen input en
output vormt de kern van het organisatorische proces.
Arbeid omvat de menselijke inzet en deskundigheid. Kapitaal verwijst
naar financiële middelen en productiemiddelen zoals machines en
gebouwen. Goederen kunnen grondstoffen of hulpmiddelen zijn die nodig
zijn om een product of dienst te realiseren. Informatie is essentieel om
processen te sturen, beslissingen te nemen en prestaties te evalueren.
Zonder betrouwbare informatie kan een organisatie niet effectief
functioneren.
De besturing van een organisatie is gebaseerd op informatie.
Bestuurders moeten weten welke middelen beschikbaar zijn, hoe
processen verlopen en in welke mate doelstellingen worden bereikt. Hierbij
,speelt de informatievoorziening een centrale rol. Informatie moet
volledig, betrouwbaar, tijdig en relevant zijn om een goede besluitvorming
mogelijk te maken.
Elke organisatie heeft een missie en een visie. De missie beschrijft het
bestaansrecht van de organisatie; het geeft antwoord op de vraag waarom
de organisatie bestaat. De visie daarentegen richt zich op de toekomst en
beschrijft waar de organisatie naartoe wil werken. Op basis van missie en
visie formuleert een organisatie haar strategie, waarin staat hoe zij haar
doelen wil bereiken, rekening houdend met interne en externe factoren.
Om de externe omgeving van een organisatie in kaart te brengen, wordt
vaak gebruik gemaakt van het DESTEP-model. Dit model analyseert zes
categorieën van externe invloeden: demografische, economische, sociaal-
culturele, technologische, ecologische en politiek-juridische factoren. Door
inzicht te krijgen in deze factoren kan de organisatie haar strategie beter
afstemmen op veranderingen in de omgeving.
Een belangrijk theoretisch kader binnen dit hoofdstuk is de
agencytheorie. Deze theorie beschrijft de relatie tussen een principaal
(de opdrachtgever, bijvoorbeeld een aandeelhouder) en een agent (de
uitvoerder, bijvoorbeeld een manager). Een belangrijk risico in deze relatie
is informatieasymmetrie: de agent beschikt vaak over meer informatie
dan de principaal, wat kan leiden tot beslissingen die niet in het belang
zijn van de principaal. Transparantie en goede informatievoorziening zijn
daarom cruciaal.
In de praktijk is het noodzakelijk dat een organisatie beschikt over een
goed ingerichte administratieve organisatie. Deze waarborgt dat
informatie juist, volledig en tijdig beschikbaar is voor besturing, controle
en verantwoording. Hiermee draagt zij bij aan een efficiënte en effectieve
organisatie.
Oefentoets – Voorbeeldvragen
1. Wat is het verschil tussen missie en visie van een organisatie?
Antwoord: De missie beschrijft het bestaansrecht en de kernactiviteiten
van de organisatie, terwijl de visie de gewenste toekomstige situatie
schetst.
2. Wat verstaan we onder informatieasymmetrie in de
agencytheorie?
Antwoord: Informatieasymmetrie betekent dat de agent over meer of
betere informatie beschikt dan de principaal, wat kan leiden tot inefficiënt
gedrag of verkeerde beslissingen.
,3. Waarom is informatievoorziening essentieel voor een
organisatie?
Antwoord: Omdat informatie nodig is voor het aansturen van processen,
het nemen van beslissingen, het controleren van resultaten en het
afleggen van verantwoording.
4. Welke zes externe factoren worden geanalyseerd in het
DESTEP-model?
Antwoord: Demografische, economische, sociaal-culturele, technologische,
ecologische en politiek-juridische factoren.
Hoofdstuk 2 – Besturing en Inrichting van Organisaties
In dit hoofdstuk staat de besturing van organisaties centraal. Besturing
houdt in dat een organisatie haar processen zodanig inricht dat
doelstellingen worden gerealiseerd. Hierbij is sprake van een voortdurend
proces van plannen, uitvoeren, controleren en bijsturen. Besturing is niet
alleen van toepassing op de strategische top, maar ook op operationeel en
tactisch niveau.
De drie belangrijkste niveaus van besturing zijn het strategisch, tactisch
en operationeel niveau. Op strategisch niveau gaat het om het bepalen
van de lange termijn koers, zoals markten, producten en investeringen.
Tactische besturing richt zich op het vertalen van deze strategie naar
concrete beleidsterreinen zoals afdelingsstructuur, personeel en systemen.
Op operationeel niveau vindt de dagelijkse aansturing van de
werkzaamheden plaats. Hier wordt de strategie daadwerkelijk in actie
omgezet.
Om tot effectieve besturing te komen, moet een organisatie beschikken
over een duidelijke organisatiestructuur. Deze structuur bepaalt hoe
taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn verdeeld. Er zijn
verschillende vormen van organisatiestructuren, waaronder
lijnorganisaties, lijn-staforganisaties en matrixorganisaties. De keuze voor
een bepaalde structuur hangt af van de grootte van de organisatie, het
type werkzaamheden en de mate van complexiteit.
Een belangrijk instrument voor de inrichting van een organisatie is de
functiescheiding. Functiescheiding houdt in dat verschillende taken
binnen een proces worden uitgevoerd door verschillende personen of
afdelingen. Dit bevordert controleerbaarheid, voorkomt
belangenverstrengeling en verkleint de kans op fouten of fraude. Er zijn
vier hoofdgroepen van functies: de beschikkende functie, de uitvoerende
functie, de registrerende functie en de bewarende functie. Door deze
functies van elkaar te scheiden, wordt een basis gelegd voor een
betrouwbare administratieve organisatie.
, Binnen de inrichting van organisaties wordt ook aandacht besteed aan het
interne beheersingsysteem. Dit systeem bestaat uit richtlijnen,
procedures en controles waarmee de organisatie haar processen beheerst.
Een belangrijk uitgangspunt hierbij is het zogenaamde vierogenprincipe:
belangrijke handelingen moeten altijd door minimaal twee personen
worden gecontroleerd of goedgekeurd. Dit vergroot de betrouwbaarheid en
integriteit van processen.
Naast functiescheiding en controlemaatregelen is ook een goede
informatievoorziening onmisbaar voor besturing. Informatie moet tijdig,
juist, volledig en relevant zijn. Zonder betrouwbare informatie is het
onmogelijk om processen goed aan te sturen of tijdig in te grijpen bij
afwijkingen.
De inrichting van een organisatie is nooit statisch. Door veranderingen in
technologie, regelgeving of marktontwikkelingen moet een organisatie
zich voortdurend aanpassen. Dit vraagt om een flexibele
besturingsstructuur die ruimte laat voor innovatie én controle.
De kern van dit hoofdstuk is dat effectieve besturing afhankelijk is van een
heldere taakverdeling, duidelijke verantwoordelijkheden, adequate
controlemechanismen en betrouwbare informatievoorziening. Alleen dan
kan een organisatie haar doelen realiseren en inspelen op interne en
externe veranderingen.
Oefentoets – Voorbeeldvragen
1. Wat wordt verstaan onder functiescheiding in een organisatie?
Antwoord: Functiescheiding betekent dat taken binnen een proces worden
verdeeld over meerdere personen of afdelingen, zodat controle en
betrouwbaarheid worden gewaarborgd.
2. Wat is het doel van het vierogenprincipe?
Antwoord: Het vierogenprincipe zorgt ervoor dat belangrijke handelingen
gecontroleerd worden door een tweede persoon, wat de kans op fouten of
fraude verkleint.
3. Welke drie niveaus van besturing worden onderscheiden binnen
een organisatie?
Antwoord: Strategisch niveau, tactisch niveau en operationeel niveau.
4. Waarom is een goede informatievoorziening belangrijk voor
besturing?
Antwoord: Omdat alleen met tijdige, juiste en volledige informatie goede
besluiten genomen kunnen worden en processen effectief kunnen worden
bijgestuurd.
