Invulformat Directievoorstel Performance Dashboard
Beslisdocument Fase 2b (Inkooptraject: contracteren)
Studentnaam: Maaike Strijbos Rol P&S: inkoop / verkoop
Onderdelen Theoretische Toepassing
Total Cost of Ownership (TCO), indicatie ½ A4
Bij het uitbesteden van de Catering dient Regus rekening te houden met de gehele TCO van de
dienstverlening. Geef van 6 onderdelen van de TCO een concreet voorbeeld van de indirecte
inkoopkosten. Geef daarbij aan op welke manier je vanuit je eigen rol (inkoop/verkoop) deze kosten kan
helpen verminderen.
De definitie van TCO, oftewel total cost of ownership, luidt als volgt: ‘’Het totaalbedrag aan kosten voor
de aanschaf en het bezit van een product/dienst gedurende de hele gebruikscyclus.’’ Hierbij worden,
behalve de aankoopprijs, ook alle kosten in meegenomen (NEVI, z.d.). Hierdoor geeft TCO eigenlijk een
makkelijk overzicht met de diverse onderdelen waarover jij als partij wilt onderhandelen. In de casus van
Regus worden de volgende aspecten in de onderhandeling meegenomen: prijs, contract, facturatie,
functioneel, techniek en service.
Prijs
In de onderhandeling van de prijs is het altijd van belang om te weten wat er in de totale prijs zit
inbegrepen. Voor het gebruiken van een kantoor en de keuken wordt een pachtsom van €1.400,- per
maand in rekening gebracht bij cateringbedrijf Hutten. Daarnaast zijn er ook overige (inkoop)kosten die
betaald dienen te worden. De gas/water/licht kosten worden in deze casus doorbelast naar Hutten. Dit
aangezien zij als partij een groot gedeelte van jouw pand pachten en apparatuur gebruiken om hun
diensten te kunnen aanbieden. Daarnaast kan Regus in de onderhandeling een bepaalde marge aan
omzet garanderen, zodat Hutten weet dat zij een bepaalde omzet zal gaan verdienen in het komende
jaar. Hierdoor kan Hutten bereid zijn om bepaalde kosten te laten zakken. Ditzelfde geldt voor het aantal
uren extra werk, of bijvoorbeeld de uren buiten openingstijden. Hier kan een vaste prijs in worden
afgesproken, zodat beide partijen weten waar ze aan toe zijn.
Contract
Bij het contract wordt gekeken naar over welke bepaalde zaken er afspraken zijn gemaakt en welke partij
wat voor zijn/haar rekening neemt. Hierbij is het voor Regus verstandig om meerdere contracten te
bundelen, zodat het aantal contracten tot een minimum beperkt kan worden. Het cateringcontract kan
worden gekoppeld aan een contract omtrent schoonmaak. Door deze contracten te bundelen, worden er
tevens verschillende functies met elkaar gebundeld. Door met Hutten af te spreken dat zij tevens de
schoonmaak van de ruimtes (waar zij hun diensten uitvoeren) voor hun rekening nemen, kan Regus hier
in besparen. Zij hoeven dan enkel nog maar een contract af te sluiten voor de schoonmaak van overige
ruimtes. Daarnaast kan worden besloten om als Regus samen te gaan werken met de leveranciers van
Hutten. Hutten heeft al een netwerk opgebouwd met vaste leveranciers, waar zij wellicht schaalvoordelen
uithalen. Door Hutten haar eigen leverancier te laten gebruiken, helpt Regus om Hutten kosten te laten
besparen in transport en hierdoor kan Hutten een lagere prijs doorberekenen naar Regus. Dit is tevens
een win-win situatie. Regus gaat ermee akkoord dat Hutten haar eigen, betrouwbare leveranciers
gebruikt, dus zij kunnen deze samenwerkingsbanden blijven aanhouden en Regus hoeft zo een minder
hoge prijs te betalen.
, Facturatie
Daarnaast dienen er afspraken te worden gemaakt omtrent de facturatie. Hierbij is het belangrijk om te
kijken welke frequentie er wordt aangehouden voor het verzenden van de facturen. Naast het afsluiten
van zo min mogelijk enkele contracten, is het in deze casus verstandig om een maandelijkse factuur te
verzenden. Er kan in deze casus dus worden afgesproken dat de standaard uren/diensten op eenzelfde
factuur worden geplaatst als de extra uren/diensten die, buiten openingstijd, zijn gemaakt. Hierdoor
krijgt Regus niet voor elke bestelling of elk uitgevoerde dienst een aparte factuur en kan zij gewoon
maandelijks de facturen in ontvangst nemen en betalen.
Functioneel
Bij het functionele aspect van TCO wordt er gekeken naar de daadwerkelijke functies van het product of
de dienst. Zoals eerder genoemd, bij contracten, kunnen diverse functies gekoppeld worden waardoor
deze maar door één partij uitgevoerd hoeven worden. In dit geval, kan Regus de verantwoordelijkheid
geven aan Hutten om de catering te verzorgen en naderhand ook de diverse gebruikte ruimtes schoon te
maken. Daarnaast beschikken de medewerkers van Hutten allen over een BHV-certificaat. Regus kan met
Hutten afspreken dat zij als cateraar de BHV voor hun rekening nemen. Hierdoor kan Regus besparen op
haar dagelijkse personeelsplanning, aangezien er niet een aparte medewerker met een BHV-certificaat
aanwezig hoeft te zijn.
Techniek
Bij techniek is het van belang om te kijken wat voor soort machines er worden gebruikt. In deze casus zal
Regus verantwoordelijk zijn voor de aanschaf van de benodigde apparatuur en zal Hutten enkel haar
dienst (de catering) verlenen. Hierdoor is het voor Regus van belang om te kijken naar energiezuinige
apparatuur. Hierbij kan het energielabel als maatstaaf worden gebruikt, waarbij een minimum van A+
wordt gehanteerd. Overig, klein apparatuur, zoals blenders en staafmixers, worden door de leverancier
zelf meegenomen. Het is voor Regus in deze casus dus interessant om te kijken hoe zij zoveel mogelijk
energie kunnen besparen op de grotere apparaten, of te wel op de vaste activa. Dit kan bijvoorbeeld ook
gedaan worden met de koffiemachines die in de centrale ruimtes staan. Ook hiervoor kan een minimaal
energielabel van A+ worden gehanteerd.
Service
Servicekosten die berekend kunnen worden, zijn bijvoorbeeld aanrijdkosten of leveringskosten.
Aanrijdkosten dienen bijvoorbeeld betaald te worden als er sprake is van een storing. Hierbij is de vraag
of Regus elke keer bij een storing aanrijdkosten dient te betalen of dat hier een vast (maandelijks) bedrag
voor wordt afgesproken. Bij service dient er altijd gekeken te worden of de leverancier daadwerkelijk iets
extra’s moet doen voor jou als inkoper. Als dit het geval is, zoals bij catering buiten openingstijden, dan
kan Regus ermee akkoord gaan dat zij daar extra voor dienen te betalen. Deze afspraken hebben ook
weer invloed op de prijs die wordt afgesproken en op de facturatie.
Positionering in Kraljic-matrix, indicatie ½ A4
Om te bepalen welke positie je als inkoper en verkoper hebt ten opzichte van elkaar, kun je het product/de
dienst plaatsen in de Kraljic-matrix. Deze plaatsing geeft ook advies over de onderhandelingsstrategie.
Bepaal in welk kwadrant de catering volgens jou het beste thuishoort bij het bedrijfsverzamelgebouw en
geef aan wat dit betekent voor de onderhandelingspositie voor jou als verkoper of als inkoper.
In onderstaande afbeelding wordt de Kraljic-matrix weergegeven. Deze matrix karakteriseert
producten/diensten naar de mate van financieel risico/belang en toeleveringsrisico. Een maatstaf voor
het financieel risico/belang is het bedrag dat aan inkoop wordt uitgegeven per jaar. Bij het
toeleveringsrisico wordt gekeken naar het aantal leveranciers. Hierbij is het van belang om te kijken naar
de hoeveel leveranciers die er zijn, oftewel naar de onderhandelingspositie van jouw organisatie. Aan de
hand van deze matrix kan de onderhandelingspositie worden vastgesteld (van Bemmel, z.d.).
Beslisdocument Fase 2b (Inkooptraject: contracteren)
Studentnaam: Maaike Strijbos Rol P&S: inkoop / verkoop
Onderdelen Theoretische Toepassing
Total Cost of Ownership (TCO), indicatie ½ A4
Bij het uitbesteden van de Catering dient Regus rekening te houden met de gehele TCO van de
dienstverlening. Geef van 6 onderdelen van de TCO een concreet voorbeeld van de indirecte
inkoopkosten. Geef daarbij aan op welke manier je vanuit je eigen rol (inkoop/verkoop) deze kosten kan
helpen verminderen.
De definitie van TCO, oftewel total cost of ownership, luidt als volgt: ‘’Het totaalbedrag aan kosten voor
de aanschaf en het bezit van een product/dienst gedurende de hele gebruikscyclus.’’ Hierbij worden,
behalve de aankoopprijs, ook alle kosten in meegenomen (NEVI, z.d.). Hierdoor geeft TCO eigenlijk een
makkelijk overzicht met de diverse onderdelen waarover jij als partij wilt onderhandelen. In de casus van
Regus worden de volgende aspecten in de onderhandeling meegenomen: prijs, contract, facturatie,
functioneel, techniek en service.
Prijs
In de onderhandeling van de prijs is het altijd van belang om te weten wat er in de totale prijs zit
inbegrepen. Voor het gebruiken van een kantoor en de keuken wordt een pachtsom van €1.400,- per
maand in rekening gebracht bij cateringbedrijf Hutten. Daarnaast zijn er ook overige (inkoop)kosten die
betaald dienen te worden. De gas/water/licht kosten worden in deze casus doorbelast naar Hutten. Dit
aangezien zij als partij een groot gedeelte van jouw pand pachten en apparatuur gebruiken om hun
diensten te kunnen aanbieden. Daarnaast kan Regus in de onderhandeling een bepaalde marge aan
omzet garanderen, zodat Hutten weet dat zij een bepaalde omzet zal gaan verdienen in het komende
jaar. Hierdoor kan Hutten bereid zijn om bepaalde kosten te laten zakken. Ditzelfde geldt voor het aantal
uren extra werk, of bijvoorbeeld de uren buiten openingstijden. Hier kan een vaste prijs in worden
afgesproken, zodat beide partijen weten waar ze aan toe zijn.
Contract
Bij het contract wordt gekeken naar over welke bepaalde zaken er afspraken zijn gemaakt en welke partij
wat voor zijn/haar rekening neemt. Hierbij is het voor Regus verstandig om meerdere contracten te
bundelen, zodat het aantal contracten tot een minimum beperkt kan worden. Het cateringcontract kan
worden gekoppeld aan een contract omtrent schoonmaak. Door deze contracten te bundelen, worden er
tevens verschillende functies met elkaar gebundeld. Door met Hutten af te spreken dat zij tevens de
schoonmaak van de ruimtes (waar zij hun diensten uitvoeren) voor hun rekening nemen, kan Regus hier
in besparen. Zij hoeven dan enkel nog maar een contract af te sluiten voor de schoonmaak van overige
ruimtes. Daarnaast kan worden besloten om als Regus samen te gaan werken met de leveranciers van
Hutten. Hutten heeft al een netwerk opgebouwd met vaste leveranciers, waar zij wellicht schaalvoordelen
uithalen. Door Hutten haar eigen leverancier te laten gebruiken, helpt Regus om Hutten kosten te laten
besparen in transport en hierdoor kan Hutten een lagere prijs doorberekenen naar Regus. Dit is tevens
een win-win situatie. Regus gaat ermee akkoord dat Hutten haar eigen, betrouwbare leveranciers
gebruikt, dus zij kunnen deze samenwerkingsbanden blijven aanhouden en Regus hoeft zo een minder
hoge prijs te betalen.
, Facturatie
Daarnaast dienen er afspraken te worden gemaakt omtrent de facturatie. Hierbij is het belangrijk om te
kijken welke frequentie er wordt aangehouden voor het verzenden van de facturen. Naast het afsluiten
van zo min mogelijk enkele contracten, is het in deze casus verstandig om een maandelijkse factuur te
verzenden. Er kan in deze casus dus worden afgesproken dat de standaard uren/diensten op eenzelfde
factuur worden geplaatst als de extra uren/diensten die, buiten openingstijd, zijn gemaakt. Hierdoor
krijgt Regus niet voor elke bestelling of elk uitgevoerde dienst een aparte factuur en kan zij gewoon
maandelijks de facturen in ontvangst nemen en betalen.
Functioneel
Bij het functionele aspect van TCO wordt er gekeken naar de daadwerkelijke functies van het product of
de dienst. Zoals eerder genoemd, bij contracten, kunnen diverse functies gekoppeld worden waardoor
deze maar door één partij uitgevoerd hoeven worden. In dit geval, kan Regus de verantwoordelijkheid
geven aan Hutten om de catering te verzorgen en naderhand ook de diverse gebruikte ruimtes schoon te
maken. Daarnaast beschikken de medewerkers van Hutten allen over een BHV-certificaat. Regus kan met
Hutten afspreken dat zij als cateraar de BHV voor hun rekening nemen. Hierdoor kan Regus besparen op
haar dagelijkse personeelsplanning, aangezien er niet een aparte medewerker met een BHV-certificaat
aanwezig hoeft te zijn.
Techniek
Bij techniek is het van belang om te kijken wat voor soort machines er worden gebruikt. In deze casus zal
Regus verantwoordelijk zijn voor de aanschaf van de benodigde apparatuur en zal Hutten enkel haar
dienst (de catering) verlenen. Hierdoor is het voor Regus van belang om te kijken naar energiezuinige
apparatuur. Hierbij kan het energielabel als maatstaaf worden gebruikt, waarbij een minimum van A+
wordt gehanteerd. Overig, klein apparatuur, zoals blenders en staafmixers, worden door de leverancier
zelf meegenomen. Het is voor Regus in deze casus dus interessant om te kijken hoe zij zoveel mogelijk
energie kunnen besparen op de grotere apparaten, of te wel op de vaste activa. Dit kan bijvoorbeeld ook
gedaan worden met de koffiemachines die in de centrale ruimtes staan. Ook hiervoor kan een minimaal
energielabel van A+ worden gehanteerd.
Service
Servicekosten die berekend kunnen worden, zijn bijvoorbeeld aanrijdkosten of leveringskosten.
Aanrijdkosten dienen bijvoorbeeld betaald te worden als er sprake is van een storing. Hierbij is de vraag
of Regus elke keer bij een storing aanrijdkosten dient te betalen of dat hier een vast (maandelijks) bedrag
voor wordt afgesproken. Bij service dient er altijd gekeken te worden of de leverancier daadwerkelijk iets
extra’s moet doen voor jou als inkoper. Als dit het geval is, zoals bij catering buiten openingstijden, dan
kan Regus ermee akkoord gaan dat zij daar extra voor dienen te betalen. Deze afspraken hebben ook
weer invloed op de prijs die wordt afgesproken en op de facturatie.
Positionering in Kraljic-matrix, indicatie ½ A4
Om te bepalen welke positie je als inkoper en verkoper hebt ten opzichte van elkaar, kun je het product/de
dienst plaatsen in de Kraljic-matrix. Deze plaatsing geeft ook advies over de onderhandelingsstrategie.
Bepaal in welk kwadrant de catering volgens jou het beste thuishoort bij het bedrijfsverzamelgebouw en
geef aan wat dit betekent voor de onderhandelingspositie voor jou als verkoper of als inkoper.
In onderstaande afbeelding wordt de Kraljic-matrix weergegeven. Deze matrix karakteriseert
producten/diensten naar de mate van financieel risico/belang en toeleveringsrisico. Een maatstaf voor
het financieel risico/belang is het bedrag dat aan inkoop wordt uitgegeven per jaar. Bij het
toeleveringsrisico wordt gekeken naar het aantal leveranciers. Hierbij is het van belang om te kijken naar
de hoeveel leveranciers die er zijn, oftewel naar de onderhandelingspositie van jouw organisatie. Aan de
hand van deze matrix kan de onderhandelingspositie worden vastgesteld (van Bemmel, z.d.).
