Evaluatie van de rapportage
Voornaam Achternaam Studentnummer
, Student: Voornaam achternaam
Studentnummer
E-mailadres student
Opdrachtgever: Instelling
Adres
Telefoonnummer
Naam (opdrachtgever)
E-mailadres opdrachtgever
Naam (praktijkopleider)
E-mailadres opdrachtgever
Onderwijsinstelling: Hogeschool Leiden
Zernikedreef 11
2333 CK Leiden
071 518 8800
Naam docent
E-mailadres docent
Klas:
OSIRIS-code:
Aantal woorden:
Inleverdatum:
Versie: Eerste kans/Tweede kans/Concept
Projectverslag *productnaam*, BS 14, leerjaar 3, Naam student
Niets uit dit document mag zonder bronvermelding worden overgenomen door derden.
1
,Voorwoord
Voor u ligt de afstudeeropdracht van *naam student*, genaamd ‘Rapporteren kun je leren’.
Werkzaam bij *naam instelling*. De vraag om deze implementatie uit te voeren, kwam vanuit
de Wetenschappelijke Onderzoekscommissie (WOC) van *naam instelling*. Vanaf december
2018 tot en met juni 2019 is gewerkt onder begeleiding van de opdrachtgever, tevens manager
GRZ, en docent *naam docent*. Bij deze willen wij allereerst docent *naam docent* en
opdrachtgever *naam opdrachtgever* bedanken voor de nauwe betrokkenheid en hulp bij het
implementatieplan.
Daarnaast willen wij de volgende personen bedanken:
• Zorgteam *naam instelling*voor de medewerking en bereidbaarheid tot verandering;
• *Naam* (manager a.i.) voor het opstarten van het project als opdrachtgever;
• Medisch team *naam instelling* voor de open- en eerlijkheid over de noodzaak van
verandering;
• *Naam* (Bedrijf) voor het openstaan voor verandering binnen *naam ECD*
• *Naam* (WOC) voor het indienen van het onderwerp bij Hogeschool Leiden en het
beschikbaar stellen van onderzoeksresultaten;
• *Naam* (projectleider WZH) voor het gesprek waarin zij de ervaring met het
implementeren van de SOAP-methode met ons deelde en voor de toestemming om
het Zakboekje Rapporteren binnen *naam instelling* te gebruiken;
• *Naam* (projectleider *naam instelling*) voor het delen van de ervaringen met
betrekking tot eerdere implementaties binnen *naam instelling*;
• *Naam* (praktijkopleider *naam instelling*) voor het beschikbaar stellen van de uren
op de werkvloer om aan het project te werken.
Projectverslag *productnaam*, BS 14, leerjaar 3, Naam student
Niets uit dit document mag zonder bronvermelding worden overgenomen door derden.
2
,Inhoudsopgave
Afbeeldingen- en tabellenlijst ............................................................................................... 5
Verklarende woordenlijst ...................................................................................................... 6
Inleiding .................................................................................................................................. 7
Stap 1: Situatie verkennen en doelgroep(en) bepalen ....................................................... 8
1.1 Huidige situatie waarvoor verandering nodig is .............................................................. 8
1.2 Noodzaak tot verandering ............................................................................................ 10
1.3 De doelgroep waarop de verandering gericht is ........................................................... 10
1.4 Betrokken stakeholders ................................................................................................ 11
1.5 Welke verandering gaat er plaatsvinden? .................................................................... 12
1.6 Wie is er verantwoordelijk voor het inzetten van de verandering? ............................... 12
1.7 De wenselijke situatie ................................................................................................... 12
1.8 Indicatoren .................................................................................................................... 13
1.9 Hoofddoel ..................................................................................................................... 13
1.10 Subdoelen .................................................................................................................. 13
1.11 Nulmeting ................................................................................................................... 13
Stap 2: Doelgroep analyseren............................................................................................. 14
2.1 De rol van de doelgroep ............................................................................................... 14
2.2 Het belang van de doelgroep ....................................................................................... 14
2.3 Welke motivaties spelen een rol ................................................................................... 15
2.4 Kennis van de doelgroep over het onderwerp .............................................................. 16
2.5 Informatiebehoefte van de doelgroep ........................................................................... 16
2.6 Benaderingswijze en bereikbaarheid van de doelgroep ............................................... 17
Stap 3: Interventiekeuze ...................................................................................................... 18
3.1 PICO-format en zoekstrategie ...................................................................................... 18
3.2 Interventiekeuze ........................................................................................................... 19
3.3 De gekozen interventie ................................................................................................. 22
Stap 4: Context analyse....................................................................................................... 23
4.1 Sociale context ............................................................................................................. 23
4.2 Veranderpotentieel aan de hand van het adoptiemodel van Rogers ........................... 26
4.3 Organisatorische context .............................................................................................. 27
4.4 Beïnvloedende factoren................................................................................................ 29
Stap 5: Implementatiestrategie kiezen ............................................................................... 32
5.1 Disseminatie ................................................................................................................. 32
Projectverslag *productnaam*, BS 14, leerjaar 3, Naam student
Niets uit dit document mag zonder bronvermelding worden overgenomen door derden.
3
, 5.2 Implementatiestrategieën ............................................................................................. 33
5.3 Implementatieactiviteiten .............................................................................................. 35
Stap 6: Plan van aanpak ...................................................................................................... 36
6.1 Communicatieplan ........................................................................................................ 36
6.2 Planning van activiteiten ............................................................................................... 37
6.3 Middelen en materialen ................................................................................................ 40
Stap 7: Evaluatie en borging ............................................................................................... 41
7.1 Vaststellen of gewenste situatie is bereikt .................................................................... 41
7.2 Verantwoordelijke voor de evaluatie............................................................................. 41
7.3 Evaluatie ....................................................................................................................... 41
7.4 Evaluatieraamwerk ....................................................................................................... 42
Literatuurlijst ........................................................................................................................ 44
Bijlage 1, nulmeting en uitkomsten enquête ..................................................................... 46
Uitkomsten gesloten vragen ............................................................................................... 46
Uitkomsten open vragen..................................................................................................... 50
Overige uitkomsten ............................................................................................................. 50
Bijlage 2, categorisatie van stakeholders .......................................................................... 51
Bijlage 3, zoekstrategieën ................................................................................................... 52
Bijlage 4, evaluatie van de rapportage ............................................................................... 55
Projectverslag *productnaam*, BS 14, leerjaar 3, Naam student
Niets uit dit document mag zonder bronvermelding worden overgenomen door derden.
4
,Afbeeldingen- en tabellenlijst
Afbeelding 1, verbanden tussen stakeholders. ...................................................................... 12
Afbeelding 2, het paardenmodel. ........................................................................................... 24
Tabel 1, uitkomsten audit november 2018. .............................................................................. 9
Tabel 2, overzicht belang van de stakeholders. ..................................................................... 14
Tabel 3, vergelijking tussen de SOAP- en de VACOB-methode............................................ 20
Tabel 4, vergelijking tussen de SOAP-, SOAPIE-, SOAPIER-, APIE- en VACOB-structuur. 21
Tabel 5, beïnvloedende factoren voor de implementatie. ...................................................... 31
Tabel 6, benaderingswijzen. .................................................................................................. 32
Tabel 7, fasen en strategieën disseminatie............................................................................ 33
Tabel 8, implementatiestrategieën en activiteiten in de verschillende fasen van het
veranderingsproces................................................................................................................ 35
Tabel 9, activiteitenplan. ........................................................................................................ 40
Tabel 10, middelen en materialen. ......................................................................................... 40
Tabel 11, evaluatieraamwerk. ................................................................................................ 43
Projectverslag *productnaam*, BS 14, leerjaar 3, Naam student
Niets uit dit document mag zonder bronvermelding worden overgenomen door derden.
5
,Verklarende woordenlijst
Begrip/afkorting Definitie
Aandachtsvelder Werknemer die professional is op een bepaald kwaliteitsgebied.
Diegene is hoofdverantwoordelijk voor dit gebied en voor de bewaking
van kwaliteit.
COW Computer On Wheels, een mobiele werkplek.
DBC Diagnose-behandelcombinatie.
Early adopters Vroege aanvaarders verandering (theorie van Rogers).
Early majority Eerste grote groep die aan verandering deelneemt (theorie van
Rogers).
EBP Evidence based practice. Dit betekent bewijsmateriaal uit
wetenschappelijk onderzoek, gericht op de cliënt en ingezet met
klinische vaardigheden.
ECD Elektronisch Cliënten Dossier.
Episode Subdoel waaraan gewerkt wordt tijdens het revalidatieproces,
specifiek voor elke revalidant.
GRZ Geriatrische revalidatiezorg.
Innovators Eerste personen die veranderen (theorie van Rogers).
Intranet Een privaat netwerk of een besloten informatieplatform binnen een
organisatie.
Laggards Groep van achterblijvers in de verandering (theorie van Rogers).
Late majority Groep die deelneemt aan verandering als deze zich al in een verder
gevorderd stadium bevindt (theorie van Rogers).
Medisch team Team van specialisten ouderengeneeskunde en verpleegkundig
specialisten.
NAH Niet aangeboren hersenletsel.
PDCA-cyclus Plan-do-check-act-cyclus.
PubMed Databank voor medisch-wetenschappelijke artikelen.
Sense of urgency Gevoel van noodzaak tot verandering, nodig om draagvlak te creëren.
Sleutelfiguur Stakeholder met zowel veel invloed als veel belang in het
implementatieproject.
SOAP Subjectief, objectief, analyse, plan.
Stakeholder Belanghebbende partijen die invloed ondervinden en/of uitoefenen op
de activiteiten van het project.
*naam instelling* Overkoepelende organisatie van *naam instelling*.
*naam instelling* Revalidatiehotel voor revalidatie of herstel.
WOC Wetenschappelijke Onderzoekscommissie.
*naam ECD* Naam van het Elektronisch Cliënten Dossier die gebruikt wordt binnen
*naam instelling*.
Projectverslag *productnaam*, BS 14, leerjaar 3, Naam student
Niets uit dit document mag zonder bronvermelding worden overgenomen door derden.
6
,Inleiding
Voor u ligt, in opdracht van hogeschool Leiden en *naam instelling*, het implementatieplan
naar aanleiding van de evaluatie van de verzorgende en verpleegkundige verslaglegging. Dit
implementatieplan is opgebouwd uit zeven verschillende stappen. Middels dit stappenmodel
ontstaat een compleet beeld van de huidige situatie, welke stakeholders direct en/of indirect
bij dit project betrokken zijn en wordt door middel van literatuurstudie een passende interventie
beschreven bij de huidige probleemstelling. Op basis van de doelgroep, sociale- en
organisatorische context analyse worden implementatiestrategieën bepaald. De laatste twee
stappen beschrijven het plan van aanpak en hoe de evaluatie en borging plaats dient te vinden
voor *naam instelling*.
Niets uit dit document mag zonder bronvermelding worden overgenomen door derden.
Projectverslag *productnaam*, BS 14, leerjaar 3, Naam student
Niets uit dit document mag zonder bronvermelding worden overgenomen door derden.
7
,Stap 1: Situatie verkennen en doelgroep(en) bepalen
1.1 Huidige situatie waarvoor verandering nodig is
*naam instelling* is een instelling voor geriatrische revalidatiezorg te Leiden. *naam instelling*
is te verdelen in drie afdelingen, vanaf nu segmenten genoemd, met verschillende
doelgroepen. In totaal zijn er 74 bedden, verdeeld over de drie segmenten. Segment 1 is
gericht op de doelgroep trauma/ orthopedie. Segment 2 is gericht op de revalidanten met niet-
aangeboren hersenletsel (NAH) en op segment 3 ligt de focus hoofdzakelijk op oncologische
revalidatie. Het zorgteam bestaat uit:
• Drie hbo-verpleegkundigen, dertien mbo-verpleegkundigen en 21 verzorgenden IG;
• Vier leerlingen hbo-verpleegkunde en drie leerlingen mbo-verpleegkunde;
• Drie stagiaires hbo-verpleegkunde en drie stagiaires mbo-verpleegkunde.
Binnen *naam instelling* is in november 2018 een Elektronisch Cliënten Dossier (ECD)
geïmplementeerd, genaamd *naam ECD*. Vóór de invoering van *naam ECD* werd er gebruik
gemaakt van een papieren dossier waarin met de hand rapportages werden geschreven.
*naam ECD* verplicht momenteel geen methodiek om een verpleegkundige verslaglegging,
ofwel rapportage, te schrijven. Dit heeft als gevolg dat iedere medewerker naar eigen invulling
zijn/haar rapportages schrijft. Tevens is er geen richtlijn of protocol in het handboek, welke via
het intranet van *naam instelling*, de overkoepelende organisatie van *naam instelling*, te
benaderen is, beschikbaar. Bij navragen aan de beleidsadviseur blijkt deze inderdaad niet te
bestaan. *naam instelling* heeft geen e-learningmodule die doorlopen dient te worden
alvorens men gebruik mag en kan maken van *naam ECD*. Wel is er bij de invoering van
*naam ECD* een scholing geweest die elke zorgmedewerker heeft gevolgd. Nieuwe
medewerkers volgen deze scholing niet, voor zij gebruik kunnen en mogen maken van *naam
ECD*. Volgens de GRZ-manager a.i. mist de ‘aanspreekcultuur’. Binnen *naam instelling*
spreekt men elkaar nauwelijks aan op (bijna) gemaakte fouten. Leren van eigen en elkaars
fouten is leerzaam, maar mist binnen het zorgteam.
Schrijf- en taalvaardigheid
Bij het implementeren van het ECD op andere locaties van *naam instelling*, is de beheersing
van de Nederlandse taal en schrijfvaardigheden gemeten middels een 2F lees- en
schrijfvaardigheidstoets. De 2F toets is volgens de Nederlandse taaltest (1) op het niveau van
havo/vwo-middenbouw óf vmbo-bovenbouw óf mbo-niveau 3. De uitslagen van de toets zijn
voor de zorgmedewerkers als volgt:
• Voldoende tot goed gescoord: 69%
• Onvoldoende gescoord: 17%
• Mogelijk met reden onvoldoende gescoord: 14%
De scores bevestigen het landelijk gemiddelde van toen. Opvallend was dat er binnen *naam
instelling* geen verschil was in scores tussen functiegroepen, of medewerkers die wel of niet
Nederlands als moedertaal hadden. Het enige dat opvalt, is dat de leeftijdsgroep 46+
verhoudingsgewijs slechter scoorde dan het gemiddelde van *naam instelling*. Concluderend
kan worden gezegd dat 31% van het personeel een onvoldoende heeft gescoord en de
grootste groep hiervan 46+ jaar is.
Middelen en materialen
Na invoering van *naam ECD*, zijn meerdere laptops en tablets aangeschaft om mee te
nemen op de afdeling. Hierdoor heeft het verpleegkundig/ verzorgend personeel direct de
gegevens van de revalidanten bij de hand en kan er direct gerapporteerd worden. In de praktijk
neemt (bijna) niemand deze apparatuur mee de afdeling op. De beleidsadviseur en lid van de
Wetenschappelijke Onderzoekscommissie (WOC) van *naam instelling*, heeft in een gesprek
aangegeven dat er momenteel geen eenduidigheid is wat betreft de manier of methodiek van
rapporteren, maar ook dat deze eenduidigheid ontbreekt in wát en wánneer er gerapporteerd
dient te worden. Doordat er geen richtlijn of protocol is, geeft dit onduidelijkheid, aldus de
beleidsadviseur.
Projectverslag *productnaam*, BS 14, leerjaar 3, Naam student
Niets uit dit document mag zonder bronvermelding worden overgenomen door derden.
8
, Cliëntenportaal
De verpleegkundige verslagleggingen worden door verschillende disciplines gelezen en
gebruikt voor de multidisciplinaire benadering en behandeling van revalidanten. Deze
revalidanten kunnen niet, zonder tussenkomst van het personeel, het eigen dossier inzien. Dit
geldt ook voor de contactpersonen waarvoor de revalidant toestemming heeft verleend tot het
mogen inzien van het dossier. *naam instelling* is voornemend om vóór de zomer van 2019
op alle locaties van *naam instelling*, maar vooralsnog met uitzondering van *naam instelling*,
een cliëntenportaal te implementeren. Middels dit cliëntenportaal, kunnen revalidanten
inloggen en het eigen dossier inzien. Hierbij is het ook mogelijk om de dagelijkse
verslagleggingen te lezen. In huidige situatie hebben revalidanten klachten omtrent (niet)
geleverde zorg. Veel van deze klachten hadden voorkomen kunnen worden wanneer de
rapportage volledig was en/of het zorgteam de rapportages had gelezen, aldus de GRZ-
manager ad interim (a.i.).
Bij navraag blijken er geen gegevens beschikbaar van onderzoeken die mogelijkerwijs reeds
binnen *naam instelling* hebben plaatsgevonden betreffende het onderwerp ‘rapportage’. De
beleidsadviseur geeft aan dat *naam instelling* de resultaten van onderzoeken die door hbo-
studenten en/of leerlingen zijn gedaan, niet bewaart of heeft bewaard.
Aandachtsvelder
*naam instelling* heeft geen specifieke aandachtsvelder ‘rapportage’. Een aandachtsvelder is
iemand die professional is op een bepaald kwaliteitsgebied. Diegene is hoofdverantwoordelijk
voor dit gebied en voor de bewaking van kwaliteit. Wel zijn er aandachtsvelders ECD *naam
ECD*. Dit zijn de huidige hbo-verpleegkundigen. Dit zijn tevens de coördinatoren van de drie
verschillende segmenten.
In het document Aandachtsvelders *naam instelling*2019 (2) wordt als aandachtsvelder
beschreven dat ieder individu binnen het zorgteam zijn eigen verantwoordelijkheid heeft wat
betreft rapportage. Wat deze verantwoordelijkheden inhouden wat betreft het onderwerp
rapportage, staat niet vermeld. Belangrijke verantwoordelijkheden die horen bij de rol van
aandachtsvelder zijn:
• De aandachtsvelder draagt er zorg voor dat collega’s geïnformeerd worden over
nieuwe ontwikkelingen en zorgt ervoor dat collega’s kennis van zaken houden;
• De aandachtsvelder geeft feedback aan collega’s over de werkwijze waarbij het
verbeteren voorop staat;
• De aandachtsvelder heeft aandacht voor de ervaren veiligheid door medewerkers en
revalidanten op het onderwerp waarvoor hij/zij aangesteld is;
• De aandachtsvelder geeft bijzonderheden/ afwijkingen aan bij de manager, waarna de
eventuele acties wordt afgesproken (2).
Audit
Uit verschillende interne audits vanuit *naam instelling* is gebleken dat de kwaliteit van de
rapportage binnen *naam instelling* een aandachtspunt is. Met name het rapporteren op
doelen wordt hierin getoetst. De meest recente audit voor *naam instelling* dateert van
november 2018 en is via het intranet van *naam instelling* voor de medewerkers inzichtelijk
(3). Hierin is middels een steekproef van drie zorgdossiers per segment beoordeeld of er 1;
werd gerapporteerd op doelen en 2; dagelijks werd gerapporteerd. Hierbij werd een kleurcode
toegekend.
Indicator Segment 1 Segment 2 Segment 3
1; Er wordt dagelijks gerapporteerd Rood Groen Groen
2; Er wordt gerapporteerd op doelen Rood Rood Rood
Groen Ja, of nul keer fout
Geel Eén keer fout,
Oranje Twee keer fout
Rood Drie keer fout of helemaal niet
Tabel 1, uitkomsten audit november 2018.
NB: Deze audit gaat ervan uit dat er dagelijks wordt gerapporteerd, niet of er elke dienst wordt
gerapporteerd. Hiervan zijn geen gegevens bekend.
Projectverslag *productnaam*, BS 14, leerjaar 3, Naam student
Niets uit dit document mag zonder bronvermelding worden overgenomen door derden.
9
Voornaam Achternaam Studentnummer
, Student: Voornaam achternaam
Studentnummer
E-mailadres student
Opdrachtgever: Instelling
Adres
Telefoonnummer
Naam (opdrachtgever)
E-mailadres opdrachtgever
Naam (praktijkopleider)
E-mailadres opdrachtgever
Onderwijsinstelling: Hogeschool Leiden
Zernikedreef 11
2333 CK Leiden
071 518 8800
Naam docent
E-mailadres docent
Klas:
OSIRIS-code:
Aantal woorden:
Inleverdatum:
Versie: Eerste kans/Tweede kans/Concept
Projectverslag *productnaam*, BS 14, leerjaar 3, Naam student
Niets uit dit document mag zonder bronvermelding worden overgenomen door derden.
1
,Voorwoord
Voor u ligt de afstudeeropdracht van *naam student*, genaamd ‘Rapporteren kun je leren’.
Werkzaam bij *naam instelling*. De vraag om deze implementatie uit te voeren, kwam vanuit
de Wetenschappelijke Onderzoekscommissie (WOC) van *naam instelling*. Vanaf december
2018 tot en met juni 2019 is gewerkt onder begeleiding van de opdrachtgever, tevens manager
GRZ, en docent *naam docent*. Bij deze willen wij allereerst docent *naam docent* en
opdrachtgever *naam opdrachtgever* bedanken voor de nauwe betrokkenheid en hulp bij het
implementatieplan.
Daarnaast willen wij de volgende personen bedanken:
• Zorgteam *naam instelling*voor de medewerking en bereidbaarheid tot verandering;
• *Naam* (manager a.i.) voor het opstarten van het project als opdrachtgever;
• Medisch team *naam instelling* voor de open- en eerlijkheid over de noodzaak van
verandering;
• *Naam* (Bedrijf) voor het openstaan voor verandering binnen *naam ECD*
• *Naam* (WOC) voor het indienen van het onderwerp bij Hogeschool Leiden en het
beschikbaar stellen van onderzoeksresultaten;
• *Naam* (projectleider WZH) voor het gesprek waarin zij de ervaring met het
implementeren van de SOAP-methode met ons deelde en voor de toestemming om
het Zakboekje Rapporteren binnen *naam instelling* te gebruiken;
• *Naam* (projectleider *naam instelling*) voor het delen van de ervaringen met
betrekking tot eerdere implementaties binnen *naam instelling*;
• *Naam* (praktijkopleider *naam instelling*) voor het beschikbaar stellen van de uren
op de werkvloer om aan het project te werken.
Projectverslag *productnaam*, BS 14, leerjaar 3, Naam student
Niets uit dit document mag zonder bronvermelding worden overgenomen door derden.
2
,Inhoudsopgave
Afbeeldingen- en tabellenlijst ............................................................................................... 5
Verklarende woordenlijst ...................................................................................................... 6
Inleiding .................................................................................................................................. 7
Stap 1: Situatie verkennen en doelgroep(en) bepalen ....................................................... 8
1.1 Huidige situatie waarvoor verandering nodig is .............................................................. 8
1.2 Noodzaak tot verandering ............................................................................................ 10
1.3 De doelgroep waarop de verandering gericht is ........................................................... 10
1.4 Betrokken stakeholders ................................................................................................ 11
1.5 Welke verandering gaat er plaatsvinden? .................................................................... 12
1.6 Wie is er verantwoordelijk voor het inzetten van de verandering? ............................... 12
1.7 De wenselijke situatie ................................................................................................... 12
1.8 Indicatoren .................................................................................................................... 13
1.9 Hoofddoel ..................................................................................................................... 13
1.10 Subdoelen .................................................................................................................. 13
1.11 Nulmeting ................................................................................................................... 13
Stap 2: Doelgroep analyseren............................................................................................. 14
2.1 De rol van de doelgroep ............................................................................................... 14
2.2 Het belang van de doelgroep ....................................................................................... 14
2.3 Welke motivaties spelen een rol ................................................................................... 15
2.4 Kennis van de doelgroep over het onderwerp .............................................................. 16
2.5 Informatiebehoefte van de doelgroep ........................................................................... 16
2.6 Benaderingswijze en bereikbaarheid van de doelgroep ............................................... 17
Stap 3: Interventiekeuze ...................................................................................................... 18
3.1 PICO-format en zoekstrategie ...................................................................................... 18
3.2 Interventiekeuze ........................................................................................................... 19
3.3 De gekozen interventie ................................................................................................. 22
Stap 4: Context analyse....................................................................................................... 23
4.1 Sociale context ............................................................................................................. 23
4.2 Veranderpotentieel aan de hand van het adoptiemodel van Rogers ........................... 26
4.3 Organisatorische context .............................................................................................. 27
4.4 Beïnvloedende factoren................................................................................................ 29
Stap 5: Implementatiestrategie kiezen ............................................................................... 32
5.1 Disseminatie ................................................................................................................. 32
Projectverslag *productnaam*, BS 14, leerjaar 3, Naam student
Niets uit dit document mag zonder bronvermelding worden overgenomen door derden.
3
, 5.2 Implementatiestrategieën ............................................................................................. 33
5.3 Implementatieactiviteiten .............................................................................................. 35
Stap 6: Plan van aanpak ...................................................................................................... 36
6.1 Communicatieplan ........................................................................................................ 36
6.2 Planning van activiteiten ............................................................................................... 37
6.3 Middelen en materialen ................................................................................................ 40
Stap 7: Evaluatie en borging ............................................................................................... 41
7.1 Vaststellen of gewenste situatie is bereikt .................................................................... 41
7.2 Verantwoordelijke voor de evaluatie............................................................................. 41
7.3 Evaluatie ....................................................................................................................... 41
7.4 Evaluatieraamwerk ....................................................................................................... 42
Literatuurlijst ........................................................................................................................ 44
Bijlage 1, nulmeting en uitkomsten enquête ..................................................................... 46
Uitkomsten gesloten vragen ............................................................................................... 46
Uitkomsten open vragen..................................................................................................... 50
Overige uitkomsten ............................................................................................................. 50
Bijlage 2, categorisatie van stakeholders .......................................................................... 51
Bijlage 3, zoekstrategieën ................................................................................................... 52
Bijlage 4, evaluatie van de rapportage ............................................................................... 55
Projectverslag *productnaam*, BS 14, leerjaar 3, Naam student
Niets uit dit document mag zonder bronvermelding worden overgenomen door derden.
4
,Afbeeldingen- en tabellenlijst
Afbeelding 1, verbanden tussen stakeholders. ...................................................................... 12
Afbeelding 2, het paardenmodel. ........................................................................................... 24
Tabel 1, uitkomsten audit november 2018. .............................................................................. 9
Tabel 2, overzicht belang van de stakeholders. ..................................................................... 14
Tabel 3, vergelijking tussen de SOAP- en de VACOB-methode............................................ 20
Tabel 4, vergelijking tussen de SOAP-, SOAPIE-, SOAPIER-, APIE- en VACOB-structuur. 21
Tabel 5, beïnvloedende factoren voor de implementatie. ...................................................... 31
Tabel 6, benaderingswijzen. .................................................................................................. 32
Tabel 7, fasen en strategieën disseminatie............................................................................ 33
Tabel 8, implementatiestrategieën en activiteiten in de verschillende fasen van het
veranderingsproces................................................................................................................ 35
Tabel 9, activiteitenplan. ........................................................................................................ 40
Tabel 10, middelen en materialen. ......................................................................................... 40
Tabel 11, evaluatieraamwerk. ................................................................................................ 43
Projectverslag *productnaam*, BS 14, leerjaar 3, Naam student
Niets uit dit document mag zonder bronvermelding worden overgenomen door derden.
5
,Verklarende woordenlijst
Begrip/afkorting Definitie
Aandachtsvelder Werknemer die professional is op een bepaald kwaliteitsgebied.
Diegene is hoofdverantwoordelijk voor dit gebied en voor de bewaking
van kwaliteit.
COW Computer On Wheels, een mobiele werkplek.
DBC Diagnose-behandelcombinatie.
Early adopters Vroege aanvaarders verandering (theorie van Rogers).
Early majority Eerste grote groep die aan verandering deelneemt (theorie van
Rogers).
EBP Evidence based practice. Dit betekent bewijsmateriaal uit
wetenschappelijk onderzoek, gericht op de cliënt en ingezet met
klinische vaardigheden.
ECD Elektronisch Cliënten Dossier.
Episode Subdoel waaraan gewerkt wordt tijdens het revalidatieproces,
specifiek voor elke revalidant.
GRZ Geriatrische revalidatiezorg.
Innovators Eerste personen die veranderen (theorie van Rogers).
Intranet Een privaat netwerk of een besloten informatieplatform binnen een
organisatie.
Laggards Groep van achterblijvers in de verandering (theorie van Rogers).
Late majority Groep die deelneemt aan verandering als deze zich al in een verder
gevorderd stadium bevindt (theorie van Rogers).
Medisch team Team van specialisten ouderengeneeskunde en verpleegkundig
specialisten.
NAH Niet aangeboren hersenletsel.
PDCA-cyclus Plan-do-check-act-cyclus.
PubMed Databank voor medisch-wetenschappelijke artikelen.
Sense of urgency Gevoel van noodzaak tot verandering, nodig om draagvlak te creëren.
Sleutelfiguur Stakeholder met zowel veel invloed als veel belang in het
implementatieproject.
SOAP Subjectief, objectief, analyse, plan.
Stakeholder Belanghebbende partijen die invloed ondervinden en/of uitoefenen op
de activiteiten van het project.
*naam instelling* Overkoepelende organisatie van *naam instelling*.
*naam instelling* Revalidatiehotel voor revalidatie of herstel.
WOC Wetenschappelijke Onderzoekscommissie.
*naam ECD* Naam van het Elektronisch Cliënten Dossier die gebruikt wordt binnen
*naam instelling*.
Projectverslag *productnaam*, BS 14, leerjaar 3, Naam student
Niets uit dit document mag zonder bronvermelding worden overgenomen door derden.
6
,Inleiding
Voor u ligt, in opdracht van hogeschool Leiden en *naam instelling*, het implementatieplan
naar aanleiding van de evaluatie van de verzorgende en verpleegkundige verslaglegging. Dit
implementatieplan is opgebouwd uit zeven verschillende stappen. Middels dit stappenmodel
ontstaat een compleet beeld van de huidige situatie, welke stakeholders direct en/of indirect
bij dit project betrokken zijn en wordt door middel van literatuurstudie een passende interventie
beschreven bij de huidige probleemstelling. Op basis van de doelgroep, sociale- en
organisatorische context analyse worden implementatiestrategieën bepaald. De laatste twee
stappen beschrijven het plan van aanpak en hoe de evaluatie en borging plaats dient te vinden
voor *naam instelling*.
Niets uit dit document mag zonder bronvermelding worden overgenomen door derden.
Projectverslag *productnaam*, BS 14, leerjaar 3, Naam student
Niets uit dit document mag zonder bronvermelding worden overgenomen door derden.
7
,Stap 1: Situatie verkennen en doelgroep(en) bepalen
1.1 Huidige situatie waarvoor verandering nodig is
*naam instelling* is een instelling voor geriatrische revalidatiezorg te Leiden. *naam instelling*
is te verdelen in drie afdelingen, vanaf nu segmenten genoemd, met verschillende
doelgroepen. In totaal zijn er 74 bedden, verdeeld over de drie segmenten. Segment 1 is
gericht op de doelgroep trauma/ orthopedie. Segment 2 is gericht op de revalidanten met niet-
aangeboren hersenletsel (NAH) en op segment 3 ligt de focus hoofdzakelijk op oncologische
revalidatie. Het zorgteam bestaat uit:
• Drie hbo-verpleegkundigen, dertien mbo-verpleegkundigen en 21 verzorgenden IG;
• Vier leerlingen hbo-verpleegkunde en drie leerlingen mbo-verpleegkunde;
• Drie stagiaires hbo-verpleegkunde en drie stagiaires mbo-verpleegkunde.
Binnen *naam instelling* is in november 2018 een Elektronisch Cliënten Dossier (ECD)
geïmplementeerd, genaamd *naam ECD*. Vóór de invoering van *naam ECD* werd er gebruik
gemaakt van een papieren dossier waarin met de hand rapportages werden geschreven.
*naam ECD* verplicht momenteel geen methodiek om een verpleegkundige verslaglegging,
ofwel rapportage, te schrijven. Dit heeft als gevolg dat iedere medewerker naar eigen invulling
zijn/haar rapportages schrijft. Tevens is er geen richtlijn of protocol in het handboek, welke via
het intranet van *naam instelling*, de overkoepelende organisatie van *naam instelling*, te
benaderen is, beschikbaar. Bij navragen aan de beleidsadviseur blijkt deze inderdaad niet te
bestaan. *naam instelling* heeft geen e-learningmodule die doorlopen dient te worden
alvorens men gebruik mag en kan maken van *naam ECD*. Wel is er bij de invoering van
*naam ECD* een scholing geweest die elke zorgmedewerker heeft gevolgd. Nieuwe
medewerkers volgen deze scholing niet, voor zij gebruik kunnen en mogen maken van *naam
ECD*. Volgens de GRZ-manager a.i. mist de ‘aanspreekcultuur’. Binnen *naam instelling*
spreekt men elkaar nauwelijks aan op (bijna) gemaakte fouten. Leren van eigen en elkaars
fouten is leerzaam, maar mist binnen het zorgteam.
Schrijf- en taalvaardigheid
Bij het implementeren van het ECD op andere locaties van *naam instelling*, is de beheersing
van de Nederlandse taal en schrijfvaardigheden gemeten middels een 2F lees- en
schrijfvaardigheidstoets. De 2F toets is volgens de Nederlandse taaltest (1) op het niveau van
havo/vwo-middenbouw óf vmbo-bovenbouw óf mbo-niveau 3. De uitslagen van de toets zijn
voor de zorgmedewerkers als volgt:
• Voldoende tot goed gescoord: 69%
• Onvoldoende gescoord: 17%
• Mogelijk met reden onvoldoende gescoord: 14%
De scores bevestigen het landelijk gemiddelde van toen. Opvallend was dat er binnen *naam
instelling* geen verschil was in scores tussen functiegroepen, of medewerkers die wel of niet
Nederlands als moedertaal hadden. Het enige dat opvalt, is dat de leeftijdsgroep 46+
verhoudingsgewijs slechter scoorde dan het gemiddelde van *naam instelling*. Concluderend
kan worden gezegd dat 31% van het personeel een onvoldoende heeft gescoord en de
grootste groep hiervan 46+ jaar is.
Middelen en materialen
Na invoering van *naam ECD*, zijn meerdere laptops en tablets aangeschaft om mee te
nemen op de afdeling. Hierdoor heeft het verpleegkundig/ verzorgend personeel direct de
gegevens van de revalidanten bij de hand en kan er direct gerapporteerd worden. In de praktijk
neemt (bijna) niemand deze apparatuur mee de afdeling op. De beleidsadviseur en lid van de
Wetenschappelijke Onderzoekscommissie (WOC) van *naam instelling*, heeft in een gesprek
aangegeven dat er momenteel geen eenduidigheid is wat betreft de manier of methodiek van
rapporteren, maar ook dat deze eenduidigheid ontbreekt in wát en wánneer er gerapporteerd
dient te worden. Doordat er geen richtlijn of protocol is, geeft dit onduidelijkheid, aldus de
beleidsadviseur.
Projectverslag *productnaam*, BS 14, leerjaar 3, Naam student
Niets uit dit document mag zonder bronvermelding worden overgenomen door derden.
8
, Cliëntenportaal
De verpleegkundige verslagleggingen worden door verschillende disciplines gelezen en
gebruikt voor de multidisciplinaire benadering en behandeling van revalidanten. Deze
revalidanten kunnen niet, zonder tussenkomst van het personeel, het eigen dossier inzien. Dit
geldt ook voor de contactpersonen waarvoor de revalidant toestemming heeft verleend tot het
mogen inzien van het dossier. *naam instelling* is voornemend om vóór de zomer van 2019
op alle locaties van *naam instelling*, maar vooralsnog met uitzondering van *naam instelling*,
een cliëntenportaal te implementeren. Middels dit cliëntenportaal, kunnen revalidanten
inloggen en het eigen dossier inzien. Hierbij is het ook mogelijk om de dagelijkse
verslagleggingen te lezen. In huidige situatie hebben revalidanten klachten omtrent (niet)
geleverde zorg. Veel van deze klachten hadden voorkomen kunnen worden wanneer de
rapportage volledig was en/of het zorgteam de rapportages had gelezen, aldus de GRZ-
manager ad interim (a.i.).
Bij navraag blijken er geen gegevens beschikbaar van onderzoeken die mogelijkerwijs reeds
binnen *naam instelling* hebben plaatsgevonden betreffende het onderwerp ‘rapportage’. De
beleidsadviseur geeft aan dat *naam instelling* de resultaten van onderzoeken die door hbo-
studenten en/of leerlingen zijn gedaan, niet bewaart of heeft bewaard.
Aandachtsvelder
*naam instelling* heeft geen specifieke aandachtsvelder ‘rapportage’. Een aandachtsvelder is
iemand die professional is op een bepaald kwaliteitsgebied. Diegene is hoofdverantwoordelijk
voor dit gebied en voor de bewaking van kwaliteit. Wel zijn er aandachtsvelders ECD *naam
ECD*. Dit zijn de huidige hbo-verpleegkundigen. Dit zijn tevens de coördinatoren van de drie
verschillende segmenten.
In het document Aandachtsvelders *naam instelling*2019 (2) wordt als aandachtsvelder
beschreven dat ieder individu binnen het zorgteam zijn eigen verantwoordelijkheid heeft wat
betreft rapportage. Wat deze verantwoordelijkheden inhouden wat betreft het onderwerp
rapportage, staat niet vermeld. Belangrijke verantwoordelijkheden die horen bij de rol van
aandachtsvelder zijn:
• De aandachtsvelder draagt er zorg voor dat collega’s geïnformeerd worden over
nieuwe ontwikkelingen en zorgt ervoor dat collega’s kennis van zaken houden;
• De aandachtsvelder geeft feedback aan collega’s over de werkwijze waarbij het
verbeteren voorop staat;
• De aandachtsvelder heeft aandacht voor de ervaren veiligheid door medewerkers en
revalidanten op het onderwerp waarvoor hij/zij aangesteld is;
• De aandachtsvelder geeft bijzonderheden/ afwijkingen aan bij de manager, waarna de
eventuele acties wordt afgesproken (2).
Audit
Uit verschillende interne audits vanuit *naam instelling* is gebleken dat de kwaliteit van de
rapportage binnen *naam instelling* een aandachtspunt is. Met name het rapporteren op
doelen wordt hierin getoetst. De meest recente audit voor *naam instelling* dateert van
november 2018 en is via het intranet van *naam instelling* voor de medewerkers inzichtelijk
(3). Hierin is middels een steekproef van drie zorgdossiers per segment beoordeeld of er 1;
werd gerapporteerd op doelen en 2; dagelijks werd gerapporteerd. Hierbij werd een kleurcode
toegekend.
Indicator Segment 1 Segment 2 Segment 3
1; Er wordt dagelijks gerapporteerd Rood Groen Groen
2; Er wordt gerapporteerd op doelen Rood Rood Rood
Groen Ja, of nul keer fout
Geel Eén keer fout,
Oranje Twee keer fout
Rood Drie keer fout of helemaal niet
Tabel 1, uitkomsten audit november 2018.
NB: Deze audit gaat ervan uit dat er dagelijks wordt gerapporteerd, niet of er elke dienst wordt
gerapporteerd. Hiervan zijn geen gegevens bekend.
Projectverslag *productnaam*, BS 14, leerjaar 3, Naam student
Niets uit dit document mag zonder bronvermelding worden overgenomen door derden.
9
