Hoofdstuk 1 Professionele inkoop
1.1 De inkoopfunctie
Inkoopfunctie: het geheel van alle activiteiten die in organisaties worden vervuld om producten
(goederen en diensten) van externe bronnen te betrekken.
De taak: ervoor zorgen dat de juiste producten van de juiste kwaliteit op de juiste tijd op de juiste
plaats in de juiste hoeveelheden tegen de juiste prijs beschikbaar zijn voor de organisatie.
In deze benadering kunnen drie aspecten worden benadrukt:
1. Technisch aspect: men moet beschikken over de juiste producten van de juiste kwaliteit.
2. Logistiek aspect: de producten moeten op de juiste tijd en plaats beschikbaar zijn.
3. Commercieel aspect: de producten moeten tegen de juiste prijs of tegen de laagste integrale
kosten beschikbaar zijn.
De inkoopfunctie heeft betrekking op het managen van transacties en relaties en is een belangrijke
schakel tussen de externe en interne oriëntatie. Inkoop vereist het zoeken naar evenwicht tussen de
wensen van interne klanten en de eisen en het belang van de organisatie als geheel.
Externe oriëntatie: inkopers moeten nadrukkelijk oog hebben voor ontwikkelingen in de externe
omgeving, in het bijzonder in de leveranciersmarkten.
Interne oriëntatie: de interne klanten en interne klantgerichtheid.
Het belang van inkoop is dat inkoop een directe bijdrage moet leveren aan het bedrijfsresultaat. Dit
blijkt uit de waarde van het inkoopaandeel: de kosten van ingekochte goederen en diensten ten
opzichte van de kostprijs van de eindproducten. Iedere euro die op inkoop kan worden bespaard,
vormt een directe bijdrage aan de winst.
Verschillen tussen het koopgedrag van organisaties en dat van consumenten:
Aspect Professionele inkoop Consumenteninkoop
Inkoopdoelstelling Productie mogelijk maken Persoonlijke behoefte
Inkoopmotief Rationeel Ook emotioneel
Inkoopfunctie Professioneel Amateur
Besluitvorming Meerdere beslissers, veel Vaak impulsief en zonder
overleg en met advies overleg
Aard en wijze inkoop Onderhandelingen met veel Geen onderhandelingen,
interactie, langdurige relatie weinig interactie en
kortstondige relatie
Product- en marktkennis Hoog Beperkt
Omvang bestelling Groot Vaak klein
Behoefte Afgeleid uit marktvraag Redelijk stabiel
Prijselasticiteit Vrij inelastisch Vrij elastisch
Aantal afnemers Vaak beperkt Zeer groot
Van Weele ziet voor de inkoopfunctie de volgende primaire taken en verantwoordelijkheden:
- zorgen voor de continuïteit van het bedrijfsproces
- het reduceren van inkoopgebonden kosten
- verminderen van de strategische kwetsbaarheid op inkoopmarkten
- het leveren van bijdragen aan technische product- en procesvernieuwing (door de inbreng van
leveranciers).
Het belang van inkoop kunnen we aflezen aan de mate waarin de inkoopfunctie bijdraagt aan de
ondernemingsstrategie en de concurrentiepositie, dit in algemene zin en verder reikend dan alleen het
financiële belang.
Vierfasenmodel van David Burt: stelt dat de inkoopfunctie van iedere organisatie in dit model
kan worden geplaatst. De volgende fasen worden onderscheiden:
1. Administratieve functie: inkopers houden zich vooral bezig met het plaatsen en afhandelen
van orders in opdracht van gebruikers.
2. Mechanische functie: inkopers richten zich op het sluiten van transacties. Inkopers oriënteren
zich op de markt en zijn op zoek naar lage prijzen.
3. Proactieve functie: inkopers nemen initiatieven, hebben een langetermijnvisie en nemen het
voortouw in leveranciersmanagement. Er is veel aandacht voor de logistieke aspecten van
inkoop, zoals just-in-time-management (JIT) en Kanban.
, 4. Professionele strategische functie: inkoop is een strategisch wapen in de concurrentiestrijd
geworden en veranderd in een ondernemende, extraverte bedrijfsfunctie. Hier ligt ook de
uitdaging om de bedrijfsfuncties te doordringen van het strategische belang van inkoop.
De fase waarin de inkoopfunctie zich bevindt, is mede afhankelijk van de visie van het
topmanagement. Van Weele stelt dat het management vier verschillende visies kan hebben op de
inkoopfuncties. Hij onderscheidt de volgende visies:
1. Besteloriëntatie: inkopers zijn verantwoordelijk voor het afhandelen van bestelorders. Ook zien zij
erop toe dat leveranciers tijdig leveren.
2. Commerciële oriëntatie: inkopers moeten (overdreven) aandacht besteden aan lage inkoopprijzen,
kostenreducties, kortingen en prijsonderhandelingen.
3. Logistieke oriëntatie: inkopers zijn verantwoordelijk voor het veiligstellen van de korte- en
langetermijn inkoopbehoeften. De beoordeling van inkoopprestaties vindt hoofdzakelijk plaats op
basis van prestatie-indicatoren op het gebied van logistiek en kwaliteitszorg.
4. Strategische oriëntatie: men onderkent dat inkoop bijdraagt aan de versterking van de
concurrentiepositie van de onderneming op haar eindmarkten.
Duurzaam inkopen: wil zeggen dat in alle fasen van het inkoopproces rekening wordt gehouden
met milieu en sociale aspecten. Bij milieuaspecten gaat het om het effect van het product of het
productieproces op het milieu. Bij sociale aspecten gaat het om eerlijke handel (‘fair trade’),
mensenrechten en het bevorderen van internationale arbeidsnormen.
Triple p-benadering: hierin wordt duurzaamheid ook wel vertaald; waarbij het gaat om een
balans tussen people (mensen), planet (planeet/milieu) en profit (opbrengst/winst).
Cradle to cradle: centraal staat het idee om al in de ontwerpfase van een product rekening te
houden met het hergebruik van grondstoffen, waardoor er geen reststoffen overblijven. Afval moet
worden uitgebannen, net als in de biologische kringloop.
- Gaat verder dan duurzaamheid, omdat het bij duurzaamheid gaat om het beperken van
milieuschade voor de volgende generatie.
- Het verschil met recycling: bij recycling is niet van tevoren rekening gehouden met hergebruik,
bij C2C juist wel. Bovendien verliest gerecycled materiaal geleidelijk zijn waarde.
1.2 Hoe wordt ingekocht?
Het inkoopproces van Van Weele bestaat uit de volgende zes hoofdfasen:
1. Specificeren: hierin bepaalt men de behoefte: de eisen waaraan het in te kopen product moet
voldoen. Er zijn zeven groepen eisen:
1. Functionele eisen
2. Technische eisen
3. Logistieke eisen
4. Kwaliteitseisen
5. Commerciële eisen
6. Milieuaspecten
7. Sociale aspecten
Back-door-selling: vertegenwoordigers leggen, buiten medeweten van de inkoopafdeling
om, contact met de technische dienst die in de toekomst met het te kopen product moet gaan
werken, dit met de bedoeling de specificaties zodanig te beïnvloeden dat ze een betere
uitgangspositie hebben dan hun concurrenten.
Non-discriminatie: het raadplegen van een leverancier mag niet leiden tot het
bevooroordelen van die leverancier.
Concurrentiegerichte dialoog: de kern is dat de aanbesteder samen met geselecteerde
leveranciers tot de specificaties en de beste oplossing komt.
2. Offreren en selecteren: hierin worden offerteaanvragen gedaan. De meest eenvoudige
offerteaanvraag is een uitnodiging om een prijsopgave te doen. Voor belangrijke aanschaffingen
kan men gebruikmaken van het aanvragen en beoordelen van verschillende offertes. Het is ook
mogelijk dat men op basis van de offertes gaat onderhandelen met de ‘geselecteerde
leveranciers’. Beide doen kan ook: eerst offertes aanvragen en vervolgens onderhandelen met de
geselecteerde leveranciers.
Approved-vendor-list: een voorkeurslijst van goedgekeurde leveranciers.
Prekwalificatie: de eerste selectie van leveranciers.
Shortlist: hierin staan een beperkt aantal leveranciers (in de praktijk drie tot vijf) die uit de
approved-vendor-list geselecteerd worden aan de hand van diverse criteria. Alleen aan deze
1.1 De inkoopfunctie
Inkoopfunctie: het geheel van alle activiteiten die in organisaties worden vervuld om producten
(goederen en diensten) van externe bronnen te betrekken.
De taak: ervoor zorgen dat de juiste producten van de juiste kwaliteit op de juiste tijd op de juiste
plaats in de juiste hoeveelheden tegen de juiste prijs beschikbaar zijn voor de organisatie.
In deze benadering kunnen drie aspecten worden benadrukt:
1. Technisch aspect: men moet beschikken over de juiste producten van de juiste kwaliteit.
2. Logistiek aspect: de producten moeten op de juiste tijd en plaats beschikbaar zijn.
3. Commercieel aspect: de producten moeten tegen de juiste prijs of tegen de laagste integrale
kosten beschikbaar zijn.
De inkoopfunctie heeft betrekking op het managen van transacties en relaties en is een belangrijke
schakel tussen de externe en interne oriëntatie. Inkoop vereist het zoeken naar evenwicht tussen de
wensen van interne klanten en de eisen en het belang van de organisatie als geheel.
Externe oriëntatie: inkopers moeten nadrukkelijk oog hebben voor ontwikkelingen in de externe
omgeving, in het bijzonder in de leveranciersmarkten.
Interne oriëntatie: de interne klanten en interne klantgerichtheid.
Het belang van inkoop is dat inkoop een directe bijdrage moet leveren aan het bedrijfsresultaat. Dit
blijkt uit de waarde van het inkoopaandeel: de kosten van ingekochte goederen en diensten ten
opzichte van de kostprijs van de eindproducten. Iedere euro die op inkoop kan worden bespaard,
vormt een directe bijdrage aan de winst.
Verschillen tussen het koopgedrag van organisaties en dat van consumenten:
Aspect Professionele inkoop Consumenteninkoop
Inkoopdoelstelling Productie mogelijk maken Persoonlijke behoefte
Inkoopmotief Rationeel Ook emotioneel
Inkoopfunctie Professioneel Amateur
Besluitvorming Meerdere beslissers, veel Vaak impulsief en zonder
overleg en met advies overleg
Aard en wijze inkoop Onderhandelingen met veel Geen onderhandelingen,
interactie, langdurige relatie weinig interactie en
kortstondige relatie
Product- en marktkennis Hoog Beperkt
Omvang bestelling Groot Vaak klein
Behoefte Afgeleid uit marktvraag Redelijk stabiel
Prijselasticiteit Vrij inelastisch Vrij elastisch
Aantal afnemers Vaak beperkt Zeer groot
Van Weele ziet voor de inkoopfunctie de volgende primaire taken en verantwoordelijkheden:
- zorgen voor de continuïteit van het bedrijfsproces
- het reduceren van inkoopgebonden kosten
- verminderen van de strategische kwetsbaarheid op inkoopmarkten
- het leveren van bijdragen aan technische product- en procesvernieuwing (door de inbreng van
leveranciers).
Het belang van inkoop kunnen we aflezen aan de mate waarin de inkoopfunctie bijdraagt aan de
ondernemingsstrategie en de concurrentiepositie, dit in algemene zin en verder reikend dan alleen het
financiële belang.
Vierfasenmodel van David Burt: stelt dat de inkoopfunctie van iedere organisatie in dit model
kan worden geplaatst. De volgende fasen worden onderscheiden:
1. Administratieve functie: inkopers houden zich vooral bezig met het plaatsen en afhandelen
van orders in opdracht van gebruikers.
2. Mechanische functie: inkopers richten zich op het sluiten van transacties. Inkopers oriënteren
zich op de markt en zijn op zoek naar lage prijzen.
3. Proactieve functie: inkopers nemen initiatieven, hebben een langetermijnvisie en nemen het
voortouw in leveranciersmanagement. Er is veel aandacht voor de logistieke aspecten van
inkoop, zoals just-in-time-management (JIT) en Kanban.
, 4. Professionele strategische functie: inkoop is een strategisch wapen in de concurrentiestrijd
geworden en veranderd in een ondernemende, extraverte bedrijfsfunctie. Hier ligt ook de
uitdaging om de bedrijfsfuncties te doordringen van het strategische belang van inkoop.
De fase waarin de inkoopfunctie zich bevindt, is mede afhankelijk van de visie van het
topmanagement. Van Weele stelt dat het management vier verschillende visies kan hebben op de
inkoopfuncties. Hij onderscheidt de volgende visies:
1. Besteloriëntatie: inkopers zijn verantwoordelijk voor het afhandelen van bestelorders. Ook zien zij
erop toe dat leveranciers tijdig leveren.
2. Commerciële oriëntatie: inkopers moeten (overdreven) aandacht besteden aan lage inkoopprijzen,
kostenreducties, kortingen en prijsonderhandelingen.
3. Logistieke oriëntatie: inkopers zijn verantwoordelijk voor het veiligstellen van de korte- en
langetermijn inkoopbehoeften. De beoordeling van inkoopprestaties vindt hoofdzakelijk plaats op
basis van prestatie-indicatoren op het gebied van logistiek en kwaliteitszorg.
4. Strategische oriëntatie: men onderkent dat inkoop bijdraagt aan de versterking van de
concurrentiepositie van de onderneming op haar eindmarkten.
Duurzaam inkopen: wil zeggen dat in alle fasen van het inkoopproces rekening wordt gehouden
met milieu en sociale aspecten. Bij milieuaspecten gaat het om het effect van het product of het
productieproces op het milieu. Bij sociale aspecten gaat het om eerlijke handel (‘fair trade’),
mensenrechten en het bevorderen van internationale arbeidsnormen.
Triple p-benadering: hierin wordt duurzaamheid ook wel vertaald; waarbij het gaat om een
balans tussen people (mensen), planet (planeet/milieu) en profit (opbrengst/winst).
Cradle to cradle: centraal staat het idee om al in de ontwerpfase van een product rekening te
houden met het hergebruik van grondstoffen, waardoor er geen reststoffen overblijven. Afval moet
worden uitgebannen, net als in de biologische kringloop.
- Gaat verder dan duurzaamheid, omdat het bij duurzaamheid gaat om het beperken van
milieuschade voor de volgende generatie.
- Het verschil met recycling: bij recycling is niet van tevoren rekening gehouden met hergebruik,
bij C2C juist wel. Bovendien verliest gerecycled materiaal geleidelijk zijn waarde.
1.2 Hoe wordt ingekocht?
Het inkoopproces van Van Weele bestaat uit de volgende zes hoofdfasen:
1. Specificeren: hierin bepaalt men de behoefte: de eisen waaraan het in te kopen product moet
voldoen. Er zijn zeven groepen eisen:
1. Functionele eisen
2. Technische eisen
3. Logistieke eisen
4. Kwaliteitseisen
5. Commerciële eisen
6. Milieuaspecten
7. Sociale aspecten
Back-door-selling: vertegenwoordigers leggen, buiten medeweten van de inkoopafdeling
om, contact met de technische dienst die in de toekomst met het te kopen product moet gaan
werken, dit met de bedoeling de specificaties zodanig te beïnvloeden dat ze een betere
uitgangspositie hebben dan hun concurrenten.
Non-discriminatie: het raadplegen van een leverancier mag niet leiden tot het
bevooroordelen van die leverancier.
Concurrentiegerichte dialoog: de kern is dat de aanbesteder samen met geselecteerde
leveranciers tot de specificaties en de beste oplossing komt.
2. Offreren en selecteren: hierin worden offerteaanvragen gedaan. De meest eenvoudige
offerteaanvraag is een uitnodiging om een prijsopgave te doen. Voor belangrijke aanschaffingen
kan men gebruikmaken van het aanvragen en beoordelen van verschillende offertes. Het is ook
mogelijk dat men op basis van de offertes gaat onderhandelen met de ‘geselecteerde
leveranciers’. Beide doen kan ook: eerst offertes aanvragen en vervolgens onderhandelen met de
geselecteerde leveranciers.
Approved-vendor-list: een voorkeurslijst van goedgekeurde leveranciers.
Prekwalificatie: de eerste selectie van leveranciers.
Shortlist: hierin staan een beperkt aantal leveranciers (in de praktijk drie tot vijf) die uit de
approved-vendor-list geselecteerd worden aan de hand van diverse criteria. Alleen aan deze
