BOEK 1A
Hoofdstuk 1 archiveren
Archiveren
Archiveren is het verzamelen, ordenen, bewaren en uitlenen van documenten. Documenten die in
een archief terecht kunnen komen zijn: inkomende poststukken, uitgaande poststukken en interne
poststukken
Archiefstukken
Er zijn meerdere redenen om en archief op te zetten. De belangrijkste redenen zijn:
- Als bewijsmateriaal bij onenigheden
- Als verplichting die door de overheid is opgelegd
- Als ‘geheugen’ voor het bedrijf
In principe moet alle administratie van een onderneming gearchiveerd worden. Zoals: financiële
administratie (grootboeken, journaals), jaarrekeningen met de balans, w en v rekening en
bijbehorende rapportages, geldadministratie (kas/bankboeken), brieven/documenten mbt
belastingdienst, administratie mbt klanten en leveranciers (incl adressen/relatiegegevens),
documenten mbt inkoop/voorraad van goederen. De wet verplicht om de financiële administratie 7
jaar te bewaren. Documenten met betrekking tot onroerende zaken moeten zelfs 9 jaar bewaard
blijven. Als blijkt dat een administratie niet in orde is, kan de inspecteur van de belastingen naar
eigen inzicht een aanslag opleggen
Documenten registreren en opbergen
Bij het inrichten van het archief is het juist registreren een vereiste. Bij het registreren voorzie je
documenten van een unieke code. Registreren kan: numeriek, alfabetisch, alfanumeriek,
chronologisch. Behalve de manier van registreren is ook het soort opbergsysteem van belang.
Voorbeelden van opbergsystemen: ordner, ringband, stapeldoos, kaartenbak, computer, archiefkast.
Documenten die in behandeling zijn, bewaar je in het dynamisch archief. Documenten die nog
geraadpleegd moeten worden, bewaar je in het semi-statisch archief. Documenten die afgehandeld
zijn bewaar je in het statische archief. Om een archief digitaal in te richten, bespaar je de meeste
fysieke ruimte.
Digitaal archief
Bedrijven stappen over van papieren archief naar digitaal archief. Dit heeft een aantal voordelen:
- Een digitaal archief is sneller en voordeliger
- Kan veiliger bewaard worden, als er een goede back-up wordt geregeld
- Is beter functioneel te gebruiken met o.a. zoekfuncties en hoeft niet meer ingedeeld worde
in en dynamisch, semi-statisch en statisch archief.
De eisen van de overheid spelen een grote rol bij de overgang naar een digitaal archief. Daarnaast
moet je op de hoogte zijn van interne eisen en wensen voor het digitale archief. Als je goed in beeld
hebt wat de overheidseisen en interne eisen en wensen zijn, kun je op zoek gaan naar software die
voldoet aan deze eisen. Hierbij houd je rekening met de toekomstige ontwikkelingen van het bedrijf.
Portfolio
Een portfolio is een persoonlijk archief. Een portfolio bevat bewijsstukken om je deskundigheid aan
te tonen. Een ander woord voor deskundigheid is competentie. Een portfolio kan een
bewijsdocument vormen voor jouw competenties.
, Hoofdstuk 2 balans
Inventarislijst
Een inventarislijst is een overzicht in paginavorm van de bezittingen en schulden van een
onderneming op een bepaald moment. De volgorde waarin je bezittingen en schulden op een
inventarislijst vermeldt, is onbelangrijk. Om een inventarislijst overzichtelijk te houden, maak je
meestal een verkorte inventarislijst met bijlagen. Voor de aanschaf van onroerende goederen wordt
een hypothecaire lening afgesloten. Als je goederen op rekening koopt = ontvangen
leverancierskrediet. Als je op rekening verkoopt = verstrekt leverancierskrediet.
Balans
Balans is overzicht bezittingen, schulden en ev van een onderneming op bepaald moment. Laat zien
hoe de onderneming aan de bezittingen is gekomen, met ev, vv of combinatie van beiden. Debetzijde
= activa, credit = passiva (schulden en ev). Balans is momentopname en altijd in evenwicht. Balans
wordt samengesteld in scontrovorm.
Hoofdstuk 3 financiële feiten en winst-en-verliesrekening
Financiële feiten en boekingsdocumenten
Een balans is een momentopname. Er vinden regelmatig veranderingen plaats. Veraneringen die
invloed hebben op de samenstelling van de balans, noem je financiële feiten. Financiële feiten
verwerk je in de boekhouding aan de hand van boekingsdocumenten. Bewijsstukken die je gebruikt
om de boekhouding bij te houden, noem je boekingsdocumenten.
De winst en verliesrekening
De w en v rekening bevat en overzicht van de veranderingen in het ev gedurende een bepaalde
periode. De nettowinst bereken je door de brutowinst te verminderen met de bedrijfskosten.
Een bewijsstuk dat je betaald hebt per kas = kwitantie, samen met kasbewijs voor uitgaaf
Ontvangen per kas = kasbewijs voor ontvangst.
Hoofstuk 4 boekingsregels 1: van grootboek naar proefbalans
Boeken op grootboekrekeningen
Om veranderingen in bezittingen, schulden en het ev overzichtelijk bij te houden gebruik je het
grootboek. Grootboek bestaat uit alle grootboekrekeningen. Op grootboekrekeningen worden de
verandering van bezit, schuld of ev overzichtelijk bijgehouden. Je kunt grootboekrekeningen
opmaken in scontrovorm en gewijzigde scontrovorm, meestal in gewijzigde scontrovorm. Dan staat
erboven bijv. debiteuren en dan staat er wat er debet en credit mee is gebeurt.
2 boekingsregels:
1. Een rekening van bezit staat debet op de balans. Daarom wordt een rekening van bezit
gedebiteerd voor het ontstaan of groter worden van een bezitting. Een rekening van bezit
wordt gecrediteerd voor het kleiner worden van een bezitting
2. Een rekening van schuld en ev staan credit op balans, daarom worden deze rekeningen
gecrediteerd voor het ontstaan of groter worden van een schuld of ev, en gedebiteerd voor
het kleiner worden
Grootboek bijwerken
Grootboekrekeningen worden vanaf de beginbalans van een periode geopend. Debet op balans –
debet openen. Credit op balans – credit openen. Bij omschrijving noteer je dan van balans. Nadat alle
grootboekrekeningen zijn geopend, is het grootboek in evenwicht. Nadat het grootboek is geopend,
werk je het grootboek post voor post bij vanaf het boekingsschema (journaalposten). Als je vanaf het
boekingsschema werkt, zet je een achter, afvinken. Als alle financiële feiten zijn gewerkt is het
grootboek weer in evenwicht.
Hoofdstuk 1 archiveren
Archiveren
Archiveren is het verzamelen, ordenen, bewaren en uitlenen van documenten. Documenten die in
een archief terecht kunnen komen zijn: inkomende poststukken, uitgaande poststukken en interne
poststukken
Archiefstukken
Er zijn meerdere redenen om en archief op te zetten. De belangrijkste redenen zijn:
- Als bewijsmateriaal bij onenigheden
- Als verplichting die door de overheid is opgelegd
- Als ‘geheugen’ voor het bedrijf
In principe moet alle administratie van een onderneming gearchiveerd worden. Zoals: financiële
administratie (grootboeken, journaals), jaarrekeningen met de balans, w en v rekening en
bijbehorende rapportages, geldadministratie (kas/bankboeken), brieven/documenten mbt
belastingdienst, administratie mbt klanten en leveranciers (incl adressen/relatiegegevens),
documenten mbt inkoop/voorraad van goederen. De wet verplicht om de financiële administratie 7
jaar te bewaren. Documenten met betrekking tot onroerende zaken moeten zelfs 9 jaar bewaard
blijven. Als blijkt dat een administratie niet in orde is, kan de inspecteur van de belastingen naar
eigen inzicht een aanslag opleggen
Documenten registreren en opbergen
Bij het inrichten van het archief is het juist registreren een vereiste. Bij het registreren voorzie je
documenten van een unieke code. Registreren kan: numeriek, alfabetisch, alfanumeriek,
chronologisch. Behalve de manier van registreren is ook het soort opbergsysteem van belang.
Voorbeelden van opbergsystemen: ordner, ringband, stapeldoos, kaartenbak, computer, archiefkast.
Documenten die in behandeling zijn, bewaar je in het dynamisch archief. Documenten die nog
geraadpleegd moeten worden, bewaar je in het semi-statisch archief. Documenten die afgehandeld
zijn bewaar je in het statische archief. Om een archief digitaal in te richten, bespaar je de meeste
fysieke ruimte.
Digitaal archief
Bedrijven stappen over van papieren archief naar digitaal archief. Dit heeft een aantal voordelen:
- Een digitaal archief is sneller en voordeliger
- Kan veiliger bewaard worden, als er een goede back-up wordt geregeld
- Is beter functioneel te gebruiken met o.a. zoekfuncties en hoeft niet meer ingedeeld worde
in en dynamisch, semi-statisch en statisch archief.
De eisen van de overheid spelen een grote rol bij de overgang naar een digitaal archief. Daarnaast
moet je op de hoogte zijn van interne eisen en wensen voor het digitale archief. Als je goed in beeld
hebt wat de overheidseisen en interne eisen en wensen zijn, kun je op zoek gaan naar software die
voldoet aan deze eisen. Hierbij houd je rekening met de toekomstige ontwikkelingen van het bedrijf.
Portfolio
Een portfolio is een persoonlijk archief. Een portfolio bevat bewijsstukken om je deskundigheid aan
te tonen. Een ander woord voor deskundigheid is competentie. Een portfolio kan een
bewijsdocument vormen voor jouw competenties.
, Hoofdstuk 2 balans
Inventarislijst
Een inventarislijst is een overzicht in paginavorm van de bezittingen en schulden van een
onderneming op een bepaald moment. De volgorde waarin je bezittingen en schulden op een
inventarislijst vermeldt, is onbelangrijk. Om een inventarislijst overzichtelijk te houden, maak je
meestal een verkorte inventarislijst met bijlagen. Voor de aanschaf van onroerende goederen wordt
een hypothecaire lening afgesloten. Als je goederen op rekening koopt = ontvangen
leverancierskrediet. Als je op rekening verkoopt = verstrekt leverancierskrediet.
Balans
Balans is overzicht bezittingen, schulden en ev van een onderneming op bepaald moment. Laat zien
hoe de onderneming aan de bezittingen is gekomen, met ev, vv of combinatie van beiden. Debetzijde
= activa, credit = passiva (schulden en ev). Balans is momentopname en altijd in evenwicht. Balans
wordt samengesteld in scontrovorm.
Hoofdstuk 3 financiële feiten en winst-en-verliesrekening
Financiële feiten en boekingsdocumenten
Een balans is een momentopname. Er vinden regelmatig veranderingen plaats. Veraneringen die
invloed hebben op de samenstelling van de balans, noem je financiële feiten. Financiële feiten
verwerk je in de boekhouding aan de hand van boekingsdocumenten. Bewijsstukken die je gebruikt
om de boekhouding bij te houden, noem je boekingsdocumenten.
De winst en verliesrekening
De w en v rekening bevat en overzicht van de veranderingen in het ev gedurende een bepaalde
periode. De nettowinst bereken je door de brutowinst te verminderen met de bedrijfskosten.
Een bewijsstuk dat je betaald hebt per kas = kwitantie, samen met kasbewijs voor uitgaaf
Ontvangen per kas = kasbewijs voor ontvangst.
Hoofstuk 4 boekingsregels 1: van grootboek naar proefbalans
Boeken op grootboekrekeningen
Om veranderingen in bezittingen, schulden en het ev overzichtelijk bij te houden gebruik je het
grootboek. Grootboek bestaat uit alle grootboekrekeningen. Op grootboekrekeningen worden de
verandering van bezit, schuld of ev overzichtelijk bijgehouden. Je kunt grootboekrekeningen
opmaken in scontrovorm en gewijzigde scontrovorm, meestal in gewijzigde scontrovorm. Dan staat
erboven bijv. debiteuren en dan staat er wat er debet en credit mee is gebeurt.
2 boekingsregels:
1. Een rekening van bezit staat debet op de balans. Daarom wordt een rekening van bezit
gedebiteerd voor het ontstaan of groter worden van een bezitting. Een rekening van bezit
wordt gecrediteerd voor het kleiner worden van een bezitting
2. Een rekening van schuld en ev staan credit op balans, daarom worden deze rekeningen
gecrediteerd voor het ontstaan of groter worden van een schuld of ev, en gedebiteerd voor
het kleiner worden
Grootboek bijwerken
Grootboekrekeningen worden vanaf de beginbalans van een periode geopend. Debet op balans –
debet openen. Credit op balans – credit openen. Bij omschrijving noteer je dan van balans. Nadat alle
grootboekrekeningen zijn geopend, is het grootboek in evenwicht. Nadat het grootboek is geopend,
werk je het grootboek post voor post bij vanaf het boekingsschema (journaalposten). Als je vanaf het
boekingsschema werkt, zet je een achter, afvinken. Als alle financiële feiten zijn gewerkt is het
grootboek weer in evenwicht.
