Samenvatting Administratieve organisatie
Hoofdstuk 1
Bestuurlijke informatievoorziening wordt als volgt gedefinieerd: ‘Alle activiteiten met betrekking tot het
systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens gericht op het verstrekken van informatie ten
behoeve van het nemen van beslissingen, het dagelijks functioneren, het beheersen van de organisatie en het
afleggen van verantwoording’.
Doel BIV: het verstrekken van informatie en daarvoor moeten gegevens worden verzameld, vastgelegd en
verwerkt.
Met vastgelegde informatie kan men:
- Beslissingen nemen regelmatig terugkerende beslissingen
- Doen functioneren operationele informatie, bijvoorbeeld wat is de voorraad
- Beheersen informatie met betrekking tot de werkelijke uitvoering van een proces in relatie tot
geplande uitvoering om op basis van eventueel geconstateerde afwijkingen tot bijsturen van dit
proces te besluiten
- Verantwoording afleggen medewerkers leggen gegevens vast om daarmee hun chef informatie te
geven over hun functioneren
Kwaliteitseisen informatie:
- Relevantie: bruikbaarheid van informatie
- Betrouwbaarheid: komt de informatie overeen met de werkelijkheid
De informatietechnologie(hardware, programma’s, bestanden) vormen een belangrijk onderdeel van een BIV-
systeem, maar de organisatie eromheen is zeker net zo belangrijk.
BIV-systeem bestaat uit een aantal onderdelen die met elkaar samenhangen:
Organisatie Missie, strategie en managementstijl. Processen. Intern betrouwbaarheidssysteem. Intern
beheersingssysteem.
ICT informatie- en communicatietechnologie. Gegevens – bestanden & formulieren – programma’s.
Informatie beslissen, doen functioneren, beheersen, afleggen van verantwoording.
Deming circle: Plan, Do, Check, Act.
Plan: Startpunt van activiteiten is het maken van een plan met behulp van interne en externe informatie.
Organisaties hebben vele vormen van plannen (verkoopplannen, productieplannen, voorcalculaties,
standaardkostprijzen).
Do: Uitvoerende medewerkers hebben op basis van plannen van leidinggevenden opdrachten tot uitvoering
gekregen. De productiemedewerker ontvangt bijvoorbeeld een productieopdracht. De uitvoerende
medewerkers leggen gegevens vast waarmee informatie kan worden geproduceerd voor de leidinggevende die
de opdracht tot uitvoering gaf.
Check: De leidinggevende ontvangt een overzicht waarin met informatie over het oorspronkelijke plan (de
opdracht) en de werkelijke uitvoering. Hij stelt daarmee vast in hoeverre de werkelijke uitvoering overeenkomt
met het plan.
Act: De confrontatie tussen de planning en de uitvoering zoals die in de ‘check’-fase heeft plaatsgevonden,
leidt vaak tot bijstelling van de activiteiten voor de volgende periode. (voorbeeld vrachtwagenchauffeur die
afwijkt van zijn route, omdat er files zijn).
Wanneer er in 1 van de fasen van de Deming circle geen informatie beschikbaar is of wanneer de informatie
onbetrouwbaar is, kan geen effectieve beheersing plaatsvinden.
1
Hoofdstuk 1
Bestuurlijke informatievoorziening wordt als volgt gedefinieerd: ‘Alle activiteiten met betrekking tot het
systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens gericht op het verstrekken van informatie ten
behoeve van het nemen van beslissingen, het dagelijks functioneren, het beheersen van de organisatie en het
afleggen van verantwoording’.
Doel BIV: het verstrekken van informatie en daarvoor moeten gegevens worden verzameld, vastgelegd en
verwerkt.
Met vastgelegde informatie kan men:
- Beslissingen nemen regelmatig terugkerende beslissingen
- Doen functioneren operationele informatie, bijvoorbeeld wat is de voorraad
- Beheersen informatie met betrekking tot de werkelijke uitvoering van een proces in relatie tot
geplande uitvoering om op basis van eventueel geconstateerde afwijkingen tot bijsturen van dit
proces te besluiten
- Verantwoording afleggen medewerkers leggen gegevens vast om daarmee hun chef informatie te
geven over hun functioneren
Kwaliteitseisen informatie:
- Relevantie: bruikbaarheid van informatie
- Betrouwbaarheid: komt de informatie overeen met de werkelijkheid
De informatietechnologie(hardware, programma’s, bestanden) vormen een belangrijk onderdeel van een BIV-
systeem, maar de organisatie eromheen is zeker net zo belangrijk.
BIV-systeem bestaat uit een aantal onderdelen die met elkaar samenhangen:
Organisatie Missie, strategie en managementstijl. Processen. Intern betrouwbaarheidssysteem. Intern
beheersingssysteem.
ICT informatie- en communicatietechnologie. Gegevens – bestanden & formulieren – programma’s.
Informatie beslissen, doen functioneren, beheersen, afleggen van verantwoording.
Deming circle: Plan, Do, Check, Act.
Plan: Startpunt van activiteiten is het maken van een plan met behulp van interne en externe informatie.
Organisaties hebben vele vormen van plannen (verkoopplannen, productieplannen, voorcalculaties,
standaardkostprijzen).
Do: Uitvoerende medewerkers hebben op basis van plannen van leidinggevenden opdrachten tot uitvoering
gekregen. De productiemedewerker ontvangt bijvoorbeeld een productieopdracht. De uitvoerende
medewerkers leggen gegevens vast waarmee informatie kan worden geproduceerd voor de leidinggevende die
de opdracht tot uitvoering gaf.
Check: De leidinggevende ontvangt een overzicht waarin met informatie over het oorspronkelijke plan (de
opdracht) en de werkelijke uitvoering. Hij stelt daarmee vast in hoeverre de werkelijke uitvoering overeenkomt
met het plan.
Act: De confrontatie tussen de planning en de uitvoering zoals die in de ‘check’-fase heeft plaatsgevonden,
leidt vaak tot bijstelling van de activiteiten voor de volgende periode. (voorbeeld vrachtwagenchauffeur die
afwijkt van zijn route, omdat er files zijn).
Wanneer er in 1 van de fasen van de Deming circle geen informatie beschikbaar is of wanneer de informatie
onbetrouwbaar is, kan geen effectieve beheersing plaatsvinden.
1
