Ondernemen in FM - Toegepaste bedrijfskunde - samenvatting inkoop

Samenvatting Inkoop
3.2
Inkoopvaardigheden FM
- Tact (interne service, belangen)
- Analytisch vermogen
- Commercieel belang
- Onderhandelingsvaardigheden

Wat is professioneel inkopen?  schakel tussen interne klanten en externe leveranciers
- Extern gekocht, intern gebruikt
- Nodig voor primair proces
- Tegen zo gunstig mogelijke voorwaarden

Van belang voor inkoopfunctie
- Juiste product
- Juiste plaats
- Juiste prijs
- Juiste kwaliteit
- Juiste tijd

Kenmerken van diensten  maken het lastig om diensten in te kopen
- Vergankelijk
- Langdurige relatie
- Samenvallen productie & consumptie
- Persoonsgebonden
- Arbeidsintensief
- Interactie
- Ontastbaar

Wie koopt in?
- Decentraal = lijn
- Centraal = staf
- DMU = Decision Making Unit  inkoopteam  opgesteld om een complexe zaak in te kopen
dat veel geld kost, bijv. FMIS
- 5 à 6 rollen in een DMU
o Initiator
o Beslisser  CFO/FM
o Gebruiker  medewerker
o Beïnvloeder  ICT’er
o Portier  bepaalt wie met wie praat
o Koper

Factoren die een rol spelen bij centraal of decentraal inkopen:
- Productverwantschap  Centraal
- Geografische afstand  Decentraal
- Kwetsbaarheid  Centraal
- Kostenbesparingen  Centraal (inkoopvoordeel)
- Inkoopexpertise  Decentraal (geen inkoopverschil)
- Grootte leverancier  Decentraal
- Invloed klanten groot  Decentraal

, Initiële inkoopproces Operationele inkoopproces

specificeren selecteren contracteren bestellen bewaken evalueren


Marktonderzoek Tenderproces: Vastl. keuze Bestelaanvrage Bestellingen Contractbeheer
Programma van Longlist Lev. en bet. n bewaken Lev.management
eisen Soort contract/ condities Autorisatie Contract Claims afhandelen
Beoord.matrix aanbesteding Kortingen procedure bewaken Contractherziening
Shortlist Opstellen Plaatsen van Niet-nakoming
Offertes contract bestellingen Verificatie
Aanvragen Onderhandele facturering
+ selectie n
Contract
beheer
Contract

1. Initiatiefase  Make or buy?
5. Implementatiefase  invoeren + wennen aan nieuwe product

Besparingen worden gerealiseerd in de specificatiefase  vanaf eerste fase steeds minder besparingsmogelijkheden

, Make or buy?  Zelf maken of inkopen?
Uitbesteden goedkoper door:
- Efficiëntie door specialisatie
- Geen eigen personeel opleiden
- Goede middelen en materialen

Waarom uitbesteden?
- Flexibiliteit  bv. Hotels met piekmomenten. Leverancier is verantwoordelijk voor
voldoende personeel
- Richten op core-business
- Efficiency
- Kwaliteitsverbetering
- Continuïteit
- Middel bij reorganisatie
- Gebrek aan expertise, middelen, personeel

Voordelen uitbesteden Nadelen uitbesteden
Investeringen op basisactiviteiten Grotere afhankelijkheid van leveranciers

Verbetering flexibiliteit Faillissement leverancier

Overzichtelijk primair proces Bewaken kosten uitbesteden

Communicatie-/organisatieproblemen



3.3
Inkoopimpuls o.b.v.:
- Begroting
- Inkoopplan
- Ad-hoc
- ABC Pareto Analyse  inkoopgroepen verdelen naar omzet
- Risico-analyse

Procuratie  Je stelt per functie vast voor welk bedrag iemand mag inkopen
Bv.medewerker inkoop tot 1.000,00
Manager inkoop tot 15.000,00 etc.

 Selecteren
1. Marktonderzoek

Desk Field
Micro (bedrijf) - Referenties - Bedrijfsbezoek
- Jaarplan
Meso (bedrijfstak) - Vakbladen - Beurs
- Innovaties
Macro ((inter)nationaal) - Wetten Gebeurt nauwelijks
- CAO