EVENTS 2
KEVIN VAN DER STRAETEN
H1 Doelstelling & Doelgroep
Evenement = een door een individu/groep/organisatie georganiseerde gebeurtenis die gericht is op een
specifieke doelgroep om een vooraf bepaald doel te realiseren.
Doelstelling
Algemene lijn & inspiratie, overtuiging collega’s & management, basis goede briefing
Soorten
1.) Stimuleren van verkoop (direct of indirect)
2.) Motiveren team (teambuilding), attitude of bedrijfscultuur bijsturen
3.) Medewerkers belonen/bedanken/belonen
4.) Informatie delen/kennis overdagen
5.) In- of externe relaties opbouwen of versterken
6.) Imago verbeteren (charity events)/naamsbekendheid vergroten
7.) Impopulaire beslissingen verteerbaar maken (bv herstructurering)
één doelstelling (eventueel subdoelstellingen die hierop aansluiten)
- Specifiek
Hoe wil je dat ze het event beleven? Wat moet het concreet opleveren? Enz.
- Meetbaar
Achteraf meten wat je hebt bereikt, meten=weten
- Acceptabel
Passen je doelstellingen bij de cultuur van het bedrijf?
- Realistisch
- Tijdsgebonden
Return On Investment (ROI) = berekening die weergeeft hoe de investering van je evenement zich verhoudt tot
het rendement ervan. -> percentage totale kosten van je evenement
(gecreëerde waarde – gemaakte kosten) / (gemaakte kosten / 100)
(Piramide bladzijde 15)
ROI Pyramide
0 Target Group= de juiste doelgroep aanwezig
1 Satisfaction = omgeving creëren waarin mensen zich prettig voelen
2 Learnings = dan kunnen ze iets leren
3 Desired Behaviour= je krijgt pas een ‘return op je investment’ als mensen werkelijk iets anders gaan
DOEN -> meten
4 Impact = we hebben zoveel free publicity gehaald
5 ROI = (berekenen prijs aankoop x aantal aankopen) – kosten = winst
Evenementen worden tegenwoordig gebruikt als communicatiemiddel
Waarde wordt gecreëerd als je een gedragswijziging bij je deelnemers kunt realiseren.
Bepalende elementen of je zult sagen in creëren gewenste gedragswijziging
1.) Sense of urgency
Doelgroep met urgentie van verandering erkennen
2.) Relevante argumenten
Kloof tussen ‘nee’ en ‘ja’ overbruggen
, 3.) Evenement is enige marketingkanaal dat op alle zintuigen kan inspelen om te overtuigen
4.) Activatie
Bestelformulier meegeven, ter plekke om feedback vragen
Creeren waarde -> uitnodigingstraject, evenement en erna
Doelgroep
Doelgroep zakelijk evenement
Business-to-business (b2b): evenementen gericht op klanten, toeleveranciers, zakenrelaties
Business-to-consumer (b2c): doelgroep bestaat uit consumenten (privépersonen)
Business-to-personnel (b2p): intern evenement voor medewerkers van je bedrijf organiseert
Stakeholders -> overheden, buurtbewoners, media, actiegroepen, concurrenten
Doelgroep specifiek maken -> subdoelgroepen
Profiel -> bv Andere verwachtingen & smaak/voorkeur & onderlinge relaties
- Sociodemografische kenmerken (leeftijd, opleidingsniveau)
- Communicatieve kenmerken (interesses, gedrag en mediagebruik)
Plaats niet in hokjes -> zoek naar gemeenschappelijke kenmerken
Inschatten aantal gasten
1.) Bereken grootte van totale potentiele doelgroep
2.) Schat het aantal inschrijvingen in (eventueel ervaring uit eerdere evenementen)
3.) – no-showpercentages (mensen die niet komen opdagen)
Intern event -> 10% extern event -> 40-50%
H2 Team, draaiboeken en projectmanagement
Uitbesteding
Voordelen
1.) Ruime ervaring (& kennis)
2.) Objectieve kijk
3.) Uitgebreid netwerk (betere prijzen!)
4.) Interne resources blijven beschikbaar
Nadelen
1.) Ze kennen je bedrijf (nog) niet
2.) Kosten (wel positief dat je het totale prijskaartje duidelijk in beeld krijgt)
Spelregels pitch
- Laat niet meer dan drie bureaus deelnemen
- Maak duidelijke afspraken over een mogelijk financieel tegemoetkoming
- Gebruik niet de concepten van een geweigerd bureau
- Breng alle bureaus op de hoogte als de uitslag bekend is
Draaiboek -> wie is waarvoor op welk moment op welke plaats verantwoordelijk?
+ adressen/telefoonnummers betrokken partijen & nuttige diensten + plattegrond,
evacuatieplan, benodigd materiaal
1.) Initiatieffase (projectvoorstel)
2.) Voorbereidingsfase (projectplan)
3.) Uitwerkingsfase (productieprogramma)
4.) Uitvoeringsfase (evenement zelf)
5.) Afwikkelingsfase (evaluatiefase)
, Kritische succesfactoren = elementen die absoluut aan bod moeten komen om het project te realiseren.
Servicecapaciteit = capaciteit van verschillende processen bepaalt hoeveel bezoekers er in een bepaalde
periode kunnen worden geholpen
Bottleneck = het punt in je proces dat maximale doorstroming per tijdseenheid in je totale proces bepaalt. ->
toestroom bezoekers en verdeling ervan blijft onzeker
Keten = alle processen die worden ontworpen voor de bezoeker/publiek samen
-> van thuis tot thuis met evenement als hoogtepunt
Schillen (processen)
- Kern : evenementenprocessen (installaties, tenten, sanitair etc)
- Schil 1: beïnvloedingsprocessen van vervoerswijze keuze (treinticket combi etc.)
- Schil 2: Sturingsprocessen openbare voorzieningen (capaciteit van OV, toegangswegen etc.
- Schil 3: Toegangsprocessen naar evenemententerrein (parkeren, entree, kaartverkoop etc.)
H3 Budget
Functionele kostenindeling = het groeperen van de kosten in hoofdgroepen. Geef de kosten per activiteit aan.
Voor iedere hoofdgroep maak je een tussentotaal.
+ = goede kijk op evenwicht tussen verschillende activiteitengroepen
- = onderlinge verbanden worden over het hoofd gezien, met onvoorziene kosten als gevolg
Vaste en variabele kosten
Vast -> onafhankelijk aantal bezoekers
Vaste kosten kan variabel worden -> locatie
+ = handig aflezen bij hoeveel gasten het budget in evenwicht is
- = minder makkelijk om budgetten van verschillende deelactiviteiten op te volgen
Doorrekening volgens programmaonderdelen
Overzichten van kosten per programmaonderdeel
+ = per onderdeel goed overzicht beschikbare budget
- = verdeelsleutel voor overkoepelende kosten is vaak kunstmatig
Combinatie van kostenindeling
Post onvoorziene kosten => 10% van totale budget
Cashflow = verwachting van inkomende en uitgaande betalingen
KEVIN VAN DER STRAETEN
H1 Doelstelling & Doelgroep
Evenement = een door een individu/groep/organisatie georganiseerde gebeurtenis die gericht is op een
specifieke doelgroep om een vooraf bepaald doel te realiseren.
Doelstelling
Algemene lijn & inspiratie, overtuiging collega’s & management, basis goede briefing
Soorten
1.) Stimuleren van verkoop (direct of indirect)
2.) Motiveren team (teambuilding), attitude of bedrijfscultuur bijsturen
3.) Medewerkers belonen/bedanken/belonen
4.) Informatie delen/kennis overdagen
5.) In- of externe relaties opbouwen of versterken
6.) Imago verbeteren (charity events)/naamsbekendheid vergroten
7.) Impopulaire beslissingen verteerbaar maken (bv herstructurering)
één doelstelling (eventueel subdoelstellingen die hierop aansluiten)
- Specifiek
Hoe wil je dat ze het event beleven? Wat moet het concreet opleveren? Enz.
- Meetbaar
Achteraf meten wat je hebt bereikt, meten=weten
- Acceptabel
Passen je doelstellingen bij de cultuur van het bedrijf?
- Realistisch
- Tijdsgebonden
Return On Investment (ROI) = berekening die weergeeft hoe de investering van je evenement zich verhoudt tot
het rendement ervan. -> percentage totale kosten van je evenement
(gecreëerde waarde – gemaakte kosten) / (gemaakte kosten / 100)
(Piramide bladzijde 15)
ROI Pyramide
0 Target Group= de juiste doelgroep aanwezig
1 Satisfaction = omgeving creëren waarin mensen zich prettig voelen
2 Learnings = dan kunnen ze iets leren
3 Desired Behaviour= je krijgt pas een ‘return op je investment’ als mensen werkelijk iets anders gaan
DOEN -> meten
4 Impact = we hebben zoveel free publicity gehaald
5 ROI = (berekenen prijs aankoop x aantal aankopen) – kosten = winst
Evenementen worden tegenwoordig gebruikt als communicatiemiddel
Waarde wordt gecreëerd als je een gedragswijziging bij je deelnemers kunt realiseren.
Bepalende elementen of je zult sagen in creëren gewenste gedragswijziging
1.) Sense of urgency
Doelgroep met urgentie van verandering erkennen
2.) Relevante argumenten
Kloof tussen ‘nee’ en ‘ja’ overbruggen
, 3.) Evenement is enige marketingkanaal dat op alle zintuigen kan inspelen om te overtuigen
4.) Activatie
Bestelformulier meegeven, ter plekke om feedback vragen
Creeren waarde -> uitnodigingstraject, evenement en erna
Doelgroep
Doelgroep zakelijk evenement
Business-to-business (b2b): evenementen gericht op klanten, toeleveranciers, zakenrelaties
Business-to-consumer (b2c): doelgroep bestaat uit consumenten (privépersonen)
Business-to-personnel (b2p): intern evenement voor medewerkers van je bedrijf organiseert
Stakeholders -> overheden, buurtbewoners, media, actiegroepen, concurrenten
Doelgroep specifiek maken -> subdoelgroepen
Profiel -> bv Andere verwachtingen & smaak/voorkeur & onderlinge relaties
- Sociodemografische kenmerken (leeftijd, opleidingsniveau)
- Communicatieve kenmerken (interesses, gedrag en mediagebruik)
Plaats niet in hokjes -> zoek naar gemeenschappelijke kenmerken
Inschatten aantal gasten
1.) Bereken grootte van totale potentiele doelgroep
2.) Schat het aantal inschrijvingen in (eventueel ervaring uit eerdere evenementen)
3.) – no-showpercentages (mensen die niet komen opdagen)
Intern event -> 10% extern event -> 40-50%
H2 Team, draaiboeken en projectmanagement
Uitbesteding
Voordelen
1.) Ruime ervaring (& kennis)
2.) Objectieve kijk
3.) Uitgebreid netwerk (betere prijzen!)
4.) Interne resources blijven beschikbaar
Nadelen
1.) Ze kennen je bedrijf (nog) niet
2.) Kosten (wel positief dat je het totale prijskaartje duidelijk in beeld krijgt)
Spelregels pitch
- Laat niet meer dan drie bureaus deelnemen
- Maak duidelijke afspraken over een mogelijk financieel tegemoetkoming
- Gebruik niet de concepten van een geweigerd bureau
- Breng alle bureaus op de hoogte als de uitslag bekend is
Draaiboek -> wie is waarvoor op welk moment op welke plaats verantwoordelijk?
+ adressen/telefoonnummers betrokken partijen & nuttige diensten + plattegrond,
evacuatieplan, benodigd materiaal
1.) Initiatieffase (projectvoorstel)
2.) Voorbereidingsfase (projectplan)
3.) Uitwerkingsfase (productieprogramma)
4.) Uitvoeringsfase (evenement zelf)
5.) Afwikkelingsfase (evaluatiefase)
, Kritische succesfactoren = elementen die absoluut aan bod moeten komen om het project te realiseren.
Servicecapaciteit = capaciteit van verschillende processen bepaalt hoeveel bezoekers er in een bepaalde
periode kunnen worden geholpen
Bottleneck = het punt in je proces dat maximale doorstroming per tijdseenheid in je totale proces bepaalt. ->
toestroom bezoekers en verdeling ervan blijft onzeker
Keten = alle processen die worden ontworpen voor de bezoeker/publiek samen
-> van thuis tot thuis met evenement als hoogtepunt
Schillen (processen)
- Kern : evenementenprocessen (installaties, tenten, sanitair etc)
- Schil 1: beïnvloedingsprocessen van vervoerswijze keuze (treinticket combi etc.)
- Schil 2: Sturingsprocessen openbare voorzieningen (capaciteit van OV, toegangswegen etc.
- Schil 3: Toegangsprocessen naar evenemententerrein (parkeren, entree, kaartverkoop etc.)
H3 Budget
Functionele kostenindeling = het groeperen van de kosten in hoofdgroepen. Geef de kosten per activiteit aan.
Voor iedere hoofdgroep maak je een tussentotaal.
+ = goede kijk op evenwicht tussen verschillende activiteitengroepen
- = onderlinge verbanden worden over het hoofd gezien, met onvoorziene kosten als gevolg
Vaste en variabele kosten
Vast -> onafhankelijk aantal bezoekers
Vaste kosten kan variabel worden -> locatie
+ = handig aflezen bij hoeveel gasten het budget in evenwicht is
- = minder makkelijk om budgetten van verschillende deelactiviteiten op te volgen
Doorrekening volgens programmaonderdelen
Overzichten van kosten per programmaonderdeel
+ = per onderdeel goed overzicht beschikbare budget
- = verdeelsleutel voor overkoepelende kosten is vaak kunstmatig
Combinatie van kostenindeling
Post onvoorziene kosten => 10% van totale budget
Cashflow = verwachting van inkomende en uitgaande betalingen
